Nepriklausomai nuo to, kokioje pramonės šakoje jūs dirbate, ar kokios rūšies jūsų darbas, tai yra neišvengiama, kad tam tikru momentu turėsite dalyvauti verslo susitikime. Kai kuriose darbo vietose, ypač tose, kurios dirba biure, kasdien vyksta keli susitikimai, o kiti gali juos tik kartą per kelias savaites. Nepaisant to, svarbu žinoti, kokios temos yra aptartos jūsų darbo vietoje vykstančiuose susitikimuose, kaip turėtų būti surengtas veiksmingas susitikimas ir kokių etikos taisyklių laikytis susitikimo metu. Jei esate atsakingas už susitikimo vykdymą, jums gali tekti sugalvoti lankytojams ledlaužius arba susirinkimo metu užsirašyti pastabas ar protokolus.
Kas yra verslo susitikimas?
Iš esmės verslo susitikimas - tai dviejų ar daugiau žmonių susirinkimas, skirtas aptarti su darbu susijusias idėjas, tikslus ir uždavinius. Verslo susitikimai gali būti vykdomi asmeniškai biure ar kitoje vietoje, netgi telefonu ir vaizdo konferencijoje. Susitikimai vyksta su darbuotojais, vadovais, vadovais, klientais, perspektyvomis, tiekėjais ir partneriais bei kitais su organizacija susijusiais asmenimis. Daugeliu atvejų susitikimas turi vykti tada, kai aptariama problema negali būti tinkamai perduodama telefonu ar elektroniniu paštu, todėl reikia bendrauti su vienu ar daugiau žmonių.
Verslo susitikimo tikslas yra dažnai priimti svarbius sprendimus dėl organizacijos. Nesvarbu, ar nuspręsta dėl departamento problemos, pavyzdžiui, kaip auginti rinkodaros biudžetą, ar didesnį organizacinį klausimą, kaip ir kiek žmonių atleisti per pereinamąjį laikotarpį, susitikimas padeda aiškiai perteikti idėjas. Kalbant asmeniškai su svarbiomis suinteresuotosiomis šalimis, lengviau veiksmingai perduoti svarbią informaciją, kad būtų pasiektas atitinkamas sprendimas.
Kitas bendras susitikimų tikslas - skelbti svarbius pranešimus. Tai gali būti organizaciniai pokyčiai, veiklos planai arba įmonės kryptys. Dažnai posėdžiai vyksta, kai vyresnieji vadovai prisijungia arba išeina iš komandos, arba kai įmonė švenčia svarbų etapą ar sėkmę. Tokie susitikimai gali padėti padidinti darbuotojų dalyvavimą ir organizacinę harmoniją.
Verslo susitikimai taip pat padeda išspręsti konfliktus ir išspręsti sudėtingas problemas. Konfliktas gali būti dažnas reiškinys darbo vietoje, kur daug skirtingų asmenybių dirba komandoje. Nors kai kurie konfliktai yra sveiki ir gali skatinti augimą, jis taip pat gali būti nepageidaujamas ir reikalingas greitas sprendimas. Susitikimo organizavimas gali padėti nesutinkančioms šalims pasiekti supratimo. Didesnės problemos, susijusios su daugeliu suinteresuotųjų šalių, turi didesnę galimybę išspręsti verslo susitikimą, kai visi svarbūs žmonės yra vienoje vietoje ir siekia to paties tikslo.
Įmonės ar projekto pažangos peržiūra taip pat yra bendras verslo susitikimų tikslas. Čia organizacija stebi, kaip komanda vykdo tam tikrą projektą, arba kaip kompanija visą laiką siekia planuotų pajamų tikslų. Reguliariai rengdami susitikimus, organizacijos užtikrina, kad visos susijusios šalys žinotų apie svarbių rezultatų būklę.
Kaip paleisti efektyvius verslo susitikimus
Verslo susitikimai padeda organizacijoms priimti sprendimus ir išspręsti sudėtingas problemas, tačiau kartais jie gali būti neveiksmingas laiko panaudojimas, jei jie neveikia tinkamai. Kai žmonės atvyksta į susitikimus nepasiruošę, nepamirškite dėmesio ir neperžiūrėkite veiksmų elementų, tai gali būti laikoma laiko švaistymu. Siekiant užtikrinti, kad laikas būtų efektyviai naudojamas, tiek organizatorius, tiek verslo susitikimų dalyviai turi aktyviai dalyvauti. Jei rengiate susitikimą, parengite posėdžio darbotvarkę, tiksliai apibūdindami, kas bus taikoma. Jei yra elementų, kuriuos dalyviai turėtų pasiruošti, būtinai suteikite jiems pakankamai laiko tai padaryti. Kai kurie susitikimai vyksta įprastu būdu, pvz., Kas savaitę. Tokiems susitikimams sukurkite darbotvarkės šabloną ir kiekvieną savaitę užpildykite unikalius elementus.
