Apskaitos informacinė sistema ima visus duomenis ir duomenis iš organizacijos finansinių įrašų ir juos tvarko tvarkingai. Apskaitos informacinėje sistemoje yra trys pagrindinės funkcijos: rinkti ir apdoroti duomenis, teikti informaciją organizacijos sprendimus priimantiems asmenims ir įsitikinti, kad apskaitos personalas tiksliai registruoja informaciją ir saugo duomenis.
Kolekcija ir apdorojimas
Apskaitos informacinės sistemos surinkimo etape buhalteriai ar buhalteriai renka ir registruoja duomenis iš grynųjų pinigų pardavimo, gautinų sumų, grynųjų pinigų pirkimo, mokėtinų sumų ir darbo užmokesčio. Kompiuterizuotose sistemose programinė įranga apdoroja visus debetus ir kreditus į visą informacijos valdymo duomenų bazę.
Valdymo ataskaitos
Apskaitos personalas teikia ataskaitas organizacijos sprendimus priimantiems asmenims, pavyzdžiui, pardavimų ir rinkodaros vadovams, gamybos vadovams, finansų vadovams ir visiems departamentų vadovams. Vadovybė naudoja informaciją, gautą iš apskaitos informacinės sistemos, kad analizuotų dabartinę organizacijos veiklą ir finansinę būklę bei sudarytų planus ir nustatytų ateities tikslus. Pavyzdžiui, iš sistemos sukurtas balansas gali parodyti vadovybei, savininkams, kreditoriams ir investuotojams, kur organizacija yra finansiškai tam tikru momentu.
Tikslumas ir saugumas
Apribojant asmenų, turinčių prieigą prie sistemos, skaičių geriausiai pasiekiama trečioji apskaitos informacinės sistemos funkcija - užtikrinti, kad įmonė saugiai tvarkytų teisingus duomenis. Organizacijos vadovai turi nuspręsti, kas tai bus. Pavyzdžiui, apmokyti tarnautojai, buhalteriai ar buhalteriai reikalauja prieigos prie duomenų patikrinimo ir įvedimo į sistemą ir ataskaitų generavimo. Kiti organizacijos vidiniai ir išoriniai partneriai paprastai neturi manipuliavimo duomenimis.
Sistemų tipai ir tai, kas įtraukta
Įmonės paprastai kompiuterizuoja apskaitos informacinę sistemą visose, išskyrus mažiausias organizacijas. Kompiuterių naudotojai įveda duomenis į programines programas, kurios užbaigia skaičiavimus ir klasifikuoja ir įrašo įrašus į tinkamas kategorijas. Tuomet sistema gali generuoti įvairių tipų ataskaitas, priklausomai nuo vartotojo prašymo. Informacinėje sistemoje yra visi apskaitos ciklo etapai, o operacijos įrodantys popieriniai dokumentai, pvz., Darbo užsakymai, sąskaitos faktūros ir finansinės ataskaitos, tampa sistemos dalimi. Mažesnėse įmonėse, pvz., Operacijoje su mama ir pop, kai įvyksta nedaug sandorių, įmonė gali tvarkyti apskaitos informacinę sistemą rankiniu būdu. Vėlgi, buhalteris naudoja visą apskaitos ciklą ir iš rezultatų pateikia konstruktyvias ataskaitas.
