Elektroninis biuras gali padėti aplinkai, tačiau gali sukurti proceso galvos skausmą, jei nebus įdiegta tinkama darbo eigos sistema. Viską perkeliant į skaitmeninę erdvę reikia sukurti dokumentų valdymo ir darbo eigos procedūras, užtikrinančias, kad perėjime nieko nebūtų prarasta. Kai fizinės dėžės atsilieka nuo istorijos dėžių, virtualiosios turi jas pakeisti.
„Going Digital“
Elektroniniame biure tikslas yra perkelti viską, kas įmanoma internete. Spausdinti dokumentai yra nuskaityti ir įdėti į bendrą vietą jūsų kompiuterio sistemoje, kur įgalioti vartotojai gali juos pasiekti. Be naudos aplinkai, gerai valdomas biuro biuras gali lengviau rasti informaciją nei tradicinėse rinkmenų sistemose. Virtualiose archyvuose esantys aplankai saugo senesnius dokumentus, kad jie netrukdytų dažnai prieinamose srityse, bet vis tiek yra prieinami, kai reikia.
Bendrinti kalendoriai
Darbuotojų tvarkaraščių perkėlimas į bendrą kalendorių leidžia darbdaviams valdyti atostogų laiką ir kitus klausimus, kurie turi įtakos darbo grafikai. Jis taip pat leidžia bendradarbiams sekti susitikimus ir kitus planuojamus įvykius. Komandos, kurios dalijasi darbo kalendoriais, gali stebėti, kas yra ir kas išeina iš biuro, ir gali su tuo susisteminti projektų eigą. Pavyzdžiui, galėdami matyti, kad pagrindinės suinteresuotosios šalys savaitės pabaigoje vyksta į konferenciją, gali motyvuoti kažką gauti pagrindinio dokumento ar sutarties projektą greičiau, kad šios suinteresuotosios šalys gautų galimybę pasiūlyti savo indėlį anksčiau turinys baigtas.
Dokumentų valdymas
Elektroniniams biurams reikia sistemos, kuri leistų tvarkyti ir saugoti dokumentus. Sukurti dokumento pavadinimo konvenciją ir aplankų struktūrą, kad dokumentai būtų lengvai surasti. Dokumentų valdymo sistemos dažnai leidžia „patikrinti“ ir stebėti pokyčius. Tai neleidžia daugeliui žmonių tuo pačiu metu dirbti su dokumentu ir leidžia valdyti versiją. Įpareigojimas, kad dokumentai būtų atnaujinami bendroje vietoje, sumažina problemas, atsirandančias, kai vartotojai atsisiunčia failą, atlieka atnaujinimus ir išsiunčia juos el. Paštu, o ne išsaugo oficialios versijos srovę.
Projektų valdymas
Projektų valdymo programinė įranga padeda stebėti projekto etapus ir terminus. Jums reikės sistemos, galinčios sekti užduotis ir projektų tvarkaraščius ir leisti darbuotojams nurodyti, kada kažkas baigta. Pranešimai turėtų įspėti ką nors, kai jam reikia dėmesio. Asmenys gali stebėti savo projektus, o vadovai gali gauti holistinį vaizdą apie tai, kas daroma visoje komandoje, ir prireikus perskirstyti išteklius. Projektai turėtų būti skaitmeniniu būdu archyvuojami vieną kartą, kartu su įgyta patirtimi, todėl žinių perdavimas gali būti lengvai įvykdomas, kai panašus projektas prasideda vėliau.
