Oficialus laiškas direktorių valdybai gali būti bauginantis procesas. Tai yra jūsų galimybė gauti savo mintis, kurias girdi atsakingi asmenys, todėl svarbu sekti oficialų procesą. Tačiau nėra jokios prasmės, kad formatavimas būtų teisingas, jei turinio trūksta arba laiškas turi gramatinių klaidų.
Prieš pradedant laišką valdybai
Atsižvelgiant į direktorių valdybą, žinokite, ką norite pasakyti. Kas yra jūsų motyvacija? Ką norite pasiekti? Skundo laiške reikia visiškai kitokios taktikos, pavyzdžiui, laiško, kuriuo siekiama finansuoti projektą.
Skirkite laiko, kad padarytumėte keletą pastabų. Užsirašykite, ką pasakyti ir kodėl jums tai svarbu. Pastarasis negali jį padaryti į laišką, tačiau jis gali padėti jums susikoncentruoti ir rūšiuoti. Ar yra kokių nors dokumentų, kuriuos reikia nurodyti, įrodymus ar statistiką, kurią norite bendrinti? Paruoškite juos ir atkreipkite dėmesį, kodėl jie yra svarbūs.
Laiško parengimas
Pirmiausia surinkite savo pastabas. Koks yra didžiausias dalykas, kodėl rašote? Kokie elementai palaiko šį tašką? Įdėkite juos į tvarką. Iš esmės tai yra jūsų kontūras, todėl dabar jūs gerai einate.
Daugelis žmonių kovoja su laiško pradžia, manydami, kad jie turi būti išmintingi, tačiau aiškūs yra svarbesni. Pasakykite viską, ką reikia pasakyti, tada tobulinkite ir sugriežtinkite jį redaguodami. Norėdami pradėti, kreipkitės į jį „Gerbiamas pirmininkas Smithas ir valdybos nariai“, tada atidarykite „Aš rašau…“, tada nurodykite savo pagrindinę rašymo priežastį.
Laikykitės atidarymo su pagrindiniu palaikymo tašku ir parašykite porą glaustų pastraipų, kuriose pateikiami visi anksčiau minėti klausimai.
Atminkite, kad tai yra verslas, ir šie žmonės turi daug savo plokštelės. Nebūkite žydi, nepalankūs ar ilgai apgailėtini. Pasiekite tašką, būkite mandagūs apie tai ir pagarbiai pasirašykite.
Redagavimo svarba
Iš tiesų direktorių valdybos rašymas nėra labai skirtingas nuo bet kokio oficialaus verslo laiško rašymo, išskyrus tai, kad jis skirtas žmonių grupei ir jis gali jaustis daugiau, priklausomai nuo to, kodėl rašote.
Dauguma žmonių pernelyg pabrėžia stresą, kai svarbiausia dalis yra redagavimas. Visada užsirašykite po to, kai parašėte kažką, taigi jūsų galvutė išvalo ir grįžta su šviežiomis akimis.
Paimkite bent tris redagavimo leidimus. Ieškokite gramatikos klaidų, nereikalingų žodžių ir pernelyg atsitiktinio tono. Žmonės dažnai klaidingai supranta, kad yra grubūs, bet glaustai rašyti yra stipri ir iki šiol abiejų savybių, kurios gerai veikia verslo korespondencijoje.
Vis dėlto būkite pagarbūs ir šiek tiek deferentiški, bet neužklijuokite ir nedėkite nieko per storai.
Žinokite savo tikslą
Kaip minėta, svarbu žinoti, kodėl rašote. Gali būti, kad trys labiausiai paplitusios raidės, kurias turėsite parašyti, yra prašyti ko nors, atsistatydinti arba priimti galimybę.
Atsistatydinimas: Atsistatydinus iš įmonės, projekto ar net valdybos, nurodykite, kad dėkojate, kad turite galimybę. Paaiškinkite, pageidautina, vieną sakinį, kodėl atsistatydinti - dėl asmeninių priežasčių, kad ištirtumėte naują galimybę, nes trokštate pakeitimo - nesidalijus informacija. Laikykite trumpą ir profesionalų. Jei galite, pasiūlykite, jei reikia, ateityje.
Priėmimas: Tai gali būti vienintelė dalis, po kurios pateikiamas padėkos pareiškimas. Pasakykite, kad didžiuojasi, kad sutinkate su galimybe, ir jūs tikimės prisidėti ir dėkojate už valdybos tikėjimą. Nenaudokite projektų ar ketinimų; tai kokios sutartys yra.
Prašymas: Iš karto nurodykite, ko prašote. Paaiškink kodėl. Jei turite patvirtinamųjų įrodymų, kodėl prašymas galioja, tada trumpai užfiksuokite tai. Venkite pažadų dėl rezultatų ar rezultatų, nes jie turėtų būti nurodyti tik sutartyje ar projekto tvarkaraštyje, kuriame turite derybų galimybes. Dėkojame jiems už jų svarstymą ir pasiūlą būti prieinamais, jei jie turi klausimų ar reikalingi paaiškinimai.
