Daugeliui žmonių prisiminti daugybę telefono numerių yra neįmanoma užduotis. Kai kas nors skambina į jūsų biurą, dabar turite turėti teisingą numerį, o geriausias būdas tai padaryti - išlaikyti biuro telefono katalogą. Nors dideli biurai gali turėti sudėtingas telefono sistemas su elektroniniais katalogais, dauguma biurų to nereikia. Su labai mažomis pastangomis galite sukurti paprastą biuro katalogą, kad galėtumėte pateikti visą reikalingą informaciją.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kompiuteris
-
Skaičiuoklės programinė įranga arba „Google“ dokumentų paskyra
Sukurkite naują skaičiuoklę ir pavadinkite ją „Office Directory“. Skaičiuoklės naudojimas yra paprastas būdas nustatyti telefonų katalogą biurui, kuris nėra pakankamai didelis, kad būtų įdiegta centrinė telefono katalogų sistema.
Į skaičiuoklę pridėkite tris stulpelių antraštes: pavadinimas, biuras # ir telefonas. Jei norite, į skaičiuoklę pridėkite daugiau stulpelių ir galite lengvai stebėti, pavyzdžiui, el. Pašto adresus ir fakso numerius.
Siųsti katalogą (arba nuorodą į jį, jei naudojate internetinę skaičiuoklę) savo kolegoms ir paprašykite, kad jie užpildytų savo teisingą informaciją ir atsiųstų jums. Gali būti biuro administratorius, turintis tam tikrą informaciją, kurią galite paprašyti užpildyti jums nedelsiant.
Surinkite rezultatus į vieną skaičiuoklę su visais jo pakeitimais. Dabar jūsų biure yra darbo telefonų katalogas.
Išspausdinkite telefono katalogą arba išsiųskite el. Laišką visam kitam biurui. Žr. Žemiau pateiktus patarimus, kaip lengvai platinti telefono katalogą su mažiau problemų.
Patarimai
-
Kadangi biuro telefono numeriai gana dažnai keičiasi, naudojant internetinę skaičiuoklę, pvz., „Google“ dokumentus, galite sutaupyti laiko ir pastangų. Bendrinkite telefono katalogo skaičiuoklę su visais biure esančiais asmenimis ir leiskite jiems atlikti reikiamus pakeitimus ir, kadangi katalogas yra internete, jums nereikės nerimauti dėl naujų kopijų siuntimo el.
