Profesionalai, tokie kaip buhalteriai ir teisininkai, dažnai rašo klientams laiškus apie svarbius verslo klausimus. Bendrovė privalo laikytis tam tikrų procedūrų, kad galėtų pateikti aiškius ir efektyvius klientų laiškus. Profesionalai rašo kliento laiškus tam tikrais tikslais, tarp jų - naujo kliento priėmimas, verslo reikalo aptarimas ar patarimų teikimas. Profesionaliai parašykite kliento laišką ir lengvai skaitykite, su aiškiu tikslu, kurį skaitytojas supras.
Naudokite blankus. Dauguma profesionalių įmonių naudoja visų tipų laiškus, įskaitant ir klientams skirtus laiškus. Antraštėse yra įmonės pavadinimas, adresas ir telefono numeris.
Nurodykite laišką. Rašydami laišką klientui, parašykite jį asmeniui, nurodydami asmens vardą. Jis gali prasidėti žodžiu „Gerbiamasis“, po kurio seka asmens vardas arba žodis „Į“. Įtraukite datą laiško viršuje.
Pradėkite laišką su trumpu įvadu. Laikykite įvadą maloniu ir pokalbiu. Dėkojame klientui už jūsų įmonės naudojimą ir nurodykite laiško priežastį.
Sukurkite laiško kūną. Šioje laiško dalyje pateikiama informacija apie laiško tikslą. Jame gali būti patarimų ar kitos su klientu susijusios informacijos.
Venkite terminų, kuriuos suprastų tik jūsų konkrečios srities specialistas. Advokatai ir buhalteriai dažnai vartoja terminus, kurie būdingi savo sričiai, bet gali būti nepažįstami klientams. Pasirinkite žodžius, kurie yra aiškūs bet kuriam asmeniui, nepriklausomai nuo jų fono.
Paprašykite kliento iškviesti klausimus. Kvietimas susisiekti su įmone dėl papildomos pagalbos ir informacijos yra standartinė visų klientų laiškų dalis.
Parašykite laišką. Įtraukite savo parašą raidės apačioje ir išsiųskite dokumentą savo klientui.
