Apskaitininkai kiekvieną dieną atlieka įvairius duomenis - nuo finansinių duomenų iki atsargų kiekių iki darbo valandų. Norint naudotis duomenimis, apskaitos personalui reikia vietos saugoti duomenis. Vieta, kurioje įmonė saugo savo apskaitos duomenis, vadinama apskaitos informacine sistema. Dauguma kompanijų kompiuterių technologijas įtraukia į šiuos įrašus ir leidžia vartotojams pasiekti šiuos įrašus.
Apskaitos duomenys
Apskaitos duomenis sudaro finansiniai ir nefinansiniai duomenys. Finansiniai duomenys pateikia išsamią informaciją apie apskaitos ataskaitas, finansines ataskaitas ir vyriausybės prašymus. Be ataskaitų, buhalteriai tvarko atsarginę dokumentaciją, kuria galima patikrinti, ar pateikti numeriai. Nefinansinius duomenis sudaro pardavimo kiekiai, gamybos apimtis, darbo valandos ir turto aprašymas. Nefinansiniai duomenys palaiko finansinius duomenis, apie kuriuos pranešta. Pardavimo kiekiai pateikia išsamią informaciją apie bendrą pardavimą. Gamybos apimtis pateikia išsamią informaciją apie atsargų kiekius. Darbo valandų duomenys pateikia išsamią informaciją apie darbo užmokestį. Turto aprašuose pateikiama išsami informacija apie turtą ir įrangą.
Informacinė sistema
Informacinė sistema suteikia sandėliui visus kompanijai reikalingus duomenis. Informacinėms sistemoms reikalinga stipri organizacija, kad vartotojai galėtų gauti reikiamą informaciją, nesuteikdami prieigos prie konfidencialios informacijos, kuri nėra jų poreikiai. Daugelis kompanijų įsigyja programinę įrangą, kad galėtų valdyti savo informacinės sistemos poreikius. Kitos įmonės naudoja kompiuterių programuotojus, kad sukurtų informacinę sistemą, atitinkančią jų specifinius poreikius.
Apskaitos informacinė sistema
Apskaitos informacinė sistema yra informacinė sistema, sukurta siekiant patenkinti konkrečius apskaitos departamento poreikius. Apskaitos skyrius tvarko įvairias konfidencialią informaciją. Darbo valandos ir metiniai atlyginimai kartu su asmenine personalo informacija reikalauja ribotos prieigos departamente. Klientų pardavimo kainos turi išlikti konfidencialios, ypač kai skirtingi klientai moka skirtingus tarifus už panašius produktus. Žinios apie gamybos sąnaudas turi išlikti vidiniais, kad konkurentai stengtųsi nepakankamai kainuoti įmonei. Su kiekvienu iš šių pavyzdžių, tik atrinkti darbuotojai turi prieigą prie informacijos. Apskaitos informacinėje sistemoje turi būti numatytas mechanizmas, pagal kurį atrinkti darbuotojai galėtų gauti tam tikrą informaciją, kurią jie turi dirbti, bet ne informaciją, kuri nėra jų atsakomybės sritis.
Naudojimas
Be konfidencialumo palaikymo, apskaitos informacinės sistemos vartotojams suteikia ataskaitas, sukurtas pagal jų konkrečius poreikius. Apskaitos informacinės sistemos taip pat leidžia vartotojams atsisiųsti informaciją į skaičiuokles. Skaičiuoklėje naudotojas gali pasirinkti konkrečius informacijos elementus, kad patenkintų savo poreikius.
