Ataskaitos rašymas yra esminis įgūdis visuose verslo lygmenyse. Aiškių, glaustų ataskaitų rašymas yra pagrindinis gebėjimas efektyviai bendrauti versle. Veiksminga, gerai parengta ataskaita gali paskatinti pardavimus, sukurti darnesnes ir geriau veikiančias komandas, supaprastinti procesus ir pagerinti finansines operacijas. Ataskaitos gali įspėti valdymą apie verslo augimo galimybes, nustatyti sritis, kuriose galima pasiekti didesnį efektyvumą, ir sukurti suderintas verslo procedūras. Kadangi ataskaitos rašymas yra labai svarbus daugumos įmonių veikimui, tai laikoma viena svarbiausių verslo komunikacijos formų.
Apsvarstymai
Pranešimo rašymas, nes jis yra tokia svarbi verslo komunikacijos dalis, turi būti gerai suplanuotas. Svarbūs aspektai yra žinoti auditoriją, kuriai rengiama ataskaita, priežastis, dėl kurių rašoma ataskaita, galutinį tikslą, kuriam skirtas pranešimas, ir konkrečius darbuotojus, kurie turi pateikti informaciją, kuri yra būtina ataskaitos užbaigimui. Labai svarbu nustatyti verslo išteklių, kurie bus įtraukti į ataskaitos rengimą, skaičių ir palyginti šių išteklių vertę su grynąja grąža, kurią tikimasi gauti rengiant ataskaitą. Jei reikia parašyti daug vertingų išteklių, tačiau ataskaitoje bus tik nedidelė nauda, tai nėra veiksmingas projektas. Reikalinga mažiau laiko užimanti verslo komunikacijos forma, pvz., Memorandumas.
Planavimas
Kai visi svarstymai bus išnagrinėti ir dokumentuoti, ataskaitos autorius - arba projekto vadovas, jei keli kūrėjai kuria ataskaitą - parengia planą. Planavimas yra būtinas efektyviam verslo komunikavimui, niekur daugiau nei ataskaitos rašyme. Išsamus ataskaitos rašymo planas apima ataskaitos sudarymo grafiką, reikalingas medžiagas, visų dalyvių sąrašą ir visus reikiamus įkainius bei medžiagas, pvz., Meno kūrinius.
Gamyba
Gamyba yra pagrindinis žingsnis visuose verslo komunikacijos projektuose. Ataskaitos rašymo metu gamyba gali užtrukti tiek dienų, kiek galima ilgiau nei kelis mėnesius, priklausomai nuo projekto apimties. Svarbu, kad planas būtų rengiamas periodiškai per ilgus ataskaitų rengimo projektus, siekiant užtikrinti, kad projektas būtų vykdomas laiku.
Peržiūra
Ataskaita paprastai peržiūrima bent rašytojas, kol jis pristatomas galutiniams gavėjams. Gera gramatika ir stilius reikalingi visai verslo komunikacijai, todėl peržiūra turėtų apimti bent jau rašybos ir skyrybos apžvalgą. Jei tai leidžia laikas, reikėtų atlikti išsamesnę turinio peržiūrą. Jei įmanoma, korektorius turėtų būti kažkas, kuris mato medžiagą iš naujo; „šviežios akys“ gali aptikti klaidų ar gramatinių problemų, kad kažkas, kuris buvo glaudžiai susijęs su ataskaitos kūrimu, gali neužimti.
Pristatymas
Ataskaitos pateikimas gali būti kelių formų: Ataskaita gali būti pateikta kaip skaidrių demonstravimas ir diskusija, spausdinama ir išsiunčiama elektroniniu paštu visiems gavėjams arba suskirstyta į kelis skyrius ir pristatoma kelioms savaitėms skirtingiems gavėjams. Gali būti pateiktas trumpesnis ilgos ataskaitos variantas, o pilna versija yra spausdinama. Pristatymo metodus lemia ataskaitos trukmė, rašytojo galimybė pateikti išvadas ir gavėjų geografinė padėtis.
