Yra keletas atvejų, kai jums gali būti paprašyta parašyti laišką kito asmens vardu. Pavyzdžiui, teisininkai tai daro reguliariai. Kitos situacijos apima rašymą žmonėms, kurie neturi įgūdžių, kad galėtų tai padaryti arba kurie yra antrosios kalbos mokiniai ir negali rašyti anglų kalba. Jūsų boso nebuvimas iš biuro gali būti dar viena priežastis, dėl kurios jis prašo parašyti laišką jo vardu. Nepriklausomai nuo to, kodėl rašote laišką kitam, formatas yra nuoseklus.
Nustatykite turinį
Pasikalbėkite su asmeniu, kuriam norite parašyti laišką. Sudarykite taškų sąrašą, kurį norite padengti, asmenį, kuriam reikia pateikti laišką, ir bet kokią kitą informaciją, kurią reikia įtraukti. Aptarkite laiško temą, kol manote, kad turite pakankamai foninės informacijos, kad ją tinkamai parašytumėte.
Naudokite raidžių ir verslo laiškų formatą
Jei įmanoma, užrašykite ant blankų, nes tai patikima jūsų korespondencijai. Jei neturite blankų, įveskite puslapio, į kurį rašote laišką, puslapio viršuje, adresą, palikite tarpą ir įrašykite datą. Pradėkite nuo sveikinimo „Gerbiamasis“, po kurio seka asmens vardas, pavardė ir kablelis. Jei, pavyzdžiui, rašote bendrovei, jis skaitys „Gerb. P. Briggs“ arba „į pirmininkaujančiojo teisėjo pareigas“, jei jis yra teisme.
Priimti verslo laiškų blokinį formatą. Visi sakiniai prasideda kairėje puslapio pusėje; pastraipos yra atskirtos eilutės erdve. Atstumas tarp uždarymo yra nuo trijų iki keturių eilučių, kad galėtumėte pasirašyti. Įveskite verslo raides, o ne rašykite.
Atpažinkite autorystę
Pripažinkite, kad rašote kito asmens vardu, jei tai tinkama, pavyzdžiui, laiške teismui. Jei tai yra laiškas, išeinantis pagal kito asmens vardą, neturite nurodyti, kad ji pati neparašė. Fizinio sužalojimo ar kalbos problemų atveju nurodykite priežastį: „Rašau Jeremy Smithers vardu, nes jis sumušė abu riešo slidinėjimus.“
Naudokite efektyvią, lengvai suprantamą kalbą
Eikite į tašką. Laiškai, nors ir kiti, turi būti trumpi ir glausti. Nurodykite priežastis, dėl kurių rašote, ir tada pradėkite naują pastraipą, skirtą jūsų palaikomosioms idėjoms. Nepamirškite pakeisti pastraipų ir palikti erdvę keisdami idėjas. Rašykite lengvai suprantama kalba. Nenaudokite didelio žodžio, kai nedidelis atliks ir išlaikys trumpus sakinius. Siekite aiškumo, o ne stengtis nustebinti savo skaitytoją savo plačiu žodynu.
Naudokite oficialų balsą
Laikykite tonas verslui. Venkite gėlių frazių ir būkite sutelkti į temą, apie kurią rašote. Nesiūlykite savo nuomonės šiuo klausimu, nebent tai yra labai gera priežastis.
Uždaryti Stiprus
Baigiamojoje dalyje apibendrinkite laiško turinį. Taip pat nurodykite veiksmą, kurį asmuo, kuriam rašote, norėjo priimti laišką. Jei gali būti sugedusio prietaiso pakeitimas arba prašymas susitikti. Naudokite uždarymo „Nuoširdžiai“ arba „Nuoširdžiai tavo“, kad atitiktų laiško verslo tonas. Tokios frazės kaip „Greitai kalbėti“ arba „Jūsų draugas“ netinka. Parašykite ir įveskite savo vardą, po kurio rašomi žodžiai „rašydami asmens vardą ir pavardę.“
Peržiūra
Palikite savo laišką vieną dieną ir tada redaguokite. Be gramatikos ir rašybos klaidų, žiūrėkite, kaip dažnai supainioti tokie žodžiai, kaip „praeities ir praeities“ arba „įtakos ir efektas“. Patikrinkite jį prieš savo pradinį sąrašą ir įsitikinkite, kad nieko nepamiršote. Įdėkite save į laiško gavėjo vietą. Perskaitykite jį garsiai ir įvertinkite, ar tai tonas ir turinys. Atitinkamai redaguokite. Peržiūrėkite laišką su asmeniu, kurio vardu rašėte. Įsitikinkite, kad nepamirštėte nieko, ką norėjo įtraukti.
