Įrašymas yra vienas iš svarbiausių darbų, kurių niekas nenori daryti. Nustatydami naują rinkmenų sistemą, jūs norėsite ją padaryti taip, kad jį būtų lengva naudoti. Kai kurie žmonės mėgsta savo sistemą sukurti pagal abėcėlę ir kai kuriuos numerius. Kiti nustatė ją pagal kategoriją ir po abėcėlės. Pasirinkite, kas jums tinka.
Elementai, kurių jums reikės
-
Dokumentų spintelė
-
„Manila“ rinkmenos
-
Kartoniniai skirstytuvai
-
Smulkių taškų žymeklis
Organizuokite savo kategorijas, pvz., Nuomą ar hipoteką. Panaikinkite savo pastato, komunalinių paslaugų ir reikmenų failus. Eikite per visus savo dokumentus. Suteikite kiekvienam subjektui kategoriją. Stenkitės, kad jūsų kategorijos sutaptų su IRS kategorijomis, o metų pabaigoje tai lengviau.
Padarykite skirstytuvą kiekvienai kategorijai. Užrašykite skirstytuvą, kokia kategorija yra. Įdėkite juos į šalį.
Mokėdami sąskaitą įrašykite datą, kurią ją sumokėjote sąskaitos, kurią saugote, arba gavimo sąskaitoje. Jei naudojate čekius, užrašykite čekio numerį ir sumokėtą sumą. Jei mokate elektroniniu būdu, parašykite patvirtinimo numerį ir sumokėtą sumą. Data, kai visi jūsų dokumentai už tą dieną, kai dirbote su juo, net jei tai nėra sąskaita. Kitų dokumentų pavyzdžiai gali būti banko suderinimas, klientams išsiųstų užsakymų ir vekselių sąskaitos. Tada dokumentuokite kiekvieną gavimą ar popieriaus lapą savo buhalterinės apskaitos sistemoje. „Quickbooks“ ir „Microsoft Money“ turi puikias programas smulkiojo verslo buhalterijai.
Nustatykite manilės aplanką kiekvienai atskirai kategorijai, kurią išvardijote 1 veiksme. Pavyzdys būtų, kategorija yra „Komunalinės paslaugos“, o aplankai būtų „ABC Electric“, „CITY“ vanduo ir kanalizacija, ir INT interneto ryšiai. Jei jūsų įmonėje yra pardavėjų, kiekvienam pardavėjui nustatykite atskirus failus. Nustatykite failus kiekvienam savo klientui. Eikite per kiekvieną kategoriją ir nustatykite visus atskirus aplankus.
Nustatykite failą kiekvienam darbuotojui. Kadangi dauguma mažų įmonių neturi darbuotojų padalinių, kurie tvarkytų darbuotojus ir juos registruotų, turėsite turėti bent paprastą bylą. Padėkite savo darbo užmokesčio įrašus. Dokumentuokite visus baigtus mokymus. Jei reikia, saugokite licencijų kopijas. Jūs taip pat norėsite dokumentuoti visus ginčus, kuriuos jie galėjo turėti su jumis. Užsirašykite, kas buvo ginčas ir koks buvo rezultatas.
Kai perkate kažką savo verslui, laikykite atskirą savo kvitus. Pirmiausia užrašykite juos į savo pagrindinę knygą. Tada norite juos įdėti į failą. Kartą per mėnesį eikite per kvito failą ir įdėkite juos į tinkamą failą ir kategoriją. Galite susegti mėnesio kvitus kartu ir užrašyti mėnesį. Net jei naudojate kreditinę kortelę, tai yra papildoma dokumentacija, jei jūs buvote audituotas IRS.
Patalpinkite skirstiklius į laikymo spintelę abėcėlės tvarka. Abėcėlę kiekviename iš šios kategorijos aplankų. Uždėkite juos už daliklio. Eikite per kiekvieną kategoriją ir pateikite jas.
Patarimai
-
Galite pritaikyti bet kokią rinkmenų sistemą, kad ją būtų lengva naudoti. Tol, kol galite greitai rasti informaciją, tai yra gera rinkmenų sistema.
