Darbuotojų atmintinių naudojimas norint paprašyti savanorių biuro šventės planavimui yra geras būdas įtraukti daugybę darbuotojų ir padaryti juos jaustis įtrauktais į biuro komandą. Veiksmingas darbuotojų savanorių naudojimas gali padaryti tokius įvykius kaip Kalėdų vakarėliai be jokių kliūčių. Atmintinės taip pat užtikrina, kad pranešimas ar pranešimas pasiekia visus numatomus gavėjus. Planuojant Kalėdų vakarėlius ir kitus biuro renginius turite įsitikinti, kad visi, kurie kviečiami dalyvauti, žino apie datą ir laiką.
Elementai, kurių jums reikės
-
Galimų darbuotojų savanorių sąrašas
-
Visų galimų savanorių kontaktinė informacija
-
Renginio data, vieta ir laikas
-
Savanorių laiko ir pareigų reikalavimų sąrašas
Nustatykite Kalėdų vakarėlio tipą, kurį turės jūsų biuras. Nuspręskite, ar renginys vyks biure ar už jos ribų. Nustatykite biudžetą. Nustatykite kviestinų žmonių skaičių, įskaitant darbuotojų sutuoktinius ar svečius. Nuspręskite, ar alkoholis bus patiekiamas, ar suteiksite nemokamus gėrimus ar pinigų barą. Išsamiai aprašykite šalies parametrus, kurie padės jūsų savanoriams nustatyti.
Nustatykite, kiek darbuotojų turite savanorių organizuoti ir palengvinti partiją. Daugeliu atvejų reikės bent 10 savanorių, kad padengtų visas funkcijas. Pasirinkite savanorių lyderį, kuris prižiūri kitus savanoriškus darbuotojus. Aptarkite organizacijos informaciją tiesiogiai su savanoriumi. Įsitikinkite, kad kiekvienas būsimasis savanoris turi laiko ir gebėjimų dalyvauti prieš paskiriant vaidmenis.
Sukurkite atmintinę visiems galimiems savanoriams, nurodydami, kad reikia pagalbos su biuro šalimi. Nurodykite darbuotojo, kurį pasirinkote veikti kaip savanorių ryšys, pavadinimą. Įsitikinkite, kad visi savanoriai supranta, jog be jūsų, papildomas žmogus galės dirbti per partijos organizavimo logistiką. Paprašykite visų žinučių gavėjų susisiekti su jumis per savaitę, kad praneštumėte, ar jie gali savanoriškai dirbti. Laikykite visų, kurie sutiko padėti, sąrašą.
Nusiųskite antrą atmintį savanoriams. Priskirti partijos užduotis ir pareigas konkrečioms asmenims ar mažoms grupėms. Pavyzdžiui, vieną grupę, atsakingą už maisto meniu pasirinkimą, įdėkite; antroji grupė, atsakinga už kvietimų cirkuliavimą; trečioji grupė, atsakinga už dekoracijas, vakarėlius ir dovanas. Toliau paskirstykite užduotis, kol bus įtraukti visi partijos aspektai. Jums gali prireikti papildomų savanorių, jei jūsų partija yra didelė, formali ar sudėtingesnė nei atsitiktinis biuras.
Antrajame pranešime skelbkite savanorių komiteto posėdžių tvarkaraštį kas savaitę arba kas mėnesį, kad būtų organizuojami ir rengiami. Suplanuokite pirmąjį susitikimą likus ne mažiau kaip keturiems – šešiems mėnesiams iki renginio. Tai padės užtikrinti, kad nebūtų ignoruojami jokie duomenys ir visi savanoriai suprastų savo pareigas ir laiko įsipareigojimus. Suplanuokite susitikimus įmonės laiku, vietoje, bet įsitikinkite, kad jie nedarys neigiamo poveikio savanorių kasdieniam darbui. Paprašykite visų savanorių pranešti, ar jie dalyvaus starto susitikime.
Naudokite atmintines, kad reguliariai stebėtumėte visus savanorius visą planavimo procesą. Kiekviename pranešime nurodykite, kas buvo aptarta paskutiniame posėdyje, ir kas bus aptarta kitame posėdyje. Paprašykite savanorių bendrauti su visa grupe, jei jie turi idėjų, pasiūlymų, klausimų ar rūpesčių, kad visi žinotų, kaip vyksta planavimo procesas.
Prieš renginį atsiųskite atmintinę visiems savo biure ar kompanijoje, padėkodami darbuotojui savanoriams už jų darbą rengiantis partijai. Ši dėkingumo išraiška yra svarbi savanoriams.
Patarimai
-
Rengdami atmintines, naudokite tradicinę verslo kalbą, net ir įdomiems renginiams, pvz., Kalėdų vakarėliams. Sudarydami atmintines, venkite naudoti slengų terminus, gėdą ir abejotiną kalbą.
Įspėjimas
Neleiskite savanoriams naudoti partijų planavimo susitikimų kaip pasiteisinimų, kad būtų išvengta kasdienių darbų.
