Priklausomai nuo renginio dydžio planuojant renginio projektą reikia investuoti laiko ir pinigų. Svarbiausia įvykio planavimo sąlyga yra arba stiprūs organizaciniai įgūdžiai, arba samdomas kompetentinga komanda. Renginių projektų pavyzdžiai yra seminarai, diskusijos ir akcijos.
Sukurkite komandą. Kiekvienas komandos narys turi turėti tvirtus organizacinius ir bendravimo įgūdžius, taip pat turėti galimybę reguliariai atnaujinti susitikimus.
Sukurkite užduočių sąrašą su terminais. Šiame kontroliniame sąraše turėtų būti visos užduotys, kurias reikia atlikti renginio projektui. Kiekvienai užduočiai priskirti komandos nariui. Priklausomai nuo įvykio tipo ir sudėtingumo, naudokite projekto valdymo programinę įrangą arba skaičiuoklę, kad galėtumėte organizuoti. Pvz., Jei skaičiuoklės naudojimas gali būti vienas stulpelis, kitas yra tas, kam jis priskirtas, o paskui - terminas. Į kontrolinį sąrašą įtraukiami tokie elementai, kaip nuomos paslaugų teikėjai, užsakant konkrečius išteklius, rezervuojant vietą, rezervuojant garsiakalbio skrydį, organizuojant maitinimo paslaugas, rinkodaros iniciatyvas ir reklamas, kurias reikia atlikti.
Stebėkite pažangą. Reguliariai patikrinkite, ar komandos nariai yra pasirengę atlikti užduotis, ir žinoti, kas yra neįvykdyti. Jei naudojate projekto valdymo programinę įrangą ar skaičiuoklę, atnaujinkite ją su kiekvienos nario pažanga.
Parengti biudžetą. Į biudžetą turėtų būti įtrauktos numatomos išlaidos ir laisvės nenumatytoms išlaidoms padengti. Būkite realūs dėl išlaidų ir įsitikinkite, kad kiekvienas komandos narys žino, koks biudžetas turi būti įvykdytas. Jei komandos narys turi viršyti biudžeto sąraše esančio elemento biudžetą, prašykite jų iš anksto pranešti apie tai iš anksto.
