Ataskaita apie jūsų organizacijos gautą dotaciją yra svarbus ryšys tarp stipendijos gavėjo ir dotacijos gavėjo. Dotacijų ataskaitose pateikiama informacija apie pradinėje dotacijos paraiškoje pateiktą veiklą, naujus faktus, spąstus, sėkmę ir finansinius rezultatus. Būdama sąžininga, aiški ir artėjanti dotacijos ataskaitoje, padedančioji institucija gali įvertinti savo poveikį ir išmokti iš jūsų organizacijos patirties. Svarbu pranešti apie konkrečius rezultatus ir veiklą, pasiūlytą pirminiame dotacijos pasiūlyme. Dotacijų ataskaitose paprastai pateikiamas motyvacinis laiškas, viršelio lapas, pasakojimas ir finansinis skyrius.
Surinkite informaciją ir deleguokite užduotis
Kai pradėsite rašyti dotacijos ataskaitą, norite būti aiškus, kokią specifiką pasiūlėte pasiūlyme dėl dotacijos, ir gerai susipažinkite su projektu, finansuojamu pagal šią dotaciją. Žr. Dotacijos pasiūlymą ir dotacijos skyrimo laišką.
Gerai prieš pranešimo pateikimo terminą, pasitelkkite atitinkamų padalinių vadovų pagalbą, kurią reikia užpildyti. Pavyzdžiui, pasikonsultuokite su finansinėmis ir finansinėmis ataskaitomis, programos darbuotojais už lauko ataskaitas, vykdantysis direktorius parašui ir ryšiams už nuotraukas.
Surinkite įvairias medžiagas ir laikykite jas pirštų galiukais, kai juos visus kartu įtraukiate į ataskaitą.
Parašykite viršelį ir naršymo skyrių
Pirmajame skyriuje pateikiamas viršelis ir prašoma pateikti pagrindinę kontaktinę informaciją ir duomenis, kurie susietų jūsų subsidijos ataskaitą su pradiniu pasiūlymu. Šiame skyriuje pateikiamas jūsų organizacijos juridinis pavadinimas, dotacijoje aprašyto projekto data, jūsų vykdomojo direktoriaus ar organizacijos vadovo vardas, kontaktinio asmens, labiausiai susipažinusio su finansuojamu projektu, pavadinimas ir dotacijos ataskaita. Taip pat įtraukite visą pašto adresą, telefono ir fakso numerius, el. Pašto adresą, projekto pavadinimą, dotacijos sumą, dotacijos ID numerį ir dotacijos paskirtį. Įsitikinkite, kad visa ši informacija atitinka tai, kas pateikta pradinėje paraiškoje gauti dotaciją ir prizą. Ataskaitos poraštėje įrašykite ataskaitos leidimo ID numerį ir puslapio numerį.
Naratyviniame skyriuje paaiškinkite, kaip projekto finansavimas padarė įtaką jūsų bendruomenei ar žmonių, kuriuos padėjote, gyvenime. Jūs galite pateikti kiekybinius duomenis ir statistiką, pvz., Baigimo kursus, pajamų lygius ar klases. Taip pat galite pateikti kokybinius duomenis, pvz., Apklausas, interviu ar istorijas apie asmenis ar šeimas, kurios naudojosi jūsų paslaugomis.
Pasakykite dotacijos gavėjui, jei dėl dotacijos radote ką nors naujo. Išsiaiškinkite, ar įvyko kažkas netikėto, gero ar blogo.
Pasakykite dotacijos gavėjui, jei dirbote bendradarbiaudami su kitomis organizacijomis ir kaip jis paveikė projektą. Tai svarbu, nes dotacijų teikėjai vertina bendradarbiavimą tarp organizacijų.
Pasidalinkite su projektu įgyta patirtimi. Išsamiai aprašykite visus jūsų projekto metu iškilusius iššūkius ir jų įveikimo būdus. Jei tai padarysite gerai, jūs gausite daug pagarbos iš dotacijos gavėjo. Jie vertina tai, kad pelno nesiekiančios organizacijos sako, kad tai prieštarauja cukraus padengimui.
