Mažos įstaigos mokėtinos sumos yra einamosios įsipareigojimų sąskaita, kurią sudaro skolos įsipareigojimai, kurie turi būti sumokėti per ateinančius 12 mėnesių. Svarbu, kad dokumentai, patvirtinantys šiuos skolos straipsnius, būtų organizuojami taip, kad mokėjimai už šiuos įsipareigojimus būtų vykdomi laiku. Laiku sumokėjus mokėtinas sąskaitas, išlaikomas organizacijos kredito reitingas ir užtikrinami geri ir stabilūs santykiai su kreditoriais ir tiekėjais.
Sutikite gautas sąskaitas su pirkimo užsakymu ir gavimo arba paslaugų užbaigimo dokumentu. Galiojanti ir mokėtina sąskaita faktūra yra, kai buvo sukurtas patvirtintas pirkimo pavedimas ir gauti užsakymo elementai arba buvo užbaigtos paslaugos. Sukurkite aplankus pagal tiekėjo pavadinimą, kad galėtumėte išlaikyti nesuderintus pirkimo užsakymus, priimti dokumentus ir kitą patvirtinamąjį dokumentą.
Dokumentų mokėtini dokumentai pagal mokėjimo datą. Kai sąskaitos faktūros yra suderintos su patvirtinamaisiais dokumentais, patikrinkite mokėjimo datą ir nustatykite sąskaitos faktūros mokėjimo datą. Organizuokite sąskaitas faktūras aplankuose, kurie atstovauja kiekvieną mėnesio dieną. Kai nustatysite sąskaitos faktūros mokėjimo datą, pateikite ją tą dieną. Sutvarkytiems dokumentams išsaugoti galima naudoti akordeono aplanką, kuriame nėra daug vietos; kiekvienas skirtukas gali atstovauti mėnesio dieną. Jei akordeono aplankas yra per mažas, apsvarstykite galimybę naudoti kabančius failus, kurie suteikia daugiau vietos dokumentams. Kiekvienam aplankui ar failui priskirti tik mėnesio dieną; pasibaigus dabartiniam mėnesiui, galite pakartotinai naudoti šiuos failus kitam mėnesiui.
Į savo dienos tvarkaraštį įtraukite tos dienos atsiskaitymų sąskaitos peržiūrą. Jei pagal tą dieną yra pateiktos sąskaitos, išrašykite sąskaitą faktūrą ir pažymėkite ją kaip sumokėtą. Sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyta mokėjimo data, čekio numeris arba sandorio ID, jei mokama elektroniniu būdu, sumokėta suma ir asmens, kuris tvarkė mokėjimą, tapatybė.
Failas, sumokėtas už kiekvieną pardavėją ar kreditorių, yra apmokėtas. Pardavėjo faile turi būti visos apmokėtos sąskaitos faktūros nuo apskaitos arba 12 mėnesių laikotarpio pradžios. Šiame faile esantys dokumentai palaiko pardavėjui atliktus mokėjimus. Jei kyla problemų dėl mokėjimo ar pardavėjo pretenzijų mokėjimo, šis dokumentas gali suteikti paramą, kai mokėjimas buvo baigtas, ir elementai, kurie buvo sumokėti ar nemokėti.