Atidžiai peržiūrėkite dalyvių sąrašą ir pakviesti į susitikimą tik pagrindines suinteresuotąsias šalis. Jei kas nors, kuriam reikia susitikti, negali dalyvauti, jums gali tekti perplanuoti juos. Priešingu atveju susitikimas su trūkstamu suinteresuotuoju asmeniu, kuris reikalingas priimant sprendimus, gali būti neveiksmingas.
Laikas yra vertingas, ir svarbu gerbti, kad žmonės, dalyvaujantys jūsų susitikime, praleidžia laiką iš jų dienos. Todėl svarbu užtikrinti, kad susitikimas prasidėtų ir baigiasi laiku. Rengdami darbotvarkę, nuspręskite, kiek laiko jums reikės išleisti kiekvienam elementui, ir surengti susitikimą kasdien. Jei manote, kad posėdis trunka, valdykite jį prašydami žmonių laikytis darbotvarkės temų. Jei kyla kitų svarbių klausimų, pateikite juos tolesnėms diskusijoms kitame taške.
Siekiant užtikrinti, kad jūsų susitikime neatsirastų svarbių dalykų, užsirašykite pastabas, taip pat vadinamas minutėmis. Susitikimo metu galite rašyti arba įrašyti juos patys arba paskirti kitam asmeniui susitikimą, kad galėtumėte užsirašyti užrašus. Tokiu būdu galėsite sutelkti dėmesį į diskusiją. Po susitikimo būtinai perskaitykite pastabas, pridėkite trūkstamų elementų ir atsiųskite juos svarbioms suinteresuotosioms šalims. Jei ateityje kils problemų, gali būti naudinga, jei susirinkime aptartas rašytinis dokumentas.
Pasibaigus verslo susitikimui, būtinai atlikite visus veiksmus, dėl kurių buvo nuspręsta. Gali prireikti išsiųsti priminimus savo kolegoms arba paliesti bazę su jais, kad įsitikintumėte, jog jie baigė savo užduotis.Jei yra kokių nors neišspręstų klausimų, kurie iki galutinio termino nebuvo užbaigti, gali tekti surengti papildomą diskusiją su šiuo asmeniu.
Verslo susitikimų ledlaužiai
Kai kuriems verslo susitikimams, ypač tiems, kuriuose dalyviai gerai nežino vienas kito, reikalingi ledlaužiai. Pramoginiai klausimai ar trumpos komandos formavimo veiklos gali padėti sumažinti įtampą ir sudaryti visiems vienodas sąlygas. Vienas iš paprasčiausių būdų, kaip susitraukti ledą, yra užduoti klausimą, kuris atskleidžia unikalų ar įdomų pokalbį apie kiekvieną asmenį. Atsakymai į šiuos klausimus padeda žmonėms susieti vienas su kitu. Keletas pavyzdžių:
- Jei buvote gyvūnas, koks būtų ir kodėl?
- Kur yra įdomiausia vieta, kur buvote?
- Jei galėtumėte susitikti su bet kuriuo istoriniu asmeniu, kas tai būtų ir kodėl?
Ledo plyšių klausimai neturi spręsti susitikimo temos. Jie skirti žmonėms, kad jie kalbėtų ir klausytųsi vienas kito. Kitas puikus susitikimo ledlaužis apima kiekvieną dalyvį, sakantį dvi tiesos ir melą, o likusieji dalyviai turi atspėti, kuris elementas yra melas. Tai puikus būdas susipažinti su susitikimo žmonėmis. Be to, ledlaužiai gali būti grupinės veiklos forma. Pvz., Paprašykite susitikimo dalyvių susirasti susitikimą, kuris turi kažką bendro su jomis, pavyzdžiui, naminių gyvūnėlių ar automobilių markės. Tai verčia žmones palikti savo vietas ir pasikalbėti su kitais, su kuriais jie paprastai negali kalbėti.
Kai kurios ledlaužio veiklos apima šiek tiek pasirengimo susitikimo organizatoriaus daliai. Viena veikla apima įžymybių pavadinimo rašymą ant mažų popieriaus gabalų ir pavadinimo užrašymą kiekvieno dalyvio gale. Šiame žaidime kiekvienas dalyvis turi paklausti ar ne klausimų apie asmenį, kurio vardas yra ant nugaros, bandydamas atspėti, kas jis yra.
