Palyginti su faksogramų siuntimu, el. Paštas yra patogesnis būdas gauti informaciją iš vieno taško į kitą.Tačiau jūs neturėtumėte palaipsniui atsisakyti fakso aparato kaip pagrindinės biuro priemonės. Žinoma, yra kartais užstrigo mašina, užimtas signalas ir trūkstamas puslapis, tačiau faksai yra naudingi ir turi privalumų: galima siųsti didesnius dokumentus, kai kurie žmonės juos laiko profesionalesne verslo ryšių forma, o pasirašyti parašai ant faksų yra teisėti.
Fakso viršelio lapo skiltyse „To“ ir „From“ įrašykite fakso gavėjo ir siuntėjo pavadinimą.
Įrašykite savo telefono ir fakso numerius į atitinkamą faksogramą ir telefoną Nr. laukai. Tai naudinga tuo atveju, jei gavėjas turi skambinti arba siųsti faksogramą atgal.
Įrašykite visą į faksogramą įtrauktų puslapių skaičių, įskaitant viršelio lapą „Iš viso“. puslapių arba viršelio puslapio Nr. Tai nurodo gavėjui, kiek puslapių jie turėtų gauti faksogramoje.
Uždėkite lapo RE skyriuje vieną ar tris žodžius, kuriuose aprašomas fakso tikslas. Prireikus nurodykite nuorodos numerį.
Užpildykite atitinkamą langelį ar apskritimą atitinkamu žodžiu, nurodydami faksogramos skubumą arba gavėjo pageidavimus.
Daugumoje faksogramų yra atsakymo aprašai, pavyzdžiui: Peržiūra (nereikia jokių veiksmų), Prašome komentuoti (reikalingas atsakymas), Skubus (nedelsiant tvarkyti), Konfidenciali (tik tam tikroms akims) arba Prašome atsakyti (reikia atsakyti).
Parašykite bet kokias papildomas pastabas ar nurodymus, kuriuos norite, kad gavėjas perskaitytų arba žinotų faksogramos viršelio lapo apačioje (komentarai).
Įrašykite faksogramos išsiuntimo datą lapo viršuje, peržiūrėję faksogramą ir įsitikinę, kad visos atitinkamos viršelio lapo dalys yra baigtos.
Patarimai
-
Spausdinkite aiškiai ir įskaitomai, kad įsitikintumėte, jog viršelis yra įskaitomas.
Naudokite mėlyną arba juodą rašalą, jei viršelis yra nuskaitytas arba kopijuojamas.
Įspėjimas
Venkite siųsti konfidencialią informaciją faksu. Nėra jokio būdo žinoti, kas yra kitame gale.
