Nėra nustatyto fakso formato, atitinkančio kiekvieną situaciją. Tačiau, vadovaudamiesi kai kuriomis bendromis gairėmis, faksogramos gavėjas greitai suras informaciją apie faksogramą. Šiose gairėse taip pat bus užtikrinta, kad gavėjas nepadarys jokių problemų, kai bus gauta faksograma ir kad jums bus išvengta problemų.
Laikykite faksogramą ilgiau kaip 10–12 puslapių. Daugelis mažų biurų fakso aparatų vienu metu negali tvarkyti per daug puslapių. Didelės faksogramos taip pat susieja telefono linijas, kurias naudojasi fakso aparatai. Jei turite siųsti daugiau nei 10–12 puslapių, suskaidykite faksogramą į kelias partijas. Paprašykite gavėjo tikėtis iš jūsų daugiau nei vienos faksogramos.
Sureguliuokite puslapio paraštes arba šrifto dydį, kad galėtumėte pasiekti mažiau puslapių. Tačiau atminkite, kad mažesni šrifto dydžiai gali būti pernelyg lengvi skaityti ir mažos paraštės gali būti neprofesionalios, kaip ir atnaujinimo atveju. Naudokite bent 11 taškų šriftą.
Jei įmanoma, rašykite faksogramas verslo laišku. Maržos turėtų būti viena colio kairėje ir dešinėje pusėse, o pusantros colių viršutinėje ir apatinėje pusėse, jei įmanoma. Vieno tarpo jūsų laiškas, dvigubas tarpas tarp dalių. Prieš pasveikinimą, įtraukite siuntėjo ir gavėjo viršų ir adresų blokus. Pirmiausia siunčiamas siuntėjo adresas.
Į savo faksogramą įtraukite viršelio puslapį. Viršelio puslapyje nebūtina laikytis tam tikro išdėstymo formato, tačiau ji turėtų apimti tiek siuntėjo, tiek gavėjo kontaktinę informaciją, kiek puslapių faksogramoje yra ir temos eilutę, kurioje nurodoma, apie ką yra faksograma. Pridėkite keletą eilučių, kad galėtumėte pateikti asmeninių pastabų dėl fakso. Kontaktinė informacija gali apimti asmenų ir įmonių pavadinimus, departamentų pavadinimus, adresus, el. Pašto adresus ir telefono numerius. Motyvacinį laišką turėtų būti lengva skaityti, kad gavėjas galėtų greitai surasti informaciją apie jį.
Jei įmanoma, venkite siųsti faksogramas su grafika. Jie per daug laiko siunčia ir gauna, o jie daugybę rašalo. Be to, dėl prastos kokybės spausdinimo jie paprastai neparodo pernelyg gerai faksu.
