„JISC InfoNet“ aprašo įrašų tvarkymą kaip sistemingą visų įrašų valdymą kartu su jame esančia informacija ar duomenimis. Anksčiau šie įrašai buvo saugomi popieriaus formatu ir kiekviena didelė organizacija turėjo registrą, kurį kartais valdė tarnautojų kariuomenė. Šiandien perėmė elektroninių dokumentų valdymo sistemas. Tiek rankinių, tiek elektroninių dokumentų tvarkymo sistemos turi aiškių privalumų ir trūkumų.
Duomenų paieška ir bendrinimas
Pagrindinė priežastis, kodėl daugelis organizacijų nuėjo elektroniniu būdu, yra tai, kad elektroninė sistema leidžia atlikti informacijos paiešką ir dalijimąsi ja. Kai duomenys yra laikomi popieriuje ir saugomi registre, tai yra iššūkis. Be to, informaciją gali naudoti tik vienas asmuo. Nors elektroninės sistemos išsprendžia šią problemą, jos taip pat susiduria su kitais iššūkiais.
Įrangos kaina ir senėjimo galimybė
Kai organizacija eina be kompiuterio, popieriuje yra daug duomenų, kuriuos reikia nuskaityti ir saugoti skaitmeniniu formatu. Šiam pratimui reikalinga techninė ir programinė įranga kainavo daug pinigų. Be pradinių išlaidų, didelių trūkumų, susijusių su elektroninėmis sistemomis, yra tai, kad tiek aparatinė įranga, tiek programinė įranga per trumpą laiką pasenusi. Aparatūra gali keistis net 18 mėnesių, o programinė įranga keičiasi kas 2-3 metus.
Elektroninės sistemos ir žmonių problema
Elektroninių dokumentų valdymo sistemos įdiegimas reikalauja pakeisti darbuotojo požiūrį. Bet kokie radikalūs pokyčiai organizacijoje yra skeptiškai vertinami daugelio darbuotojų, kurie nėra tikri, kaip tokie pokyčiai juos paveiks. Kai senesni failų tvarkymo būdai pakeičiami naujais, darbuotojas jaučiasi praradęs kontrolę ir tai turi būti sprendžiama darbdavio garantijomis ir paremta įdiegtos sistemos sėkme.
Saugumas ir kiti klausimai
Padidėjus informacijos dalijimui, kad elektroninių dokumentų valdymo sistema leidžia, ateina saugumo klausimas. Jei nebus imtasi tinkamų priemonių, konfidencialios įmonės informacija tampa netinkama. Be to, įrašų tvarkymas gali tapti problema, kai sistema užsikimšė nereikalingais įrašais (pvz., Dokumentų kopijomis). Neįprasta rasti situacijų, kai didelė dalis įrašų iš tikrųjų yra nepageidaujamas paštas.
