Kiekviena įmonė, nepriklausomai nuo pramonės, turi administracines pareigas, kurias reikia tvarkyti, kad įmonė galėtų efektyviai veikti. Šias pareigas dažnai atlieka sekretorius, administratorius, administracijos padėjėjas, vykdomasis padėjėjas arba biuro vadovas. Mažesnėse įmonėse, kuriose tokių pareigų gali nebūti, darbuotojai turi dirbti kartu, kad užtikrintų administracinių pareigų užbaigimą.
Informacijos saugojimas
Svarbių dokumentų pateikimas atitinkamose vietose laiku yra administracinė pareiga, apimanti aplankų įdėjimo į dokumentų spintas arba dokumentus dokumentų dokumentų valdymo programose internete. Tikslios sistemos užtikrina, kad darbuotojai galėtų susipažinti su finansiniais įrašais, klientų įrašais ir tyrimais.
Informacijos paieška
Informacijos tyrimas klientams, vadovams ir kolegoms internete, biurų registravimo sistemose ar knygose yra esminė administracinė pareiga, padedanti įmonėms gauti informaciją, reikalingą projektams pradėti ir baigti. Ši informacija dažnai rengiama, apibendrinama, platinama reikalingiems asmenims ir pateikiama ataskaitoje arba skaičiuoklėje.
Atsakantys telefonai
Nesvarbu, ar turite reklamos agentūrą ar skalbyklą, klientai išklausys klausimus apie produktus ir paslaugas, darbo valandas, informacijos prašymus arba klausimus apie kainas. Atsakymas į šiuos skambučius ir klientų poreikių tenkinimas yra administracinė pareiga, galinti paveikti korporacijos sėkmę ar nesėkmę. Neefektyvus bendravimas su potencialiais klientais gali palikti blogą organizacijos įspūdį. Svarbu, kad asmuo, atliekantis šią administracinę pareigą, būtų malonus, mandagus ir gerai informuotas apie įmonę.
Sveikinimų lankytojai
Kai lankytojas įeina į biurą, registratorius ar sekretorius paprastai sėdi prie durų pasakyti „sveikas“, sveikina lankytoją į darbo vietą, padeda atsakyti į klausimus ir nukreipia jį į atitinkamą asmenį, biurą ar skyrių. Nesvarbu, ar tai pristatymo asmuo, atsisakantis pakuotės, ar klientas, atvykęs į numatytą paskyrimą, sveikinimo lankytojai yra esminė administracinė pareiga.
Įrangos ir reikmenų pirkimas
Tiekimo patalpų ir spintų laikymas popieriuje, rašikliu ir kitais biuro reikmenimis yra administracinė pareiga. Šioms pareigoms priskirtos užduotys apima kitų darbuotojų užsakymų priėmimą, užsakymų sekimą, daiktų išsklaidymą atvykus ir sąskaitų tvarkymą, paprastai kartu su finansų komanda.
Sukurti ir tvarkyti rašytinius pranešimus
Be laiškų ir verslo laiškų kūrimo ataskaitoms, skaičiuoklėms ir duomenų bazėms kurti, administracinės pareigos taip pat apima šių rašytinių pranešimų platinimo kūrimą ir valdymą. Nesvarbu, ar šie ryšiai skirti kolegoms darbuotojams ar klientams, užduotys atliekamos naudojant teksto apdorojimo ir skaičiuoklės programas, kad būtų sukurti profesionalūs, glausti dokumentai.
Susitikimo rengimas
Konferencijų salių ir posėdžių salių įrengimas, maitinimo paslaugų teikimas, garso ir vaizdo įrangos užsakymas ir įrengimas bei darbotvarkių rengimas priklauso administracinių pareigų kategorijai. Šios pagrindinės pareigos yra būtinos, kai įmonės vykdo konferencijas ar klientų susitikimus biure ar ne.
