Rašytinis laiškas su kliento skundu bus laikomas tiesioginiu jūsų įmonės ar produkto atspindžiu. Atsargus, profesionalus bendravimas gali užkirsti kelią kliento praradimui, užkirsti kelią blogam būsimam jūsų įmonės viešinimui arba netgi generuoti prestižą su būsimu klientu. Kadangi rašytinis laiškas taip pat yra „popierinis takas“, kurio negalima išsiųsti, kai jis išsiunčiamas, svarbu, kad nė viena iš pateiktų duomenų neatsirastų ateities ar papildomos įmonės atsakomybės. Geriausias profesionalus atsakymas yra mandagus, glaustas ir tiesioginis.
Elementai, kurių jums reikės
-
Kompiuteris
-
Spausdintuvas (jei siunčiamas laiškas)
-
Interneto prieiga (jei el. Laiškas)
-
Vokas
-
Antspaudas
-
Popierius
Naudokite laiško išsiuntimo datą ir visą skundo pateikėjo vardą ir adresą laiško viršuje. Jei el. Laiške ar laiško popieriuje nenaudojate įmonės logotipo, būtinai pridėkite įmonės informaciją po laiško parašo eilutės. Rašyti raštą kompiuteryje - ranka rašyti laiškai yra asmeniniai ir ne profesionalūs.
Dėkojame, kad skundo pateikėjas skyrė laiko susisiekti su jumis dėl jo nepasitenkinimo jūsų produktu ar paslauga priežasties. Būkite konkretūs, kad pakartotumėte savo nepasitenkinimą, kad jis yra aiškus, kad suprantate jo skundą.
Nurodykite savo ketinimą dirbti su skundo pareiškėju visais įmanomais būdais, kad išspręstumėte problemą ir abipusį pasitenkinimą.
Nurodykite, kad susisieksite su skundo pareiškėju, kad galėtumėte išspręsti sprendimą ir kad taip pat įvertinsite, kaip jūs ir jūsų įmonė gali užkirsti kelią nepasitenkinimo pasikartojimui.
Atsiprašome už nepatogumus ir dar kartą patvirtinkite, kad klientas nori susisiekti su jumis dėl galimo sprendimo.
Išreikšti savo ketinimą dirbti, kad išlaikytumėte kliento verslą, ir nurodykite, kaip svarbus jūsų pasitenkinimas jūsų įmone.
Palikite kelias savo asmeninio parašo eilutes (jei tai yra rašytinis laiškas) ir baigkite savo vardą, pavardę, profesinį vardą ir visą įmonės informaciją. Jei siunčiate el. Laišką, būtinai pridėkite el. Laiško temą „Dėkojame, kad susisiekėte su mumis“.
Patarimai
-
Naudokite tradicinį blokinio stiliaus raidės formatą, kuriame yra data, kliento vardas ir pavardė ir adresas, pilnas vardas ir kontaktinė informacija bei asmeninis parašas. Visada vykdykite galutinio produkto rašybos ir gramatikos patikrinimą ir, jei įmanoma, gaukite greitą korektūrą iš nepriklausomo šaltinio. Niekas neatspindi jūsų profesinio įvaizdžio, o ne laiško, kuris yra apgaulingai suformuluotas ir apgaubtas su rašybos klaidomis ar bloga gramatika.
Įspėjimas
Nepriklausomai nuo to, koks sunkus ar neprofesionalus jūsų gautas skundas, neatsakykite į abejotiną ar kaltinamąją kalbą. Jūsų rašytinis atsakymas galiausiai gali patekti į daugelio žmonių ir net potencialių klientų rankas. Net jei negalite visiškai patenkinti gauto skundo, profesionalus ir draugiškas atsakymo laiškas skirtas bendrų pastatų ir geros valios kūrimui. Jis taip pat teigiamai atspindi jus ar jūsų įmonę su bet kuriuo kitu, kuris gali matyti laišką.
