Administraciniai darbuotojai niekada nesiekia šlovės ar šlovės, tačiau be jų darbo vietos yra pasmerktos neefektyvumui ir stagnacijai. Kokybės administratoriai skiriasi tuo, kaip kiti veiksmingai dirba. Jie teikia paramą ir susiduria su nesibaigiančiu scenos užduočių srautu, kuris daro bet kokią įmonės funkciją.
Kas yra administracijos padėjėjas?
Administraciniai padėjėjai užpildo įvairius vaidmenis biuro nustatymuose. Jų darbas gali būti įtrauktas į asmeninio asistento kategoriją, jei jie yra skirti vienai vykdomajai institucijai, arba jie gali būti raktas į sėkmingą, šurmuliuojančią mažą biurą, kur jie tik tvarko skambučius, dokumentus ir kitas užduotis, palaikančias visą darbo jėgą.
Dauguma administracinių padėjėjų darbo vietų yra el. Pašto tvarkymas, telefono skambučių iškėlimas arba skambučių pateikimas klientams ir kitiems darbuotojams, popieriniai darbai ir tvarkymo sistemų valdymas. Dažnai jie bus įtraukti į naujus darbuotojus. Jie gali tvarkyti biuro ar vyresniųjų vadovų terminus, susitarti ir išlaikyti kalendorių viršų. Jie dažnai susidurs su reguliariais techninės priežiūros susitikimais, pvz., Užtikrindami, kad vandens kompanija išvalytų vandens aušintuvą, ir kitus įprastinius darbus.
Ribotos administracinės padėjėjo detalės priklauso nuo įmonės ir žmonių, su kuriais jie dirba. Jei jie dirba apskaitos biure, jiems gali prireikti žinių apie apskaitos procedūras. Jei jie yra televizijos pokalbių kompanijoje, jie turės žinoti kino ir TV produkcijos lingą. Reklamos įmonei jie turės turėti pagrindines žinias apie pirkimą ir tvarkyti skelbimus bei klientus.
Administracinės padėjėjo darbo vietos gali būti puikus būdas gauti apžvalgą apie tai, ką įmonė daro, ir galima dirbti keliais į kitas darbo vietas arba pajusti, kokie vaidmenys jiems geriausiai tinka. Kita vertus, yra karjeros administracinių padėjėjų, kurie mėgsta įvairius pasiūlymus ir greitą darbo tempą.
Kas yra administracinių padėjėjų užduotys?
Galima gauti didelį administracinio asistento darbą tik su vidurinės mokyklos laipsniu, tačiau kai kurios kolegijos padeda, ypač darbui pagal vadovus. Svarbiau yra su darbu susiję įgūdžiai, pavyzdžiui, geras bendravimas raštu ir kalbant, nes dalyvauja labai daug el. Pašto ir telefono. Dažnai administratoriai turi turėti gerą taktiką ir diplomatiją, nes jiems reikės susidoroti su nepalyginamais klientais arba būti neutraliomis šalimis tarp jų darbuotojų. Tačiau visi jų bendravimo įgūdžiai bus ginčytini, jei jie nėra geri klausytojai, turintys galvą.
Kompiuteriniai įgūdžiai yra privalomi, įskaitant žinias, kaip naudoti tokias programas kaip „Microsoft Word“, „Excel“ ir „Outlook“. Duomenų įvedimas gali būti reikalaujama užduotis, ir sugebėjimas greitai įsisavinti visas programas, kurias įmonė naudoja, pvz., Duomenų bazių valdymo ar komandinio bendradarbiavimo programos, padės administratoriui atlikti savo vaidmenį.
Paprastai reikės suprasti visus pašto siuntimo aspektus ir tai gali reikšti, kaip žinoti savo kelią apie USPS, tvarkant kasdienius pašto ir darbo pašto siuntimo įrenginius, bet taip pat žinant kurjerių sistemas, pvz., „FedEx“, UPS ir netgi kaip pareikšti vietinius dviračių kurjerius.
Mažiau šlovingi administraciniai uždaviniai apima biurą gerai aprūpintomis atsargomis. Nuo popieriaus iki spausdintuvo rašalo ir rašiklių šie dalykai yra gerai veikiančio biuro tiekimo pagrindas, o tai yra administratoriaus padėjėjo domenas. Taip pat tvarkoma biuro įrangos, pvz., Kopijuoklių, kompiuterių ir kt., Priežiūra ir priežiūra. Jie nebūtinai turės išspręsti šiuos dalykus, tačiau šiek tiek problemų išsprendžiamas, o likusį laiką jie gali paskambinti į IT skyrių arba pasiekti, kad žmonės būtų suremontuoti.
Kokios savybės turi administracinį personalą?
Profesionalus elgesys ir išvaizda, kad akys, turinčios įmonės įvaizdį, šiame darbe yra labai toli, nes administraciniai padėjėjai dažnai yra įmonės „priekinis veidas“ arba pirmasis įspūdis, kurį gauna vykdomoji valdžia, nes jie dirba tuose staluose.
