Nesvarbu, ar susitikimas vyko su kolegomis ar konkurentais, jūs visada patartumėte apibendrinti, kas buvo aptarta, o ypač tai, kas buvo nuspręsta, ir padaryti tai raštu, kuo greičiau po to. Atitinkamus gabalus galite sujungti iš verslo dokumentų bibliotekos, pvz., „Inc.“. Žurnalo svetainė.
Elementai, kurių jums reikės
-
Pastabos arba kiti susirinkimo įrašai
-
Susitikime nurodyti arba platinami dokumentai
Pradėkite nuo draugiško, bet aiškaus susitikimo datos, laiko ir vietos, kurioje dalyvavo kokie pajėgumai ir trumpas susitikimo tikslas. Pavyzdžiui, „Mielas Mike: Dar kartą dėkoju už vakar vakar su man ir Steve iš mūsų meno departamento, aptarinėdami pakuočių pertvarkymo planus“.
Peržiūrėkite, kokie dokumentai ir medžiagos buvo pristatyti susitikime, ir kokių nors svarbių diskusijų apie juos: „Džiaugiuosi, kad jums patiko„ Steve “idėjos tiek, kiek aš. Mes sutarėme, kad šešiakampė dėžutė suteikia jūsų gaminiui reikšmingą pakeitimą, kad atkreiptumėte dėmesį į pridedamomis savybėmis kitais metais, bet pastatymas, kad jis gulėtų horizontaliai ant lentynos, būtų stabilesnis ir leistų mums abu galus tik šiek tiek išgaubti, o ne vieną butą ir kitą išplėstinį tašką, neturint jokio ryšio su realiu ryšiu. produktas."
Pateikite ataskaitas apie visus susitikimo metu suderintus veiksmus: „Steve įsipareigojo šiandien gaminti naujus projektavimo elementus, o savaitės pabaigoje jiems turėtų būti suteikta galimybė pateikti naujus horizontalios kartono kainos duomenis. ir aš abu būsiu nusivylę, jei šie skaičiai bus ne mažiau kaip 20 proc. mažesni už įvertinimus, kuriuos vakar mes turėjome vertikaliai, aukštai pažymėtai kartonui, nes gamyba bus simetriška ir mažiau sudėtinga. sprendimas, ar diržo sagtis bus išspausdinta arba įspausta, ir ar norite ant jo pritvirtinti metalinį rašalą, kol mes galime tvirtinti išlaidas. “
Nustatykite visų šalių tolesnių veiksmų tvarkaraščius: „Aš padariau pastabą, kad jūs manėte, kad tuos sprendimus galite priimti šiandien ar rytoj. Tai leistų mums susigrąžinti jus pasibaigus verslo pirmadieniui, kurio kainos yra pakankamai tvirtos, kad galėtume pradėti įforminti sutartį."
Uždarykite raštą taip draugišku būdu, koks yra tinkamas susitikimo pobūdžiui, ir dar kartą suplanuokite kitų planuojamų susitikimų planus: „Visada malonu susitikti su jumis. kai aš atnešiu maketą Steve, prašome pranešti, jei Jan tikrai galės prisijungti prie mūsų."
Patarimai
-
El. Paštas yra gerai, nes tai yra būdas atsiųsti sekantį darbą laiku, tačiau visada geriausia siųsti popieriaus lapus, ypač kai susitikime dalyvavo kelios įmonės ir klausimai, kurie vėliau bus įforminti sutartyse ir pirkimo užsakymuose. Atsiųskite laiško kopijas visiems, kurie dalyvavo susirinkime arba yra paminėti laiške pagal pavadinimą, funkciją ar skyrių.
