Sąskaitų faktūrų išrašymo sistema yra verslo gautinų sumų pagrindas. Sąskaitos išrašomos remiantis parduodamais produktais ar paslaugomis. Sąskaitos faktūros duomenys, be kitų verslo įrašų, atitinka pardavimo žurnalus, klientų sąskaitų įrašus, gautinų sumų ir grynųjų pinigų sąskaitų žurnalus.
Elektroninė ir rankinė
Sąskaitoms išrašyti naudojamos programinės įrangos sistemos reikalauja, kad mažosios įmonės įvestų pradinius duomenis prieš spausdindamos sąskaitas. Kiekviena sistema reikalauja skirtingų kintamųjų ir paragins vartotoją apie tai, ko reikia. Tada sistema elektroniniu būdu integruos duomenis į gautinas sumas. Priešingai, steigiant rankinę sistemą, smulkiojo verslo savininkas ar buhalteris nusprendžia, kas yra reikalinga, ir formuluoja tai kaip apskaitos sistemos dalį. Nepriklausomai nuo to, ar mažoji įmonė teikia paslaugas, ar parduoda produktus, vienas iš išankstinių žingsnių nustatant sąskaitų faktūrų išrašymo sistemą yra nustatyti, ką įtraukti į sąskaitą faktūrą be tokių pagrindų kaip kontaktinę informaciją.
Numeracijos sistema
Kiekvienoje sąskaitoje turi būti nurodytas unikalus identifikavimo numeris, pagrįstas chronologine pardavimo tvarka arba pagal kliento numerį. Bet kokiu atveju mažųjų įmonių savininkas pasirenka, šie unikalūs numeriai gali būti naudojami tam, kad ateityje būtų galima nurodyti konkrečią sąskaitą.
Sąskaitos faktūros įstaiga
Pagal sąskaitos faktūros aprašymo skyrių buhalteris norės pridėti išsamią informaciją, kad klientas tiksliai žinotų, kas yra sąskaitos faktūros dokumentai. Pavyzdžiui, sąskaita už paslaugą, kurioje paprasčiausiai nurodoma „paslaugų skambutis“, yra pernelyg neapibrėžta, kad klientas ar smulkus verslas galėtų naudoti vėliau. Tačiau, jei aprašyme yra kažkas konkretesnis, pvz., „Pakeisti filtrai, išvalyti ventiliatoriai, išbandytas uždegimas“, tiek klientas, tiek paslaugų teikėjas tiksliai žino atliktą darbą. Jei mokestis mokamas už paslaugą arba valandą, ši informacija turi būti įtraukta į aprašymą. Kai sąskaitoje faktūroje nurodomi produktai, nurodykite kiekius ir vieneto kainą. Ši informacija atitinka įrašus pardavimo žurnale.
Kredito sąlygos
Nustatykite, kokios kredito sąlygos bus pasiūlytos klientams ir įtraukite ją į sąskaitą faktūrą. Pavyzdžiui, jei mokėjimas numatomas greitai, sąskaitoje-faktūroje turi būti užrašas „Grynasis gavus.“ Pardavimo proceso metu, jei klientui buvo pasakyta, kad jis turės sumokėti 30 dienų, įtraukite ją į sąskaitą faktūrą.
Suderinti viską
Sąskaitų faktūrų išrašymo sistema yra baigta, kai ji atitinka tinkamą apskaitos proceso vietą. Parengus sąskaitas faktūras, atėjo laikas surinkti gautinas sumas. Vienas kiekvienos sąskaitos faktūros egzempliorius išsiunčiamas klientui, o įmonė išlaiko vieną kopiją. Sąskaitoje išrašyta suma yra įrašoma į kliento sąskaitą pardavimo žurnale. Gavus mokėjimą, suma yra atimama iš kliento sąskaitos pardavimo žurnale ir įtraukiama į įmonės pinigų sąskaitą. Mėnesio pabaigoje smulkaus verslo savininkas gali peržiūrėti sąskaitas, kad galėtų pažymėti visas neįvykdytas sąskaitas ir būtinybę sekti ieškant mokėjimo, pvz., Antrą sąskaitos faktūros kopiją, pažymėtą „praeityje“.
