Nors visuose susitikimuose nereikia griežtai laikytis „Roberto įsakymų“, jie turi būti iš anksto suplanuoti ir laikytis nustatytų darbotvarkių. Vienas iš blogiausių dalykų, kurie gali įvykti susitikime, yra tas, kai lyderis praranda dalyvių kontrolę ir diskusijos vyksta įvairiomis kryptimis. Tokiais atvejais mažai arba nieko nevyksta, o susitikimas baigia visą laiko švaistymą ir ženklą prieš konvektorių.
Elementai, kurių jums reikės
-
Darbotvarkė
-
Popieriaus pagalvėlės
-
Pieštukai
-
Garso ir vaizdo medžiagos ir įranga
Suplanuokite konkrečią darbotvarkę, net jei bus nagrinėjamas tik vienas klausimas. Pateikite pakankamai įspėjimo visiems, kurie turi pateikti ataskaitą. Darbotvarkė visiems paaiškina priežastį, kodėl vyksta susitikimas ir galutinis tikslas. Darbotvarkė taip pat turėtų turėti laiko terminą, todėl tie, kurie lanko, žino, kaip planuoti likusį savo dieną.
Pateikite palydovams dokumentų kopijas, kurios bus svarstomos prieš kelias dienas. Paprašykite jų būti pasirengusiems kalbėti apie pranešimą ir ateiti su savo mintimis ir komentarais. Jūs nenorite, kad kas nors skaito šį dokumentą, o kiti diskutuoja.
Išplėsti vertinimą kiekvienam asmeniui, kuris prisideda prie susitikimo. Pabandykite gauti kiekvieno dalyvio indėlį ir padėkoti kiekvienam už dalyvavimą asmeniškai.
Kiekvieną iš dalyvių atsiųskite tolesnius pranešimus su svarbiausiais posėdžio klausimais. Jei tai yra oficialus susitikimas su pastabomis, kiekvienas asmuo turėtų juos persvarstyti iki kito susitikimo.
Patarimai
-
Neleiskite, kad kiekvienas susitikimas vėluotų. Vėl pavėlavęs vieną ar du kartus yra gerai, tačiau kiekvieną kartą pasirodo visiškai nepagarbus.
Įspėjimas
Jei atrodo, kad posėdis įvyks ilgiau nei dešimt minučių po to, kai bus pažymėta darbotvarkėje, balsuokite dėl to, ar tęsti ar susitikti dar kartą.
