Tai atsitiko visiems bent kartą. Jūs apsipirkote arba atlikote tam tikrą paslaugą, ir jūs patyrėte siaubingą klientų patirtį. Žinoma, tikriausiai apie tai pasakysite savo draugams. Tačiau, jei norite įsitikinti, kad tai dar kartą nepasireiškia, vienas iš geriausių būdų, kaip gauti pasitenkinimą, yra parašyti kliento skundo laišką. Ne visada smagu rašyti vieną iš šių dalykų - vienintelė priežastis, dėl kurios jūs darote tai, yra ta, kad patyrėte blogą patirtį - bet tai gali būti daroma profesionaliai, kad galėtume pasiekti netikėtus rezultatus. Štai kaip parašyti kliento skundo laišką, kuriame bus atkreiptas dėmesys iš žmonių, kurie jį skaito.
Kaip parašyti kliento skundo laišką
Visų pirma, gaukite vardą. Sužinokite, kas turi atkreipti dėmesį į laišką. Ne tik nusiųskite jį į „Dėmesio: klientų aptarnavimas“, nes tada niekas neatsako už tai. Paklauskite parduotuvės asmeniškai arba telefonu, kuris yra asmuo, kuris yra atsakingas už klientų skundus. Bet kokia korespondencija turėtų būti siunčiama šio asmens dėmesiui. Jei jie taip pat turi pavadinimą, būtinai į jį įtraukite: „Dėmesio: Davidas Jonesas, rinkodaros viceprezidentas“.
Toliau parašykite laišką. Nesiųskite el. Laiškų; jie yra pernelyg beasmeniai ir jiems lengva išnykti kibernetinėje erdvėje. Nusiųskite reguliarų laišką arba į parduotuvę, arba į įmonės biurus. Laikykite savo laišką trumpą ir glaustą; ne daugiau kaip du puslapiai turėtų būti viskas, ko jums reikia norint paaiškinti situaciją.
Kai dirbate su savo laišku, įtraukite situacijos specifiką. Tiksliai pasakykite, kas atsitiko, pavyzdžiui, „Kai buvau jūsų parduotuvėje antradienį, kovo 5 d., Kasininkas, vadinamas Lorraine, man buvo labai grubus“. Jei įmanoma, dokumento laikas. Jei tai parduotuvė ar verslas, kuriame turite numeruotą paskyrą, pvz., Universalinę parduotuvę ar gydytojo kabinetą, visame susirašinėjime įrašykite savo sąskaitos numerį. Tai padės visiems, kurie skaito jūsų laišką, prijungti jūsų skundą su tuo, kas iš tikrųjų esate.
Naudokite teigiamą, pagarbų toną. Yra tikimybė, kad jūsų laiškas bus skirtas vyresniam administraciniam asmeniui, kuris užjaučia jūsų situaciją. Vietoj to, kad esate priešiškas, pasakykite, kad esate nekaltas auka. Dar geriau, paaiškinkite, kad suprantate, jog tokia bloga paslauga nėra įprastas bendrovės standartas, ir jūs žinote, kad jų verslas niekada sąmoningai netinkamai elgėsi su jumis. Priminkite jiems, kad jūs tikrai mėgstate apsipirkti ten, bet norite įsitikinti, kad jie žino apie potencialiai žalingą klientų aptarnavimo situaciją.
Galiausiai paprašykite atsakymo. Nustatykite terminą, bet padarykite jį priimtinu. Pasakykite kažką panašaus: „Tikiuosi, kad per artimiausius trisdešimt dienų girdėsiu, kad šis klausimas būtų išspręstas“. Jei per nustatytą laiką negausite atgal iš asmens, kurį parašėte, skambinkite arba išsiųskite tolesnį laišką (dar viena priežastis, kodėl turėtumėte gauti asmens vardą laiške). Nepriklausomai nuo atsakymo, ar tai yra atsiprašymo laiškas, ar net kuponai, skirti papildomiems produktams, atsiųsime padėką, kai laiškas bus išspręstas. Vadovaukitės šiomis paprastomis strategijomis ir tikrai gausite teigiamą atsakymą į savo klientų skundą!
Patarimai
-
Jei įmanoma, pabandykite išspręsti situaciją iškart po to, kai tai įvyksta. Yra tikimybė, kad kalbėdami su vadovu arba vadovu asmeniškai, galėsite gauti tam tikrą pasitenkinimą. Jei prižiūrėtojas ar parduotuvės vadovas nesiims laiko pasikalbėti su jumis, arba jei jie atleidžia jus, neišsprendus problemos, tuomet eikite aukštesnėje korpuso dalyje.
Įspėjimas
Nedarykite nepagrįstų reikalavimų, pvz.: „Noriu, kad mechanikas atleistų!“ arba „Tikiuosi, kad už šį nepatogumą kompensuosiu!“ Jei incidentas iš tikrųjų nebuvo finansiškai pažeistas, paprastas atsiprašymas yra puikus atsakymas.
