Mėnesio ataskaitos yra vertingos kaip renginių ir rezultatų registras departamente ir kaip indėlis į visą verslą. Švietimo srityje jie taip pat teikia naudingos informacijos iš įvairių padalinių apie pažangą ir rezultatus. Jie yra įrašai, kuriuos galima suskirstyti į didesnius dokumentus, kad būtų galima pateikti bendrą verslo ar kolegijos vaizdą.
Parašykite įvadą apie temą, nurodydami, kodėl prašote pateikti mėnesines ataskaitas. Parodyti geras priežastis, kodėl jos reikalingos, ir indėlį, kurį jie ketina padaryti visai verslui, kolegijai ar universitetui.
Apibūdinkite naudą gavėjams, nes dauguma žmonių apie tai galvoja kaip papildomą darbą. Mėnesio ataskaita gali būti proga pagirti ir parodyti, kur viskas vyko gerai. Tai taip pat gali būti proga paminėti sritis, kuriose reikalinga parama, arba kažką reikia sekti. Tai taip pat gali būti konkretaus projekto pažangos ataskaita. Pažymėkite ataskaitų svarbą planuojant ir sutelkiant individo protą į jo ar jos padalinio pastangas.
Nurodykite metų ir terminų, kada reikės mėnesinių ataskaitų, datas. Pabrėžkite, kodėl jie turi būti laiku, nes jie paprastai prisideda prie didesnės ataskaitos ir tai gali būti atidėta, jei mėnesinės ataskaitos bus atidėtos.
Jei įmanoma, pateikite šabloną, kuriame yra pagrindiniai dalykai, kuriuos norite įtraukti į mėnesio ataskaitą. Dėl to respondentams lengviau užpildyti ir sutaupyti laiko kiekvieną mėnesį. Jei reikia, jie gali pakeisti šabloną. Arba savo laiške pateikite gaires, kurios padėtų ataskaitų rašytojams. Skirtingi skyriai teiks skirtingą informaciją, pavyzdžiui, kai kuriuos finansinius ir tam tikrus pardavimus, todėl gali prireikti įvairių šablonų. Paprašykite ataskaitos rašytojo išvardyti kategorijas atskiruose lapuose.
Kiekvieną raidės dalį padalinkite į dalis. Nurodykite priežastis, dėl kurių pirmojoje pastraipoje reikalaujama mėnesio ataskaitos. Apibūdinkite naudą gavėjams per antrąjį. Trečioje pastraipoje nurodykite datas ir terminus arba pateikite atskirą sąrašą su datomis. Ketvirtoje pastraipoje paminėkite šabloną arba gaires. Į paskutinę pastraipą įtraukite pastabą apie gavėjo pagalbą. Būkite glausti ir malonūs.
Patarimai
-
Verslo laiško rašymas reikalauja tam tikrų formalumų. Jei pradėsite laišką su kažkieno vardu, jis turėtų baigtis „Pagarbiai“. Jei pradėsite su „Dear Sir or Madam“, jis turėtų baigtis „Pagarbiai“. Žemiau sveikinimo turėtų būti nuoroda arba dalyko detalė, šiuo atveju „Mėnesio ataskaitos“.
Įspėjimas
Rašykite laišką kaip prašymą, bet būkite tvirtas, kad ataskaitos bus reikalingos kiekvieną mėnesį.
