Oficialaus laiško rašymas lentoje - ar tai būtų mokyklos valdyba ar tarptautinė korporacija - iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti kaip nelengvas uždavinys. Vis dėlto, suskirstymas į mažus, valdomus veiksmus, yra daug lengvesnis procesas, nei tikėtasi iš pradžių. Oficialus laiškas valdybai atitinka visas verslo laiško taisykles. Svarbu, kad jūsų laiškas būtų trumpas ir taškas. Oficialus laiškas neturėtų būti ilgesnis už puslapį, taigi, jei jūsų laiškas viršija tai, laikykite redagavimą tol, kol jį nuvyksite į pagrindinius faktus.
Užrašykite dalykų, kuriuos ketinate įtraukti į savo laišką, sąrašą. Pavyzdžiui, jei rašote valdybai prašyti pinigų klasės kelionei, nurodykite, kurie studentai bus įtraukti ir kur ir kada tai įvyks.
Oficialaus laiško formatas yra toks: grąžinimo adresas, data, vidaus adresas, sveikinimas, laiškas ir uždarymas. Vieno colio paraštės turi būti paliktos visuose keturiuose puslapio šonuose.
Naudokite bloko formatą ir pradėkite visą tekstą kairėje puslapio pusėje. Palikite vieną tuščią eilutę tarp kiekvienos laiško dalies į lentą.
Jei įmanoma, rašykite ant blankų. Tačiau jei neturite blankų, įveskite savo adresą viršutiniame kairiajame kampe. Įveskite tuščią eilutę ir įveskite datą.
Įveskite lentos vidinį adresą, tą patį adresą, kuris yra ant voko, nes tai atskiria verslo laiškus nuo draugiškų. Be vidinio adreso žmonės gali būti supainioti dėl to, kam jis skirtas.
Įveskite sveikinimą. Šiuo atveju tai būtų „Gerb. Pirmininkas Jones ir Pasaulio amatų tarybos nariai“. Kita galimybė - „Gerbiami Pasaulio amatų tarybos nariai“,
Eikite tiesiai į tašką. Nesivarginkite, kad norėtumėte žmonių malonios dienos ar pasiteirauti apie jų sveikatą. „Rašau į lentą“ reiškia, kad tai reiškia verslą.
Laiške valdybai išlaikykite oficialią verslui būdingą toną. Nepalikite asmeninių klausimų ir laikykitės faktų.
Laikykite savo pastraipas ir sakinius trumpai ir nepamirškite pradėti naują pastraipą, kai pakeisite savo laiško idėjas lentoje. Venkite žodinių sakinių ir nenaudokite didelio žodžio, kai darysite mažą.
Uždarykite raštą lentoje su „Pagarbiai“ ir atkreipkite dėmesį, kad po jo seka kablelis. Kitas priimtinas oficialus uždarymas yra „Pagarbiai“.
Palikite tris ar keturias eilutes parašui, tada įveskite savo vardą. Jei kopijuojate laišką kitiems, pridėkite „Cc“ ir įrašykite jų pavadinimus.
Tegul jūsų laiškas lentai sėdi 24 valandas ir tada ištaiso visas gramatikos ar rašymo klaidas. Perskaitykite garsų laišką ir įvertinkite jį formalaus tono ir turinio atžvilgiu. Atitinkamai redaguokite.
