Skambintojai gali palikti pranešimus savo balso paštu dėl įvairių priežasčių. Kai kurie pranešimai gali būti draugiški priminti svarbią verslo informaciją ir kontaktus. Ką jūs sakote savo balso pašto žinutėje, nesvarbu, ar tai yra asmeninis balso paštas, ar verslo balso paštas, atliks svarbų vaidmenį, kai informaciją gausite iš skambintojų. Yra pagrindinė informacija, kurią visada turėtumėte įtraukti į balso paštą.
Išeinantis pranešimas
Pirmas dalykas, kurį turėtumėte padaryti paliekant išeinantį pranešimą, yra identifikuoti savo vardą, organizaciją ir telefono numerį. Antras dalykas, kurį turėtumėte padaryti, yra kreiptis į jus. Pvz., Galbūt norėsite pasakyti, kad jūs nesate pasiekę, ir nurodykite laiką ir dieną, kada būsite grąžinti. Galiausiai, išsamiai nurodykite, kokią informaciją norite siųsti balso paštu, pvz., Vardą, įmonę, numerį ir galbūt pranešimą. Tipiškas išeinantis balso paštas gali atrodyti taip: „Aš esu„ Bob Smith “su„ Sampson, Inc. “- 555-555-5555. Aš šiandien negalėsiu naudotis iki keturių valandų, tačiau palikite savo vardą, įmonę ir numerį ir nedelsiant grįšiu jūsų skambutį. Ačiū. “Nepamirškite būti trumpais ir pateikti aiškius, glaustus nurodymus skambinančiajam.
Venkite problemų
Skambintojai kartais gali skambinti neteisingais numeriais. Jei nenurodote savo pavadinimo, organizacijos ir telefono numerio išeinančiame pranešime, dažnai galite gauti ne jums skirtus pranešimus. Nurodydami šią informaciją, įsitikinkite, kad skambinantysis žino, kad pasiekė tinkamą asmenį arba surinko tinkamą numerį. Galite arba nenorite paskatinti skambinančiojo palikti pranešimą. Jei neskatinate jų palikti pranešimą, jums bus sunku įvertinti telefono skambučio svarbą. Jei gausite daug balso pašto pranešimų, šie pranešimai yra svarbūs norint nustatyti, kokie skambučiai skubiai grįžti ir kaip pasirengti grįžtamajam skambučiui. Jei skatinate pranešimus, prašykite, kad skambintojas būtų trumpas arba apibendrintų pranešimą. Balso laiškai su ilgais pranešimais gali tapti sudėtingi arba nebūtini, todėl švaistomi savo laiką.
Pridėti el. Paštą, socialinę žiniasklaidą
Kadangi socialinės žiniasklaidos priemonėmis dalijamasi tiek daug informacijos, turbūt turėtumėte apsvarstyti galimybę pridėti prie jūsų siunčiamo pranešimo internetinę kontaktinę informaciją. Iššūkis paliekant socialinius žiniasklaidos kontaktus, skambinančiojo supratimas, kur jį palikti. Jis gali pareikalauti išaiškinti savo vardą ir nepriimti, kad skambinantysis žino. Jei norite, kad skambintojas paliktų jūsų el. Pašto adresą, galbūt norėsite pasakyti „Jūs galite palikti man el. Pašto adresą Bob Smith'e„ Sampson dot com “, arba„ Jūs galite palikti pranešimą bobsmith „sampson dot com“. Naudokite geriausią sprendimą, bet nurodykite savo vardą ir įmonės pavadinimą, kad skambintojui būtų suteikta geriausia fotografavimo informacija. Ne gera idėja paminėti URL adresus, pvz., „Facebook“ ar „Twitter“, nes jie gali būti painūs. Jei manote, kad tai yra geriausios vietos palikti jums žinutes, pasakykite savo išeinančiame pranešime: „Taip pat galite palikti man pranešimą„ Facebook “puslapyje.
