„Noriu, kad pirmoji rytą pirmiausia praneščiau apie mano stalą!“ nesėkmingas bosas šaukia į savo sukrėtimą pavaldžius filmus, televizijos laidas, knygas ir tikriausiai daugiau nei kelias realią verslo aplinką. Sveikindami jį kaip progą parodyti savo darbą, užuot gailėdami pranešimo sudarymo idėjos, būtinai pasidžiaukite. Verslo ataskaitos yra gyvybiškai svarbūs dokumentai, nes jie dažnai ir sudėtingai paaiškina sudėtingus dalykus, problemas ar tyrimus. Ataskaitos skiria dėmesį, nes jie yra oficialūs. Ir kadangi rašote ataskaitą, turite nuspręsti, ką įdėti į jį.
Kas yra verslo ataskaita?
Apčiuopiamas dokumentas. Businessdictionary.com apibrėžia a ataskaitą „dokumentas, turintis informaciją, sukurtą pasakojimo, grafikos ar lentelės forma, parengtas ad hoc, periodiškai, pasikartojant, reguliariai arba pagal reikalaujamą pagrindą.“
Tai, kad verslo ataskaita yra dokumentas, tik pabrėžia jo svarbą. Nors galite dalyvauti susitikimo darbotvarkėje, kad galėtumėte pateikti ataskaitą apie turtą, įgytą per ketvirtį, pristatymo metu ir po jo, verslo ataskaitą turėsite nurodyti, ir jūs taip pat galite platinti kopiją tiems, kurie dalyvauja. Prisiminkite baimės knygų ataskaitas, kurias turėjote daryti mokykloje? Knygos skaitymas buvo pirmasis žingsnis, tada jums teko parašyti, ką skaityti. Kartais netgi turėjote pateikti savo ataskaitą visai klasei. Tačiau, kad padėtų jums, jūs turėjote apčiuopiamą ataskaitą, nurodydami. Štai kaip svarbu ataskaita.
Laiko momentinė nuotrauka. Verslo ataskaita - tai faktų ir statistikos apie konkretų verslo aspektą rinkinys. Paprastai tai yra momentinis momentas, apie kurį pranešama tam tikru laikotarpiu. Pavyzdžiui, metinėje ataskaitoje aptariami svarbūs finansiniai duomenys ir įvykiai, kuriuose pateikiama finansinė ataskaita tais metais, o ketvirčio ataskaita apima tam tikrą metų ketvirtį.
Dauguma ataskaitų, neatsižvelgiant į jų tipą ar paskirtį, apima tam tikrą laikotarpį. Finansinės ataskaitos apima tam tikrą laikotarpį. Įmonės finansai skiriasi nuo kiekvienų metų ir nuo mėnesio. Net ataskaita apie turimus produktus yra tiksli tik tam tikram laiko langui, nes įvedami nauji produktai ir nebenaudojami senesni.
Oficialus arba neoficialus. Priklausomai nuo jo tikslo ir kas jį matys, ataskaita gali būti oficiali arba neformali. Oficialūs pranešimai yra tie, kuriuos peržiūrės ir peržiūrės viršininkai, vadovybė, klientai, potencialūs klientai ar investuotojai ar net visuomenė. Kaip ir visos ataskaitos, jos turėtų būti gerai parašytos ir pateiktos be klaidų ar rašybos klaidų, lengvai suprantamos ir tikslios.
Neformalūs pranešimai yra ne mažiau svarbūs. Darbuotojams, kurie turi užpildyti savo išlaidų ataskaitas, jie turi didelę reikšmę. Paprastai neoficialiose ataskaitose yra aprašymai, datos ir dolerio sumos, įrašytos į įmonės formą. Jei darbuotojai išsamiai ir laiku nepateikia ataskaitos, jie negali būti kompensuojami už lėktuvų bilietus, taksi ir kliento patiekalus, kuriuos jie sumokėjo už savo paskutinę verslo kelionę.
