Sėkmingos įrašų valdymo sistemos saugiai saugo įrašus ir sukuria organizacinį metodą įrašų kūrimui, priežiūrai, naudojimui ir šalinimui. Siekiant išlaikyti sistemos vientisumą, labai svarbu sukurti ir nuolat atnaujinti įrašų valdymo gaires. Naudodamiesi informacijai keliamų reikalavimų, įvesties metodų, saugojimo terminų ir atsarginių kopijų, saugumo taisyklių ir tikslių ataskaitų teikimo gairėmis galite sukurti veiksmingą įrašų valdymo sistemą.
Informacija
Parengti gaires, kokią informaciją jūsų įmonė nori ir turi saugoti. Tai turėtų apimti sutartis, darbuotojų bylas, steigimo dokumentus, klientų įrašus, norminius duomenis, finansinius įrašus ir bet kokią kitą reikalingą informaciją, reikalingą įmonei. Sudarykite šį sąrašą, pasikonsultavę su keliais departamentais, kad būtų užtikrintas visiškas funkcinis poreikis. Perskaitykite galutinį sąrašą su savo įmonės teisininku, kad įsitikintumėte, jog informacija, reikalinga teisiniams įsipareigojimams įvykdyti, yra įtraukta į jūsų įrašų tvarkymo saugojimo gaires.
Įvesties metodai
Sukurti įrašų įvedimo metodiką kiekvienam įrašo tipui. Įrašai gali būti įvedami rankiniu būdu, importuojami iš papildomų sistemų arba įvedami per nuskaitymo sistemą. Šie įvesties metodai turėtų būti patikimi ir saugūs. Elektroninių mainų atveju atlikite atleidimo iš darbo patikrinimus, užtikrinančius tikslius pervedimus. Jei norite įvesti rankiniu būdu, pradėkite kokybės patikrinimų sistemą, kad būtų užtikrintas tikslumas.
Saugojimas
Nurodykite kiekvienam į sistemą įrašyto įrašo tipo saugojimo terminus. Laikotarpiuose turėtų būti atsižvelgiama į teisinius įsipareigojimus, duomenų sistemos apribojimus ir funkcionalumą. Retai pasiekiamuose įrašuose apsvarstykite papildomą saugojimo sistemą, kuri leidžia kartais prieiti prie įrašų. Šie įrašai gali būti suspausti, siekiant sumažinti saugojimo poreikius. Įrašų saugojimas nuo pirminės įrašų sistemos leidžia greičiau naudoti dažniausiai naudojamus įrašus. Įrašų tvarkymo gairėse turėtų būti numatytos įprastinės atsarginės procedūros ir, pageidautina, ne dvigubas kritinių įrašų saugojimas.
Saugumas
Išsamus saugumo planas yra esminė jūsų įrašų valdymo plano dalis. Grupuokite įrašus į saugumo klasifikavimo grupes ir priskirkite saugią, slaptažodžiu apsaugotą prieigą prie tinkamų darbuotojų grupių. Šis saugumo patikrinimas taip pat turėtų būti taikomas visiems, kurie turi prieigą prie įvesties duomenų, atlieka techninę priežiūrą ir naudoja arba naikina įrašus. Reguliariai peržiūrėkite saugumo patikrinimą, kad būtų užtikrinta, jog laikomasi įmonės ir reguliavimo įsipareigojimų. Įtraukti saugumo patikrinimą į naujas darbuotojų procedūras ir nutraukti darbuotojų procedūras.
Ataskaitos
Įprastos ataskaitos turėtų būti jūsų įrašų valdymo sistemos dalis. Šiose ataskaitose turėtų būti pateikiami naudotojų, kurie susipažino su slaptais duomenimis, sąrašai, bet kokie saugumo patikrinimo pakeitimai, klaidų ataskaitos apie neišsamius įrašus ir įrašai, kuriuos galima tvarkyti. Pridėkite visų svarbių duomenų sričių ataskaitas.
