Politikos pakeitimo raštus sunku rašyti, nes pakeitimas paprastai nepadeda klientui ar darbuotojui, net jei tai būtina. Politikos pakeitimo raidės, kaip ir bet kokios neigiamos naujienos, reikalauja kruopštaus parengimo ir svarstymo. Jei rašote raštą atidžiai, jis gali paaiškinti pakeitimo pagrindimą ir vis dar išlaikyti klientų ar darbuotojų geranoriškumą.
Naudokite savo firminius blankus. Kadangi šis laiškas yra teisinis pranešimas apie politikos pasikeitimą, jis turėtų būti oficialus ir oficialus.
Įveskite visą datą. Praleiskite eilutės erdvę.
Įveskite gavėjo vardą, pavardę, organizaciją ir adresą. Jei šis laiškas yra masinis laiškas visiems darbuotojams ar visiems klientams, galite praleisti vardą ir adresą arba naudoti teksto apdorojimo programoje esančią pašto suliejimo funkciją, kad automatiškai būtų įrašytas kiekvieno laiško pavadinimas ir adresas. Praleiskite kitą eilutės erdvę.
Įveskite „Gerb. P. Jei tai yra masinis laiškas, vietoj to naudokite bendrąjį pasveikinimą, pvz., „Gerbiamas klientas“ arba „Gerbiamasis darbuotojas“. Praleiskite kitą eilutės erdvę.
Pradėkite laišką, paaiškindami problemą, dėl kurios pasikeitė politika. Naudokite visus faktus ar statistiką, kurie padės įtikinti gavėją. Visada pirmą kartą aptarkite problemą neigiamu pranešimu - jei gavėjas supranta problemą, ji greičiausiai priims jūsų sprendimą.
Paaiškinkite politikos pokyčius konkrečioje, aiškioje kalboje. Paaiškinkite, kada įsigalios naujoji politika, pasekmės, jei politika nesilaikoma, ir bet kokios detalės, kurias darbuotojas ar klientas turės atlikti pakeitimui.
Dėkojame klientui ar darbuotojui už jos laiką ir bendradarbiavimą. Pateikite jai kontaktinę informaciją, jei ji turėtų klausimų dėl šios politikos.
Įveskite „Nuoširdžiai“ ir praleiskite tris eilutes. Įveskite visą vardą ir pavardę. Parašykite savo vardą virš jūsų įvesto vardo.
Padarykite savo įrašų kopiją ir pateikite kitą teisinio skyriaus kopiją. Siųsti originalias laiškus. Jei politikos pakeitimas yra svarbus arba atsiranda dėl įstatymo pakeitimo, išsiųskite laiškus patvirtintu laišku, kad galėtumėte užregistruoti, kada kiekvienas gavėjas gavo laišką.
Patarimai
-
Laikykite raidę trumpą ir mandagią. Negalima pernelyg paaiškinti neigiamų naujienų, kurios galėtų sukelti netikėtą spragą politikos pakeitime.
