Reikalavimų ir koregavimo pranešimų rašymas reikalauja paruošimo ir planavimo prieš pradedant rašyti. Rašykite iš paprasto kontūro, kad galėtumėte jus organizuoti. Nuspręskite, ką norite skaitytojui daryti. Pavyzdžiui, ar norite, kad pinigai būtų grąžinti, ar norite pakeisti produktą? Ieškinio laiškas yra būdas išspręsti problemas, susijusias su padarytomis klaidomis, ir gali reikėti koreguoti. Koregavimo pranešimas yra atsakymas į pretenzijos laišką, kuris buvo pateiktas prieš jūsų verslą.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kvitai
-
Sąskaitos
Reikalavimo pranešimas
Pirmoje pastraipoje rašykite apie svarbius faktus. Pradėkite nuo problemos. Paaiškinkite, kas atsitiko ir kodėl rašote pretenzijos laišką.
Nurodykite, kodėl manote, kad jūsų pretenzija turėtų būti suteikta antroje pastraipoje. Pasakykite skaitytojui apie pretenzijos specifiką ir teisines pareigas bei teisingumą. Pavyzdžiui, produktas neveikė kaip siūloma reklama.
Pradėkite trečiąją pastraipą prašydami veiksmų. Prašykite, ko tikitės skaitytojui. Įtraukite datą, iki kurios laukiate veiksmų. Negalima grasinti, bet paaiškinkite, kokių papildomų veiksmų galite imtis, jei jūsų prašymas nebus įvykdytas. Uždarykite „Pagarbiai“ ir savo parašą virš spausdinto pavadinimo.
Koregavimo pranešimas
Pradėkite pirmą pastraipą su patvirtinimo sakiniu. Pirmiausia suteikite klientui geras naujienas ir laikykitės kliento pretenzijos.
Pradėkite antrą pastraipą, paaiškindami klaidą. Paaiškinkite problemos priežastį. Negalima priskirti kaltės. Sutelkite dėmesį į nuolatines pastangas išvengti klaidų ir sunkumų.
Trečioje pastraipoje išreiškite savo dėkingumą už kliento verslą. Atsiprašykite, jei manote, kad turite tai padaryti. Jei negalite laikytis visų prašomo koregavimo elementų, paaiškinkite, kodėl ir pridėkite reikiamą informaciją apie tai, kaip atsakysite į užklausą.
Uždarykite raidę „Nuoširdžiai“ ir atspausdinkite bei pasirašykite savo vardą.
Patikrinkite, ar jūsų laiškas yra draugiškas. Stenkitės ne skambėti arti.
Patarimai
-
Laikykite savo laiško kopiją savo įrašams.
Pateikite kaip priedus dokumentus, pvz., Sąskaitas, reklaminę medžiagą ar kvitus, kurie gali sukurti atsarginę kopiją, kurią rašote.
