Dalis vadovo darbo yra drausmės darbuotojams, kurie nesilaiko taisyklių. Nors pirmas kartas pakaktų paprastą žodinį įspėjimą, smulkūs pažeidimai, rimtesni ar pakartotiniai pažeidimai reikalauja dokumentinio, rašytinio įspėjimo. Tai padės ne tik paaiškinti darbuotojui, ką jis padarė neteisingai, ir ko tikimasi iš jo, bet ir leisti jums saugoti darbuotojo bylos įspėjimo kopiją, kuri vėliau gali būti naudinga. Tokio įspėjimo rašymas gali atrodyti kaip nelengvas uždavinys, tačiau su rašytiniu įspėjimo šablonu procesas gali būti gana paprastas.
Patarimai
-
Rašytinis įspėjimas turėtų atitikti standartinį šabloną ir apimti tokią informaciją, kokia buvo pažeistos taisyklės, išsamus nusikaltimo aprašymas ir kaip darbuotojas turi tobulėti.
Kodėl naudokite rašytinį įspėjimą
Rašytinis įspėjimas gali būti naudingas ir darbuotojui, ir bendrovei. Darbuotojui įspėjimas gali pateikti aiškias gaires ir nurodymus apie tai, ko įmonė tikisi iš jos ir kaip pagerinti savo darbo rezultatus, kad būtų išvengta tolesnių įspėjimų. Bendrovėje rašytinis įspėjimas gali padėti įrodyti, kad buvo imtasi veiksmų, todėl, jei problema išlieka, galima imtis tolesnių veiksmų. Jis taip pat yra problemos dokumentavimas, jei darbuotojas vėliau vėliau ginčijasi, pavyzdžiui, dėl neteisėto nutraukimo.
Kada naudoti šiuos įspėjimus
Kiekvienas verslas turės skirtingas problemas su skirtingais darbuotojais, remdamasis įmonės taisyklėmis ir ten dirbančių žmonių tipu. Vis dėlto dažniausia priežastis, dėl kurios darbuotojai užrašomi visose pramonės šakose, yra pernelyg sunkus.
Paprastai įspėjamasis pranešimas darbuotojui išduodamas po žodinio įspėjimo, tačiau tai ne visada. Jei įvyko rimtas vienkartinis nusikaltimas, tikslinga apeiti žodinį įspėjimą ir nedelsiant turėti rašytinį įspėjimą, kuris gali eiti darbuotojo byloje. Verta paminėti, kad visi žodiniai įspėjimai turėtų būti užfiksuoti po to, kai yra faktas, įskaitant įspėjimo laiką ir datą, ir jie turėtų būti įrašyti į darbuotojo bylą, kad nebūtų painiavos dėl to, ar darbuotojas buvo įspėtas ar nebuvo įspėtas problema.
Naudojant papeikimo laišką
Prieš jums reikia surasti rašytinio įspėjimo ir darbuotojo drausmės laiško šablonus. Jos turėtų būti pritaikytos jūsų įmonei ir parengtos naudoti, kol iš tiesų parašysite darbuotoją. Kiekvienas darbuotojas, gavęs įspėjimą arba drausmės pranešimą, turėtų gauti tą pačią formą, užpildytą su konkrečia problema susijusia informacija. Tai užtikrins, kad visi darbuotojai būtų elgiamasi sąžiningai ir vienodai.
Visada užpildykite kiekvieną tuščią užrašą įspėjamosios formos rašte.Jei kažkas netaikoma, galite rašyti „N / A“, todėl aišku, kad jis nebuvo taikomas ir kad jūs neatsargiai užpildėte formą. Jei faktiškai rašote laišką naudodami šabloną, jums nereikia to daryti, bet vis tiek parašykite raštą kuo detaliau. Šių veiksmų atlikimas gali apsaugoti jus, jei vėliau kyla teisinių problemų. Dėl šios priežasties visada naudokite oficialią kalbą ir venkite vartoti stenografą ar žargoną.
Nors turėtumėte dirbti su šablonu, konkretus atspindys, naudojamas papeikimo laiške, turėtų skirtis priklausomai nuo pažeidimo sunkumo. Pavyzdžiui, jei darbuotojas vėlavo kelis kartus, galite tiesiog sutelkti dėmesį į elgesio taisymą ir nustatyti teigiamą toną, kad paskatintumėte jį pasirodyti laiku. Jei darbuotojas prakeiks klientą, galbūt norėsite turėti daug rimtesnį toną, kuris sutelktų dėmesį į galimas nuobaudas, jei jis dar kartą padarytų klaidą.
