Kai kuriems žmonėms sunku sugriauti senus įpročius ar mokytis naujų. Tai gali būti sudėtinga darbo vietoje, jei darbuotojai ilgą laiką atlieka tą patį darbą ir yra nepatogūs dėl to, ką jie suvokia kaip sutrikimus --- ar net grėsmę --- darbo saugumui. Jų noras prisitaikyti prie pokyčių labai priklauso nuo to, kaip jiems pateikiami pakeitimai rašytinėje politikoje ir procedūrose.
Nustatyti, ar reikia keisti pakeitimą
Populiarioji aksioma rodo, kad kažkas nepažeista, nereikia tvirtinimo. Vis dėlto darbo vietoje - stagnacinė aplinka, kuri siejasi su senu būdu „tiesiog todėl, kad“ atsilieka nuo konkurencijos, jei ji neatsiliks nuo idėjų, tendencijų ir technologijų pažangos, galinčios padėti jai geriau veikti. Tai apima tokius veiksnius kaip naujausia įranga, susijungimas, užsakomųjų paslaugų teikimas ir netgi sumažinimas, siekiant geriau valdyti išteklius. Prieš siūlant naujas politikos kryptis ir procedūras, labai svarbu įvertinti, kaip jos bus tiesiogiai ir netiesiogiai naudingos bendrovei, kiek laiko užtruks, kad jos būtų visiškai integruotos į esamas operacijas ir mąstyseną, kokie bus siūlomi pakeitimai ir kokių pasekmių bus, jei bus bendrovė nieko nedaro.
Aktualumas ir dalyvavimas
Bet kokio amžiaus žmonės paprastai nepatinka, kad jiems būtų pasakyta, ką daryti, ypač jei jie mano, kad jiems liepiama kažką daryti be geros priežasties. Be to, jei jų nuomonė šiuo klausimu nebuvo paprašyta iš anksto, yra didesnė tikimybė, kad jie sukurs pasipriešinimą, nes mano, kad galios yra --- ar tėvai, sutuoktiniai ar viršininkai --- nesilaiko juos. Pavyzdžiui, jei norite, kad jūsų biuro personalas pradėtų rengti Ispanijos kalbos kursus, jie turi matyti ryšį tarp šio naujo įgūdžių rinkinio ir jų sąveikos su ispaniškai kalbančiais klientais, kurie vėliau sukurs daugiau verslo, padidins įmonės pelną dėl to atsiranda padidėjimų, premijų ir didesnių komisinių. Nors ne visuomet yra praktiška ar patartina kiekvieną naują taisyklę įtraukti į komiteto balsavimą, nuolat prašant darbuotojų atsiliepimų ir idėjų geriau leidžia vadovams numatyti savo darbuotojų reakciją į pereinamojo laikotarpio politiką ir procedūras.
Pranešimo pristatymas
Nesvarbu, ar įvedate naują biuro saugumo politiką, ar mokomąją medžiagą apie tai, kaip valdyti naują įrangą, turite ne tik nuspręsti, kaip informacija bus supakuota ir platinama, bet ir kaip bus išmatuotas jo efektyvumas. Pvz., Jei tai yra politikos pakeitimas, turite nuspręsti, ar jis bus atmintyje, perduodamas el. Paštu, ar bus prieinamas iš vidaus svetainės, kad darbuotojai reguliariai tikrintų įmonės atnaujinimus ir pranešimus. Jūsų pasirinktas metodas priklauso nuo biuro dydžio, problemos skubumo ir darbuotojų gebėjimo prisiimti atsakomybę. Jei tai yra procesinis dokumentas, turite nuspręsti, ar tai bus tik teksto, teksto su grafika ar tekstas su nuotraukomis. Jūsų pasirinktas metodas bus grindžiamas užduoties ir medžiagos sudėtingumu bei tikslinių skaitytojų intelektu. Naujos politikos ar procedūros sėkmės matavimas bus kiekybinis arba kokybinis, remiantis ketvirčio padidėjimu. Naują taisyklę taip pat galima išbandyti pagal bandomąją programą arba suskirstyti į mažesnius segmentus, palaipsniui palengvinant darbuotojus į kitą rutiną, o ne radikalius pokyčius, kurie vyksta per naktį. Pavyzdys: perėjimas prie „popieriaus biuro“ prasidėtų su darbuotojais, kurie mokosi valdyti nuskaitymo įrangą, sumažindami fiziškai pateiktų kopijų skaičių ir visiškai pašalindami failų spintas.
Pasekmės
Kai paskelbsite naują politiką, kad „atsitiktinis penktadienis“ yra atšaukiamas, kad būtų poliruotas įmonės įvaizdis, jūsų lūkesčiai yra, kad darbuotojai kitą savaitę juos matys profesionaliau. Tačiau jei jie vis dar atsiduria atsitiktinai, tai arba jų tiesiog pamiršta, kad naujoji politika įsigalėjo (kartais mokymosi kreivė gali būti lėta), arba tyčinis sprendimas jų ignoruoti. Jei jūsų rašytinėje politikoje nenurodoma, kaip naujoji taisyklė bus įgyvendinta, tai bus sunku gauti jį rimtai. Rengiant skyrių, susijusį su pasekmėmis, svarbu, kad peržiūrėtumėte kalbą su vyriausiajam įgaliotiniui ir (arba) advokatui, kad įsitikintumėte, jog (1) drausmė yra tinkama, (2) disciplina atitinka profesinių sąjungų įstatymus, (3) kalba yra aiški ir lengvai suprantama ir (4) ši disciplina yra pagrįsta ir nepažeis darbo srauto. Pavyzdžiui, darbuotojas gali pasidžiaugti, kad „kiekvienas, kuris pažeidžia penktadienio suknelę, bus nedelsiant išsiųstas į namus, kad pasikeistų“ (ypač jei išeiti iš darbo valandą ar dvi buvo būtent tai, ko jis norėjo).