Verslo susitikimų etiketas
Nors jūsų organizacijos kultūra informuos, kaip elgtis verslo susitikimuose, yra keletas visuotinių etiketo susitikimo aspektų. Vienas iš geriausių būdų dalyvauti susitikime turi būti parengtas. Tai reiškia, kad reikia žinoti, kas yra darbotvarkėje, ir atlikus pasirengimą ar tyrimus, kad eitumėte kartu su atsakingais klausimais. Pvz., Jei darbotvarkės punkte aptariamas rinkodaros planas, kurį dirbate, svarbu eiti į susitikimą su plano pastabomis, pasirengusi jas išsamiai aptarti. Taip pat vienodai svarbu atvykti laiku.
Susitelkimas į susitikimą vietoj išmaniojo telefono ar nešiojamojo kompiuterio yra dar vienas būdas parodyti savo profesionalumą, todėl išjunkite telefoną ir uždarykite savo nešiojamąjį kompiuterį susitikimo metu. Jei reikia susitikti su visais nešiojamojo kompiuterio failais, būtinai išjunkite el. Paštą, kad netrukdytumėte gaunamų pranešimų. Atminkite, kad susitikimas reikalauja jūsų dėmesio, o dalijimasis tarp telefono ar nešiojamojo kompiuterio nebus veiksminga diskusija.
Geras klausytojas ir aktyvus dalyvis yra pagrindiniai verslo susitikimo aspektai. Būtinai vadovaukitės tuo, ką žmonės sako, užduokite klausimus, kai nesate tikri, ir pateikite atsakymus ar įžvalgas apie tuos elementus, dėl kurių esate atsakingi. Jūsų kūno kalba taip pat yra aktyvaus dalyvio dalis; tai reiškia, kad sėdi aukštai, o ne sėdėti savo kėdėje ir susisiekti su žmonėmis, su kuriais kalbate.
Priklausomai nuo susitikimo tipo, galbūt norėsite išsiųsti padėką susitikimo organizatoriui arba žmonėms, su kuriais susitiko. Tai gali būti tinkama, jei susitinkate su svarbiu klientu ar perspektyva. Jūs galite jiems padėkoti už savo laiką ir pakartoti keletą svarbių dalykų, kuriuos aptarėte susitikime, kad parodytumėte savo entuziazmą.
Verslo susitikimų protokolų šablonas
Kai jums pavedama įrašyti susitikimo protokolus, tai gali atrodyti kaip stresinis darbas. Keletas patarimų gali padėti jums atkreipti dėmesį į visus svarbius susitikimo punktus be nieko. Svarbu suprasti minučių tikslą. Susitikimo metu paimtos pastabos turėtų būti rašytinės informacijos apie tai, kas ten vyko. Šios pastabos gali būti naudingos dalyviams prisiminti tai, kas buvo pasakyta, arba jie gali pateikti susitikimo suskirstymą tiems, kurie negalėjo dalyvauti. Todėl svarbu atsižvelgti į visus svarbiausius posėdžio metu aptartus klausimus, įskaitant priimtus sprendimus, užduotis ar kitus planuojamus veiksmus ir pasiektas rezoliucijas.
Prieš apsilankydami susitikime, užrašykite paprastą šabloną, kurį galite užpildyti užsirašius. Gaukite posėdžio darbotvarkės kopiją ir naudokite ją kaip vadovą. Darbotvarkės viršuje pridėkite vietą, kurioje pažymėtumėte visų susitikimo dalyvių vardus. Jei trūksta pagrindinių suinteresuotųjų šalių, norėsite atkreipti dėmesį į tai, kad taip pat, jei jums reikia vėlesnių veiksmų. Priklausomai nuo susitikimo tipo ir aptariamų temų, yra keletas elementų, kuriuos galite pridėti prie protokolo šablono:
- Posėdžio data ir laikas.
- Kito posėdžio data ir laikas, jei planuojama.
- Dalyvių pavadinimai ir bet kurių pagrindinių trūkstamų suinteresuotųjų šalių vardai.
- Priimti sprendimai arba pasirinktys, aptartos kiekvienam darbotvarkės klausimui.
- Kiti žingsniai kiekvienam darbotvarkės klausimui.
- Darbotvarkės klausimai, kurie nebuvo aptarti posėdyje, bet bus perkelti į kitą posėdį.
- Bet kuri nauja veikla, kuri nebuvo nurodyta pradinėje darbotvarkėje.
- Užduotys ar veiksmų elementai ir asmenys, kuriems jie buvo priskirti, įskaitant terminus, jei nurodoma.
Sukūrę posėdžio protokolų šabloną, galėsite geriau užfiksuoti svarbius perkėlimus ir stebėti visus reikalingus veiksmus po susitikimo.