Rašykite darbuotojui laišką asmeniškai, o ne elektroniniu paštu, o ne tiesiog palikdami jį darbuotojo stalu. Jūs galite pasirinkti, ar turite liudytoją, ar ne, bet nedalyvaukite klausimo priešais kitus darbuotojus. Tai gali būti sunku ir nepatogu, tačiau svarbu tai padaryti. Tačiau iš tikrųjų gali būti naudinga pasikalbėti su darbuotoju apie situaciją, nes ji gali manyti, kad laiškas skamba daugiau ar mažiau griežtai, nei jūs ketinate, ir net ir jūsų buvimas gali padėti pabrėžti toną, kurį norėjote priimti laiške. Galite sušvelninti laiško smūgį, pasiūlydami darbuotojui teigiamą atsiliepimą, bet niekada to nedarykite, jei dėl to kyla painiavos dėl įspėjamojo įspėjimo rimtumo.
Visada gaukite darbuotojo parašą, kai esate. Jei jis atsisako jį pasirašyti, paprašykite jo pasirašyti laišką, kuriame nurodoma, kad jis atsisakė pasirašyti įspėjimą. Laikykite pasirašytą kopiją darbuotojo įrašui. Jei darbuotojas pasirašė laišką, kuriame nurodo, kad jis atsisako pasirašyti įspėjimą, užfiksuokite jį laiške. Taip pat pateikite darbuotojui jo įrašų kopiją.
Darbuotojų rašymo pavyzdys
Rašytinis įspėjimo laiškas turėtų būti pradėtas su pagrindiniais formalumais, pavyzdžiui, tema, data, laikas, jūsų vardas, pavardė, darbuotojo vardas ir pavardė bei kitų asmenų, gavusių atmintinę, kopijos. Galite įtraukti savo įmonės logotipą formos viršuje, tačiau tai neprivaloma.
Jei turite darbuotojų vadovą, pirmiausia turėtumėte nurodyti, kokia įmonės politikos dalis buvo pažeista. Galite parašyti konkrečią politiką arba tiesiog įtraukti nuorodą į atitinkamą vadovo skyrių. Jei neturite vadovo, tiesiog parašykite trumpą taikomų įmonių taisyklių santrauką.
Įtraukti, ar tai yra pirmasis ar galutinis įspėjimas, ir jei tai yra rimtas pažeidimas, atkreipkite dėmesį į tai. Įspėjimas turėtų turėti laiko ribą, ty, jei praeis pakankamai laiko, įspėjimas bus pašalintas iš darbuotojo įrašo ir nebus laikomas išankstiniu įspėjimu. Kitaip tariant, ankstesnis rašytinis įspėjimas apie tardiness neturėtų būti skaičiuojamas prieš darbuotoją, jei ji pradės ateiti po trejų metų. Vis dėlto laiškas vis tiek turėtų likti darbuotojo personalo byloje, kad būtų galima pateikti nuorodą. Paprastai pirmas įspėjimas turėtų trukti šešis mėnesius, rimtas nusikaltimas turėtų trukti aštuonis mėnesius, o galutinis įspėjimas turėtų trukti vienerius metus, tačiau tai gali skirtis priklausomai nuo jūsų įmonės politikos.
Toliau tiksliai aprašykite, kas atsitiko kiek įmanoma išsamiau, įskaitant visų dalyvių datą, laiką ir pavadinimus. Neįtraukite subjektyvių detalių, pvz., Sakydamas, kad darbuotojas reiškia kitą darbuotoją. Vietoj to, tiksliai nurodykite, ką darbuotojas padarė, kad būtų aiškinamas kaip vidutinis. Jei šios sąskaitos skiriasi, galite pasirinkti parašyti įvykių aprašymą, darbuotojo aprašą apie įvykius ir visus įvykių aprašymus. Jei naudojate iš anksto atspausdintą formą ir nėra pakankamai vietos, kad galėtumėte rašyti visus reikiamus duomenis, būtina, jei reikia, pridėti antrą popieriaus lapą.
Norėdami padėti darbuotojui tobulėti, vadovaukitės tuo, kas atsitiko su tuo, kaip darbuotojo elgesys turi keistis, ir kaip greitai ji turėtų atlikti tokius pakeitimus. Vadovaukitės šia informacija ir aiškiai pateikite išsamią informaciją apie tai, kokių pasekmių bus, jei ji nepadės ištaisyti savo elgesio. Atminkite, kad rašytinis įspėjimas nėra drausminė priemonė, todėl būtinai nurodykite, kokie drausminiai veiksmai bus vykdomi, jei problema tęsis. Galiausiai, pasirašykite ir datuokite laišką, pateikite jį darbuotojui ir paprašykite jos bei bet kokių susitikimo liudytojų taip pat pasirašyti ir datuoti.
