Viena iš bendrų bendravimo formų verslo ir mokslo srityje yra pranešimo rašymas. Verslo ir techninių ataskaitų rašymui reikalingi rašytiniai ir organizaciniai gebėjimai, mokslinių tyrimų pajėgumai ir gebėjimas interpretuoti duomenis ir pateikti juos taip, kad ekspertai galėtų suprasti, kad žmogus gali suprasti. Verslo ir techninėse ataskaitose yra daug tų pačių elementų, todėl pagrindinis skirtumas tarp verslo ataskaitų ir techninių ataskaitų paprastai yra dalykas.
Nustatykite savo auditoriją ir tai, kaip bus platinama jūsų verslo ir techninė informacija. Nesvarbu, ar rašote ekspertų grupei, ar dalinatės savo verslo patirtimi su studentų grupe, žinodami savo auditoriją padės sukurti informatyvią, gerai priimtą ataskaitą. Nuspręskite, ar jūsų ataskaita yra tiesiog rašytinė komunikacijos forma arba daugialypė terpė. Jei naudojate technologiją, kuri yra naudinga pristatymui, visais būdais įtraukite diagramas, skaidres, vaizdo įrašus ar kitus būdus, kaip parodyti kai kuriuos jūsų ataskaitos punktus.
Atlikti verslo ataskaitų ir techninių ataskaitų tipų tyrimus. Peržiūrėkite mėginių ataskaitas ir šablonus, kad susipažintumėte su informacijos, kurios tikimasi jūsų verslo komunikacijoje, tipu.
Apibūdinkite savo temą ir įtraukite temas, padedančias atlikti tyrimo procesą. Paruoškite kontūrą, kad sutelktumėte dėmesį į kiekvieną skyrių ir padėtų išvengti vingių, kurie gali sukelti nesuderinamą pristatymą. Įprastas verslo ar technines ataskaitas sudaro šie skyriai: įvadas; kvalifikaciją ir temą; mokslinių tyrimų duomenys; išvados; ir ateityje.
Parengti pirmąją esminę verslo ar techninės ataskaitos dalį. Pradėkite nuo savo kvalifikacijos, interesų ir priežasčių, kodėl jūsų informacija yra vertinga. Paaiškinkite, kaip auditorija gali panaudoti jūsų informaciją arba kaip turėtų būti aiškinami jūsų duomenys. Jūs nesakote savo auditorijai, kaip suvokti savo išvadas arba kaip susikurti nuomones apie savo ataskaitą. Vietoj to, jūsų ataskaita turėtų būti pradedama nuo jūsų informacijos konteksto. Pavyzdžiui, jei rašote apie nuotolinio darbo tendencijas darbo vietoje, paaiškinkite, kaip įmonės gali naudoti jūsų išvadas, kad suformuluotų nuotolinio ryšio priemones.
Surinkite tyrimų rezultatus ir duomenis. Mokslinių tyrimų organizavimas yra labai svarbus, nes jūsų auditorija suabejos jūsų patirtimi, jei pateiksite nepatikimus, pasenusius ar negaliojančius rezultatus. Užtikrinkite, kad jūsų duomenys būtų ypač svarbūs jūsų temai ir ją suprastų taip, kaip suprantama.Išskyrus tuos atvejus, kai auditoriją sudaro tik ekspertai, turintys gilių žinių apie techninę ir verslo žargoną, išlaikykite savo tyrimus paprasta. Pakeiskite žargoną su terminais, kurie yra susipažinę sluoksniui, ir apibendrinkite savo tyrimus patrauklia tvarka.
Paruoškite savo išvadų aptarimą, įskaitant išvadas ir siūlomus būdus, kaip įtraukti ataskaitą į verslo ar techninius procesus. Neskaičiuodami, suformuluokite savo išvadas naujoviškai ir kūrybiškai. Verslo ir techninės ataskaitos kartais turi gerą reputaciją, kad jos yra mokamos ir konservatyvios. Galite įkvėpti kūrybišką savo ataskaitos naudojimą, parodydami duomenis, kuriuos gali naudoti perspektyvi auditorija.
Surinkite dokumento dalis logiškai. Užpildę kiekvieną skyrių, parašykite trumpą įvadą - dažnai būna lengviau sukurti įvadą, kai tik galėsite peržiūrėti savo bendrą projektą. Jūsų įvadas turėtų būti glaustas - jūsų įvadas - tiesiog pateikti savo auditorijai savo verslo ar techninės ataskaitos temos žvilgsnį.
Leiskite sau laiko tobulinti ir redaguoti savo ataskaitą. Tai gera idėja, kad ataskaita būtų panaikinta ir vėl sugrįžtumėte į kitą ar dvi dienas su naujais akių rinkiniais. Jei įmanoma, paprašykite kolega peržiūrėti savo projektą. Įtraukite visus pasiūlymus, kurie, jūsų manymu, papildo jūsų informacijos patikimumą ir naudingumą.
