Susirinkimo pirmininkas gali padaryti ar nutraukti savo susirinkimą įmonės viršūnėje arba savo garbės lygiu kaip vykdomosios valdžios. Susitikimo pirmininkas neturi būti stresas, jis gali būti įdomus. Galima turėti sklandų buriavimą kitame posėdyje, kuriam vadovaujate.
Prieš susitikimą atsiųskite el. Laišką, kuriame būtų nurodyta norima darbotvarkė ir temos. Būkite išsamūs ir konkretūs, kiek ilgai truks susitikimas ir kur jis vyks.
Atvykus į susitikimą, likus 10 minučių, kol planuojama, kad kiti dalyviai tai padarys. Padarykite savo laiką, pateikdami visus reikiamus dokumentus, gaudami puodelį kavos (ar kito gėrimo, kad gerkite nuo džiūvimo, kaip jūs kalbate) ir pastatysite save priešais kambarį.
Sveikinkite visus, kai jie patenka į kambarį, rankomis ir akių kontaktuodami. Jei reikia, nukreipkite juos į paskirtas vietas.
Paskirkite ką nors, kad susirinkimo metu būtų užrašytos pastabos ar protokolai.
Atidarykite susitikimą greitai pristatydami stalą, biurą ar konferencijų salę, kurioje vyksta susitikimas. Eikite per ankstesnių posėdžių protokolus ir paprašykite patvirtinimo. Kai tik turėsite šį patvirtinimą, prieš tęsdami kreipkitės į klausimus apie tos dienos darbotvarkę.
Pradėkite dialogą ar informavimą apie pirmąją verslo temą. Leiskite kitiems atsakyti, pridėti ir aptarti. Jei žmonės gausiai kalbės iš eilės, paprašykite jų pagarbiai gerbti kitus kambaryje ir laukti, kol jų žodis iliustruoja.
Palaikykite kontrolę. Kai žmonės atsilieka nuo aptariamos temos, gražiai, bet priverstinai atsisako, kad visi sugrįžtų į pagrindinį klausimą. Jei leisite, kad pokalbis būtų klaidingas, jis atspindės jūsų gebėjimą vadovauti susitikimui.
Pasibaigus susitikimui, atsistokite ir padėkokite visiems už atvykimą. Priminkite jiems visas užduotis, kurias jie taip pat padarė. Jei įmanoma, pasitraukite iš susitikimo.