Leiskite dotatoriui žinoti, kokie ateities planai yra projektui. Įtraukite finansavimo šaltinius, jei projektas bus tęsiamas. Paaiškinkite, kaip galėtumėte pakeisti projektą, atsižvelgiant į naujas pamokas.
Dėkojame dotatoriui už dosnumą investuojant į jūsų projektą. Išreikšk savo padėką. Pridėkite bet kokių papildomų atitinkamų pastabų.
Įtraukti finansus
Dotacijos gavėjas gali paprašyti konkrečių finansinių ataskaitų, pavyzdžiui, pajamų, pinigų srautų ir balanso. Pateikite prašomus projekto metų pareiškimus. Paaiškinkite bet kokius ekstremalius finansinės sveikatos pokyčius nuo to momento, kai gausite stipendiją iki ataskaitos. Tai geriau, kad nurodytumėte jį ir turite gerą paaiškinimą, nei norėdami, kad dotacijos gavėjas atrastų pats. Būkite iš anksto.
Pateikite išsamią ataskaitą apie lėšas, skirtas dotacijoms, skirtoms konkretiems projektams. Šiame skyriuje pateikiami duomenys turėtų tiesiogiai atitikti jūsų biudžetą dotacijos pasiūlyme.
Jei turite netikėtų išlaidų, įtraukite jas į ataskaitą ir nustatykite jas kaip tokias. Šias išlaidas taip pat paaiškinkite subsidijų ataskaitos aprašomojoje dalyje.
Pateikti ataskaitą
Įtraukite trumpą motyvacinį laišką, kuriame išsamiai aprašomas ataskaitos turinys, kuriame turėtų būti nurodytas jūsų apdovanojimo ID numeris. Laiškas turėtų būti siunčiamas iš organizacijos vykdomojo direktoriaus ar prezidento į jo ekvivalentą dotacijos institucijoje. Laiške dar kartą turėtų padėkoti donorui. Jūs niekada tikrai negalite padėkoti.
Redaguokite dotacijos pasakojimą, naudodami vieną kitą kolegą. Gaukite galutinį finansinės paramos pasirašymą. Redaguodami įsitikinkite, kad ataskaitos šriftas ir tonas yra nuoseklūs.
Pridėkite apklausas, grafikus, žemėlapius, statistiką ar surinktą informaciją savo projektui įvertinti. Apibendrintumėte svarbiausius aspektus pasakojimų skyriuje, tačiau jie turėtų būti pateikiami nuoroda. Pateikite visus duomenis kiek įmanoma trumpiau.
Naudokite reklaminius priedus taupiai. Grantmakers yra labai užsiėmę ir tiesiog neturi laiko nuvilti, nors kiekvienas iš jūsų renginių skrajutių, nuotraukų ir pranešimai spaudai. Pasirinkite geriausius du ar tris paveikslėlius, paskelbtą ar išleistą žiniasklaidos dalį ir galbūt jūsų organizacijos naujienlaiškį. Jei pasirinksite pridėti papildomą medžiagą, įsitikinkite, kad jis padeda jūsų bylai ir yra tiesiogiai susijęs su projektu.
Gauti savo organizacijos įgaliotojo atstovo parašą - galbūt tas pats asmuo, pasirašęs dotacijos paraišką.
Pateikite laiku
Siųskite dotacijos ataskaitą laikmenoje ir režime, diktuotame apdovanojimo laiške. Dotacijos institucija gali paprašyti elektroninio pašto, turėti internetinį portalą arba pageidauti, kad trys USPS paštu siunčiamos kopijos. Visada saugiausia dvigubai patikrinti.
Patvirtinkite gavimą. Jei negaunate automatinio patvirtinimo, galite susisiekti su atitinkamu darbuotoju, atsakingu už stipendijų skyrimo instituciją, kad patvirtintumėte savo dotacijos ataskaitą.
Išsaugokite savo įrašų kopiją. Tiesiog, jei kas nors atsitiks su jūsų dotacijos ataskaitos pristatymu, turite būti pasirengę pateikti kitą kopiją dotacijos gavėjui.