Organizavimas yra labai svarbus. Visų šių tvarkaraščių tvarkymas, skambučių grąžinimas, atmintinių išrašymas, skaičiuoklių atnaujinimas, tvarkymo sistemos palaikymas - šiems visiems reikia gerų organizacinių įgūdžių ir gebėjimo nuolat daugeliu dalykų. Susiję, žinoma, yra laiko valdymo įgūdžiai, nes terminai yra pastovūs, o jei sutartis išsiunčiama per vėlai arba skambutis neatvyksta nedelsiant, tai gali sukelti neįkainojamą verslo sandorių žlugimą.
Labai svarbu, kad komandinis darbas būtų labai svarbus, nes tai yra būtent tai, ką remia personalo vaidmuo, tačiau tai veikia vieni. Labai svarbu likti ant projektų viršaus ir būti savarankiškai startuojančiu asmeniu, ir tai daryti privalomoje aplinkoje su nuolatiniais pertraukimais yra privaloma. Dienos yra užpildytos skambučiais, žmonėms, kuriems reikia pagalbos, ir iššokančių užduočių, reikalaujančių neatidėliotinų sprendimų, tačiau vis dar yra vykdomi projektai, kuriuos reikia užbaigti, ir administracijos darbuotojai turi tobulėti abiejuose.
Kokie yra įgūdžių rinkiniai?
Be standartinių kasdienių įgūdžių, reikalingų sėkmingai karjerai administracinės paramos darbe, yra daug kitų įgūdžių, kurie gali atskirti vieną nuo paketo ir suteikti jiems pranašumą dėl didesnių mokėjimų, daugiau sunkių administratoriaus darbo vietų.
Dvikalbis arba daugiakalbis yra fantastiškas įgūdis. Žinodami ispanų, vokiečių, kinų, indų ar kitas kalbas, bendras nacionaliniame ar tarptautiniame versle, administratorius gali būti labai vertingas, ir šie vaidmenys dažnai mokami ir didesni.
Kai kurie kiti potencialiai vertingi įgūdžiai apima žiniasklaidos žinias, apskaitos pagrindus, įgūdžių rašyti ataskaitas ir analizuoti duomenis bei suprasti teisėtumą ir sutartis.
Galiausiai administraciniai padėjėjai turėtų ieškoti darbo jiems svarbiose karjeros srityse. Kažkas, kas mėgsta įstatymus, turėtų dirbti advokatų kontoroje, nes jiems reikia šiek tiek sužinoti apie šią profesiją, kad ten būtų veiksminga. Be to, asmuo, kuris nemėgsta vaistų, neturėtų siekti dirbti gydytojo kabinete. Kuo daugiau žino apie darbus darbo vietoje, tuo vertingesni jie tampa asistentais ir kuo didesnės jų galimybės bus skatinamos.
Ką uždirba administraciniai padėjėjai?
Administracinių padėjėjų darbo vietos labai skiriasi, o kompensacija didėja priklausomai nuo jų pareigų, jų patirties ir pagalbos, kurią jie padeda, darbo stažo. Taigi, mažo biuro administratoriaus padėjėjas uždirba mažiau nei vieną už didelį uždarbį turinčią, greitai besivystantį reklamos namų padalinį, ir jie abu uždirba mažiau nei vykdomoji administracija, dirbanti tik generaliniam direktoriui.
Pagal „Indeed.com“, kai vidutiniškai apskaičiuojamos 2018 m. Spalio mėn. $13.05 per valandą arba maždaug $28,000 kasmet. Kita vertus, „Salary.com“ praneša, kad patyręs jaunesnysis administracijos padėjėjas uždirba vidutiniškai $40,588, nuo 2018 m. rugsėjo mėn. Toje pačioje vietoje nurodomas vidutinis generalinio direktoriaus padėjėjo atlyginimas $77,913, tačiau aukščiausio lygio atlyginimai, įskaitant išmokų paketus, buvo tokie pat dideli $95,219.
Administracinių padėjėjų ateitis
Technologijos sparčiai keičiasi, todėl mūsų gyvenimas yra produktyvesnis, organizuotas ir greitesnis nei bet kada. Galima būtų manyti, kad tai kelia grėsmę būsimų administracinių padėjėjų darbo vietoms, tačiau taip nėra. Iš tiesų, tam tikrais būdais ji suteikia jiems dar daugiau galimybių.
Šiandien „virtualūs padėjėjai“ yra karjeros augimas. Gebėjimas dirbti nuotoliniu būdu ir susisiekti telefonu bei vaizdo įrašais su darbdaviais leidžia asistentams dirbti visame pasaulyje. Tai yra auganti karjeros galimybė tiems, kurie nori dirbti iš namų ar užsienyje. Kai kurie VĮ dirba tiesiogiai įmonėse, kai kurie dirba trečiosiose šalyse, o daugelis dabar dirba savarankiškai ir dirba ne visą darbo dieną dviejų ar daugiau darbdavių per savaitę. Norint būti sėkmingu VA, reikia dar daugiau savęs pradžios ir kruopštumo, nes darbas nuotoliniu būdu reiškia, kad reikia likti motyvuotas.
Tradiciniuose biuruose administraciniai padėjėjai neturi nieko baimės - jų darbo vietos ir toliau bus svarbios bet kuriai darbo vietos sėkmei. Tai, kas gali pasikeisti, yra kompiuterių įgūdžių lygis, kurio tikimasi, nes automatizavimas ir skaitmeninis pasitikėjimas toliau didės, todėl tie, kurie laikosi tendencijų ir technologijų, turės pranašumą prieš savo bendraamžius.
