Proceso dokumentacija - tai procesų, kuriuos bendrovė reguliariai atlieka, įrašymas. Paprastai sukurta darbuotojams mokyti, proceso dokumentavimas ir mokymas kartais gali užtrukti nuo kitos veiklos. Tačiau problemų, kurias sukelia darbuotojai, kuriems nebuvo suteiktas tinkamas mokymas arba kurie nesuprato tinkamo būdo atlikti procesą, nustatymas taip pat gali užtrukti per dieną.
Integracija
Organizacijos susideda iš kelių procesų, integruotų į bendrą tikslą. Proceso dokumentacija apima šių įvairių procesų įrašymą, kad organizacijos galėtų suprasti, kaip jos veikia, ir parengti strategijas jų tobulinimui.
Aiškumas
Procesai turi būti aiškiai ir įtikinamai registruojami, nes šie procesai taip pat gali padėti suformuluoti pokyčius, kurių reikia darbuotojams atlikti. Vadovybė kartais gali parengti procesinius dokumentus į mokymo vadovus, kad mokytų naujus darbuotojus.
Kaltinamas
Proceso dokumentai turi būti ginčytini, kad asmenys, niekada nevykdę šių procesų, galėtų juos atlikti. Priežastis, dėl kurios tam tikri produktai yra tokie patys visoje parduotuvių grandinėje, yra todėl, kad šių produktų kūrimo procesas - pavyzdžiui, puodelis kavos - buvo aiškiai dokumentuotas taip, kad kiti galėjo sukurti gaminio dublikatus. Proceso dokumentai turi būti ginčytini, kad padėtų vadovams mokyti darbuotojus.
Priežastis ir pasekmė
Proceso dokumentai turėtų būti parašyti aiškiai apibrėžiant procesų priežasties ir pasekmės pobūdį. Procesai turi būti dokumentuojami atskirai, taip pat dokumentuojami, kad būtų paaiškinta, kaip įvairūs procesai yra susiję vienas su kitu. Pavyzdžiui, organizacija gali norėti suprasti, kaip jos susitikimo procesas daro įtaką bendrovės diskusijų atvirumui.
Atsisakymas
Tie, kurie sukuria proceso dokumentus, taip pat turi žinoti, ką praleisti proceso dokumentuose. Pavyzdžiui, kai kurie procesai yra tokie paprasti, kad jų nereikia aprašyti. Kiti procesai nebūtinai turi būti atliekami teisingai kiekvieną kartą.
Procesas ir mokymas
Dažnai vadovai gali derinti procesinius dokumentus ir mokymus. Proceso dokumentai gali sutaupyti laiko darbuotojams, kurie gali atlikti kitas užduotis, užuot mokę laiką. Tačiau proceso dokumentai darbuotojams ne visada pakankamai aiškiai paaiškina informaciją. Dažnai jis turi būti derinamas su praktiniu mokymu, siekiant užtikrinti, kad informacija būtų aiškiai suprantama naujam darbuotojui.
