Kai vykdote verslą, yra kartų, kai turite pasakyti „ne“ klientui, pardavėjui ar asocijuotam asmeniui. Profesionaliai tai padaryti gali padėti išlaikyti gerus santykius.
Profesionalus laiško pristatymas
Parašykite savo laišką ant firminių blankų arba stacionarių ir išsiųskite laišką iš tinkamiausio jūsų organizacijos asmens. Jei yra kliento skundo numeris, pirkimo užsakymo numeris arba paskyra, į kurią norite kreiptis, įtraukite tai į savo korespondenciją.
Nurodykite savo bylą
Švinas su teigiamu užrašu, pvz., Padėkoti klientui už jo prašymą, tada gaukite teisę į tašką. Pavyzdžiui, „Dėkojame už jūsų globą ir jūsų naujausią laišką dėl XYZ modelio vaizdo kameros garantijos statuso. Po išsamių tyrimų matome, kad negalime patenkinti jūsų vaizdo kameros garantijos, kaip reikalaujama. “
Atsarginė kopija
Pateikite konkrečią priežastį, kodėl atsisakote kliento prašymo. Pavyzdžiui, nurodykite įmonės politiką, peržiūrėkite svarbiausius bylos aspektus arba kitaip apibendrinkite, kas yra jūsų sprendimo pagrindas. Prireikus įtraukite priedus, pvz., Sutarčių, garantijų ar kitų dokumentų, kurie palaiko jūsų poziciją, kopijas. Pavyzdžiui, „Kaip matysite pridedamoje garantijos sutartyje, ši pilno aptarnavimo politika galiojo pirmuosius 12 nuosavybės mėnesių. Pagal mūsų įrašus, jūs įsigijote fotoaparatą prieš trejus metus, todėl šiandieninė pretenzija buvo nepagrįsta. “
Pasiūlyti kompromisą
Kai kuriais atvejais kompromiso ar alyvuogių šakos išplėtimo nėra, tačiau, jei norite išlaikyti kliento verslą, pasiūlykite tam tikrą koncesiją, kuri padėtų sušvelninti smūgį. Pavyzdžiui, „Norėtume pasiūlyti jums 25 proc. Nuolaidą įsigyjant naują vaizdo kamerą“, arba „Uždaryta, prašome rasti $ 50 dovanų kortelę, kurią galima išpirkti bet kuriam elektronikos pirkimui mūsų parduotuvėje.“
Kiti atmetimo tipai
Vykdydami savo verslą, gali tekti atsisakyti sutarčių su pardavėjais sąlygos, atsisakyti darbuotojų prašymų dėl atostogų arba kitaip susikurti profesinę korespondenciją kitiems verslo partneriams. Laikykitės pirmiau aprašytų bendrų gairių, pritaikydami laišką konkrečiai situacijai.
Patarimai
-
Sutarties atsisakymas: „Dėkojame už galimybę atnaujinti sutartį su ABC Refuse Removal. Dėl neseniai padidėjusių mokesčių, mes nusprendėme pasinaudoti kito teikėjo paslaugomis. “
Darbuotojų prašymai: „Jūsų praėjusio gruodžio mėnesio savaitės prašymas sumokėti laiką yra atmestas, nes ši savaitė visiems darbuotojams yra išjungta dėl metų pabaigos inventoriaus.
Kolegos kvietimai: „Dėkojame už kvietimą tarnauti savo valdyboje. Deja, turiu daugybę ankstesnių profesinių įsipareigojimų, kurie trukdo man imtis naujų vaidmenų šiuo metu. “
Suvyniokite
Užpildykite savo laišką su padėkos už esamus santykius išraiška ir kvietimu toliau aptarti šį klausimą, jei reikia. Pavyzdžiui, „Dėkojame už jūsų verslą.Jei turite klausimų ar norite aptarti šį klausimą toliau, nedvejodami susisiekite su manimi. “