Ataskaitos pagal kitus pavadinimus. Daugelis, jei ne dauguma, verslo ataskaitų netgi vadinami ataskaitomis. Jie gali būti pareiškimai, pavyzdžiui, pelno (nuostolio) ataskaita arba kitos finansinės ataskaitos, pvz., Balansai. Arba jie gali būti biudžeto apžvalgos arba pardavimo projekcijos.
Verslo ataskaitų naudojimo priežastys
Siekiant parengti puikų pranešimą, jis padeda suprasti, kokia ataskaita bus naudojama.
Apibendrinkite. Ataskaitos padeda aiškiai ir suprantamai paaiškinti sudėtingą idėją, procesą ar įmonės finansinę būklę. Mėnesio sukaupti duomenys arba metų tyrimai gali būti apibendrinti trumpoje ataskaitoje. Žinoma, gali būti, kad tyrime nebuvo atskleista kiekviena detalė, tačiau ataskaitoje skaitytojams bus pateikta glausta tyrimų ar duomenų santrauka.
Supaprastinti. Žmonės, kurie peržiūrės jūsų ataskaitą, gali neturėti laiko, noro ar įgūdžių vertinti visus duomenis ir tyrimus, kurie yra už jo. Bet kokiu atveju jie turi savo darbą. Jūsų ataskaita suteikia jiems tai, ką jiems reikia žinoti.
Išaiškinkite. Jei 10 žmonių būtų perskaitę ir peržiūrėję visus surinktus duomenis ir tyrimų rezultatus, jie pasiektų įvairias išvadas. Ataskaitoje užtikrinama, kad jie visi veikia tuo pačiu požiūriu, nes pateikiate jiems visus tuos pačius duomenis.
Įtikinkite. Pasakykite, kad jūsų įmonė nori įtikinti investuotojus pritraukti kapitalą naujai idėjai finansuoti. Jūsų ataskaita bus įtraukta į verslo planą, kuris bus bendrinamas su investuotojais. Kitos asocijuotosios įmonės parengs įmonės pelno ir nuostolių ataskaitą ir kitas finansinės būklės ataskaitas, tačiau jūsų ataskaita bus pardavimo projekcija, kurioje bus apibūdinta, kur bendrovė mano, kad nepanaudotos rinkos yra, ir pardavimai, kuriuos jie galėtų gauti. Finansinės ataskaitos yra svarbios, tačiau jūsų pranešimas yra tas, kuris galėtų įtikinti investuotojus į tvorą atvykti į laivą, ar ne.
Įrodyti tašką. Verslo ataskaitos dažnai naudojamos tuomet, kai reikia priimti griežtus sprendimus, pavyzdžiui, mažinti, o tai gali reikšti atleidimus. Niekas nenori eiti šia kryptimi, bet, kai ataskaita yra priešais juos, parodydama nuolatinį pelno mažėjimą, palyginti su tokiomis išlaidomis kaip atlyginimai, aišku, ką reikia padaryti. Arba, teigiamai, ataskaitos gali parodyti, ar įmonė gali išplėsti į įdomias naujas kryptis.
Išspręsti problemą. Jūs dalyvavote susitikimuose, kur diskusijos apie problemą vyksta aplink ir aplink, nesulaukus perspektyvaus sprendimo. Tačiau, jei bendrinate ataskaitas dideliame projekcijos ekrane, visi tuo pačiu metu žiūri į tą pačią problemą. Žiūrint apčiuopiamą dokumentą, kuriame pateikiamos lentelės ir grafikai, rodančios, kur situacija tikrai yra, kiekvienas gali kartu analizuoti tą pačią medžiagą ir kartu rasti sprendimą.
