Dauguma šiuolaikinių įmonių turi elektroninius arba kompiuterizuotus darbuotojų darbo valandų sekimo metodus. Tai ne visuomet tinka mažesnėms įmonėms ir yra retas nepriklausomiems rangovams. Svarbu tiksliai sekti darbuotojų darbo valandas, susijusias su darbo užmokesčio skaičiavimu, taip pat mokesčių apskaitos tikslais. Raskite jums tinkančią sistemą ir nuosekliai laikykitės visų metų geriausių ir tikslių įrašų.
Studijuokite įvairius stebėjimo metodus ir nuspręskite, kuris iš jų geriausiai tinka jūsų darbo vietai. Daugelis labai mažų įmonių gauna popieriaus darbo žurnalą, kuriame kiekvieną savaitės lapą laikoma žiediniame segtuve. Jei turite kompiuterį svetainėje, galbūt norėsite naudoti „Excel“ programą, skirtą darbo užmokesčio įrašymui. Pasirinkite būdą, kuris būtų lengviausias visiems nuosekliai naudoti.
Užsirašykite visas taisykles dėl valandų sekimo ir paskelbkite jas gerai matomoje vietoje. Įtraukite išsamią informaciją apie tai, ką daryti, jei patikrinate ankstyvą ar vėlyvą laiką, ar naudojatės kariniu ar civiliniu laiku, taisyklės dėl apvalinimo, ir kitos taisyklės, kurias norite įgyvendinti.
Laikykite įrašų saugojimo elementą, kuriam kiekvienas turi prieigą. Laikykite rišiklį su laiko lapais lentynoje biure arba virš pagrindinio registro. Leiskite visiems prieigą prie kompiuterio naudodami „Excel“ programą ar laiko lapus, jei jie bus perkelti į programą.
Kas savaitę patikrinkite stebėjimo metodą, kad įrašytumėte kiekvieno darbuotojo bendras valandas. Ieškokite įrašų tvarkymo klaidų, kaip, pavyzdžiui, darbuotojai, pamiršę patikrinti arba išeiti, ir įdiegti metodus, kaip pašalinti šias problemas.
