Rašytinės biuro procedūros padeda verslui sklandžiai ir efektyviau. Pagrindinės procedūros apibūdina biuro praktiką: procedūras, kurios jas atlieka ir ką daro. Biurai turi personalo valdymo, grynųjų pinigų indėlių, gaunamų ir išeinančių laiškų, korespondencijos ir kompensacijų gaires.
„Daily Mail“ (registratoriaus) tvarkymas
Atidarytas laiškas atidaromas, o turinys yra pažymėtas antspaudu. Patikrinimai yra patalpinami į „Įrašyti“ dėžę. Paštas yra rūšiuojamas pagal gavėją ir patalpinamas į asmens pašto dėžutę.
Jis parengia banko indėlį ir pateikia gautų čekių kopijas. Priedai yra nukirpti į čekių kopijas. Jis pateikia gautinų sumų čekius ir užstato kopijas bei priedus.
Išeinantys laiškai siunčiami paštu ir kiekvieną vakarą nusiunčiami į paštą.
Telefono procedūros
Atsakykite į telefoną trečiuoju žiedu. Standartinis pasisveikinimas yra „Labas rytas, ABC kompanija, Jonas kalba. Kaip aš galiu jums padėti?“. Atsakykite į „Tiesiog vieną akimirką“ ir užlaikykite skambintoją.
Patikrinkite, ar nėra biuro kalendoriaus. Jei nėra, pasakykite skambintojui ir paklauskite, ar kas nors gali padėti. Jei asmuo yra, praneškite skambintojui ir persiųskite skambutį. Jei linija užimta, pasakykite skambintojui ir siūlykite balso paštą arba rašytinį pranešimą.
Pranešimai apima skambinančiojo vardą, laiką ir datą, skambučio priežastį ir atgalinį numerį. Įdėkite pranešimą į gavėjo pašto lizdą.
Biuro reikmenų valdymas (sekretorius)
Standartinės prekės yra inventorizuojamos ir užsakomos kas mėnesį. Biuro kalendorius tikrinamas, ar nėra reguliaraus siuntimo ir kokių nors reikiamų reikmenų. Ji rengia biuro prekių užsakymo formą, o biuro vadybininkas jį patvirtina prieš jį pateikiant.
Jei yra nestandartinių prekių, užpildykite tiekimo prašymo formą ir pateikite sekretoriui.
„Office“ kalendoriaus išlaikymas (sekretorius)
Ji yra atsakinga už biuro kalendorių. Planuodami susitikimą, patikrinkite konfliktų kalendorių ir išsiųskite prašymą sekretoriui.
Mėnesiniai laiškai klientams, rinkodara ir reklama įrašomi į biuro kalendorių. Darbuotojai, atsakingi už šiuos darbus, gali siųsti el.
El. Pašto kelionės datos, darbuotojų nebuvimas ir atostogos sekretoriui.
Kelionių kompensacijos, čekių užklausos ir kredito kortelės
Kelionės kompensacijos tvarkomos kas savaitę. Naudokite patvirtintą kelionės formą. Įveskite išlaidų datą, išlaidų rūšį ir išlaidų priežastį. Pridėkite nuskaitytinas įplaukas už išlaidas. Jokios sumos negrąžinamos be gavimo.
Neteisingiems patikrinimams naudokite patvirtintą patikrinimo užklausos formą. Užpildykite gavėjo informaciją, būtiną datą, patikrinkite sumą ir priežasties dalis. Gauti patvirtinimą iš vadovo ar buhalterio.
Kredito kortelės tvarkomos kas mėnesį. Kiekvienam pirkimui reikalingas kvitas. Įrašykite savo pavadinimą, išlaidų priežastį ir kitą identifikacinę informaciją. Bet kokie mokesčiai be pajamų ir asmeniniai mokesčiai atimami iš darbuotojo darbo užmokesčio.
Klientų mokėjimai ir sąskaitos
Užbaigti užsakymai klientams pristatomi du kartus per dieną į A / R laivybos sekretorių ir išrašomi sąskaitoje iki darbo dienos pabaigos.
A / R gaunami dienos indėliai taikomi iki darbo dienos pabaigos.