Verslo ataskaitų tipai
Yra begalinis verslo ataskaitų, kurias galima parašyti, skaičius, ypač todėl, kad taip pat galite parašyti savo individualų pranešimą ir pavadinimą. Tačiau apskritai verslo ataskaitos skirstomos į keturias kategorijas: aiškinamąsias, analitines, pažangos ir teisines. Žinoma, jie gali ir persidengia. Pavyzdžiui, pažangos ataskaita gali būti aiški. Tačiau jos pagrindinis tikslas yra pateikti naujausią informaciją apie situaciją.
Aiškinamosios ataskaitos. Kai kurios verslo ataskaitos yra parašytos paaiškinti situaciją ar temą, kad kiekvienas galėtų tai suprasti. Pavyzdžiui, galite parašyti aiškinamąjį pranešimą, kad paaiškintumėte atliktus tyrimus. Jei pateikiate tik lentelę, kurioje bus pateikti jūsų tyrimų rezultatai, jūs, žinoma, bus užleistas klausimų apie tyrimo priežastis, metodiką, imties dydžius ir kt. Taigi, vietoj tik rezultatų lentelės, turėtumėte pradėti trumpai nurodyti priežastį, dėl kurios atlikote mokslinius tyrimus ir apie tai, kaip jūs jį vykdėte, pvz., Naudodami telefoninius ar išsiųstus tyrimus, stebint duomenis per tam tikrą laikotarpį ar bet kokią metodiką. Toliau paaiškinkite savo tyrimų rezultatus naudodami lentelę, diagramą ar kitą metodą, kuris leidžia rezultatus aiškinti. Tada apibendrinkite išvadas keliais sakiniais.
Analitinės ataskaitos . Ši ataskaita pateikia analizę, galbūt lyginant dvi situacijas ar galimybes. Užuot tik aiškindamas, analitinė ataskaita atlieka bent jau dalį skaitytojo išvadų analizės. Analitinėje ataskaitoje galite naudoti vaizdus, kad galėtumėte parodyti savo taškus, pvz., Diagramas ar duomenų lenteles.
Pažangos ataskaitos. Kaip ir mokyklų ataskaitų kortelės, pažangos ataskaitos rodo, kaip viskas vyksta dabar. Jie nėra pagrįsti tyrimų ar analizės kalnuose; jie yra atnaujinti žmonėms, kuriems jų reikia. Metinės ataskaitos, finansinės ataskaitos, pvz., Pajamų ataskaitos, ir kitos ataskaitos, kurios yra momentinės momentinės nuotraukos, yra pažangos ataskaitos.
Teisinės ataskaitos. Bet kokia ataskaita, kurią pagal įstatymą bendrovė turi rengti ir siųsti, rinkti ar siųsti kitam subjektui, yra teisinio pranešimo rūšis. Taip pat kartais užbaigiamos teisinės ataskaitos, siekiant apsaugoti įmonę nuo galimų ieškinių ar kitų teisinių problemų. Jei ataskaita rengiama mokesčių tikslais arba reikalaujama Vertybinių popierių ir biržos komisijos, teismo ar kito oficialaus subjekto, ji priklauso teisinei kategorijai.
Bendrų ataskaitų rašymo pavyzdys
Pagal Purdue universiteto „Online Writing Lab“ (OWL), dauguma verslo ataskaitų neturi universalaus formato. Patikrinkite, ar jūsų įmonė turi pageidaujamą ataskaitos formatą. Jei ne, galite laisvai pasiruošti bet kokiu būdu. Tačiau „OWL“ turi pasiūlymų, kurie gali padėti jums įsitikinti, kad jūs padengiate visas bazes ir rašote geriausią ataskaitą.
- Laikykite jį trumpai.
- Žinokite savo auditoriją ir parašykite jiems.
- Naudokite antraštes ir paryškinkite svarbius dalykus.
- Pirmiausia įdėkite svarbiausius rezultatus, argumentus ar punktus.
- Nuspręskite, ar įtraukti savo išvadas, ar palikti jas skaitytojams.
Jūsų ataskaitos turinys priklausys nuo jo tikslo ir auditorijos. Dėl vidinės ataskaitos auditorija jau žino apie įmonę, taigi jums nereikia užpildyti šių duomenų. Tačiau vieša ataskaita, arba viena su keliomis auditorijomis, turėtų naudos iš tam tikros pagrindinės informacijos apie įmonę.
Pavadinimas / titulinis puslapis. Kiekvienai ataskaitai reikia aiškaus pavadinimo, kuriame paaiškinama, ką ji atskleis. Tai nėra vieta, kur būti protinga; skaidrumas. Trumpam ar neoficialiam pranešimui bus atliktas paprastas pavadinimas puslapio viršuje, po kurio nurodomos datos. Pavyzdžiui:
Pajamų ir išlaidų suvestinė, 2018 m
Formalioms ataskaitoms reikia pavadinimo puslapio, kuriame yra pavadinimas, data ir autorius, pavyzdžiui:
Pajamų ir išlaidų santrauka
2018 m. Pirmąjį ketvirtį
Parengta
(tavo vardas)
Jei ataskaita rengiama konkrečiam asmeniui ar grupei, pridėkite, kad po savo vardo, pavyzdžiui:
Dėl
XYZ Company, Inc.
Įvadas. Pradėkite nuo trumpos istorijos arba atitinkamos pagrindinės informacijos apie įmonę, jei manote, kad tai reikalinga. Tada trumpai paaiškinkite, kodėl parengtas šis pranešimas. Jei ataskaitoje pateikiami tyrimų rezultatai, trumpai paaiškinkite tyrimo metodiką. Trumpam pranešimui tai turėtų būti keli sakiniai. Į oficialų pranešimą gali būti įtrauktas visas puslapis. Kai kurios oficialios ataskaitos prasideda santrauka, kurioje pateikiama ataskaitos apžvalga arba santrauka, kad, jei tai yra kas nors skaito, jie vis tiek supras pranešimą.
Turinys. Ilgoje ataskaitoje pateikite sąrašus ir vaizdus su puslapių numeriais.
Ataskaitos kūnas. Čia pateikiami duomenys, pagrindinė ar svarbiausia jūsų ataskaitos informacija. Įtraukite vaizdus, pvz., Diagramas, diagramas, lenteles ar grafikus, o ne tik tekstą. Vizualai parodo žmonėms, ką norite, kad jie žinotų, ir jie yra interaktyvūs, todėl jūsų skaitytojų dėmesys. Lentelės, grafikai ir kiti vizualūs pagrindiniai dokumentai yra „įrodymas“, apie ką pranešate. Visada pirmiausia pradėkite nuo svarbiausių duomenų.
Rezultatai. Šis skyrius yra neprivalomas ir priklauso nuo jūsų skaitytojų.Ar norite jiems papasakoti, kaip interpretuoti rezultatus, arba leiskite pranešimui kalbėti už save? ****
Išvados. Formalūs pranešimai turi baigtis, apibendrinantys rezultatus, nesvarbu, ar jie buvo tikėtini, ar netikėtai, ir kaip jie turės įtakos būsimiems sprendimams.
Išimtys. Metinės ir ketvirčio ataskaitos yra pavyzdžiai, kurie gali būti labiau kūrybingi. Ypač, jei verslas pasiekia plačiąją visuomenę, pvz., Ligoninės metinę ar ketvirtinę ataskaitą, atnaujinimus galima geriausiai pasakyti įtikinamomis istorijomis apie išgelbėtas gyvybes arba darbuotojus, atliekančius naujausius metodus. Įmonės taip pat gali susieti savo pažangą, apklausdamos darbuotojus, atliekančius pažangiausius mokslinius tyrimus arba išradus naujus, įdomius produktus.
Galų gale, kaip rašote savo ataskaitą, jums priklauso. Tiesiog laikykite trumpą, saugokite savo auditoriją savo mintyse ir įtraukite informaciją, kuri aiškiai perduoda jūsų žinią. Nėra prakaito. Jūs neturėsite jo savo viršininko stalo.
