Autorius ir kolonistas Harvey MacKay kartą sakė: „Jei neplanuojate, tada jūs planuojate žlugti“. Niekur tai nėra tiesa, nei projektų valdyme. Sėkmingas projekto vadovas turi sugebėti žongliruoti daugelį kamuolių, kai susiduriama su įvairia žmonių komanda, o strateginis planavimas, vertinimas ir matavimas yra visų svarbiausių dalykų. Jei sudėjote kruopštų planą, aiškiai informuojate savo komandą ir matuojate pažangą, kelias į sėkmingą projektą yra beveik tikras.
Nustatykite savo tikslus. Prieš pradėdami vadovauti bet kuriam projektui, turite glaudžiai bendradarbiauti su klientu, kad įsitikintumėte, jog esate tame pačiame puslapyje, kai jis ateina į tai, ko tikimasi iš galutinio pristatymo, ir kad kliento lūkesčiai yra pagrįsti. Sukurkite projekto apibrėžimo dokumentą, kuriame pateikiama papildoma apžvalga, nurodomi sutarti tikslai ir apima projekto apimtį, visas prielaidas ir riziką, kaip ketinate kreiptis į projektą, kokie jūsų organizacijos darbai galiausiai bus susiję su projektu ir numatomos išlaidos bei trukmės įvertinimai. Nepradėkite projekto be šio dokumento, kurį pasirašė rėmėjai ar klientai ir pagrindinės suinteresuotosios šalys.
Suplanuokite, planuokite ir planuokite dar daugiau. Jack Gido ir James Clements, „Sėkmingo projektų valdymo“ autoriai, sako, kad „Laikas, kad būtų sukurtas gerai apgalvotas planas prieš pradedant projektą, yra labai svarbus sėkmingo projekto įgyvendinimui“. nutraukiant projektą į mažesnių kibirų seriją, nustatant kiekvienos iš jų užduotis. Įtraukite aiškius planavimo etapus, kurie padės įvertinti, ar esate projekto eigoje, ar ne. Įtraukite išlaidas, kurias patirsite kiekviename žingsnyje, ir kiekvienos užduoties numatomas darbo valandas.
Surinkite komandą, kad dirbtumėte su projektu, remiantis žmogiškomis valandomis ir įgūdžiais, kurių jums reikėjo planavimo proceso metu. Aiškiai informuokite apie bendruosius tikslus, uždavinius, apimtį ir biudžetą bei atskirus jų vaidmenis projekte. Užtikrinkite, kad kiekvienas komandos narys turėtų biudžetą ir išteklius, kad galėtų atlikti darbą. Jei reikia, naudokite RACI diagramas, kad būtų aišku, kas yra atsakingas arba atskaitingas kiekvienam etapui, taip pat kas yra respondentai ir kas turi būti informuotas apie pažangą.
Sukurkite reguliaraus bendravimo su komanda grafiką. Ilgalaikiams projektams gali pakakti vieno oficialaus komandos susitikimo per mėnesį, perkeliant į vieną kartą per savaitę, einant į projektą. Per paskutines projekto savaites gali būti, kad kasdieniniai susitikimai yra būtini. Kiekvienam komandos nariui visada galėsite atsakyti į klausimus.
Išmatuoti projekto pažangą dažnai. Jūsų darbas yra užbaigti projektą laiku, biudžete ir suinteresuotųjų šalių lūkesčiais. Vis dėlto daugelis projektų patiria didelį biudžetą ir plinta. Projekto valdymo įmonės „Method123“ autorius ir vadovas Jason Westland sako, kad projekto biudžetas turėtų būti gyva projekto dalis, kurią jūs nuolat peržiūrėsite su komanda ir pagrindinėmis suinteresuotosiomis šalimis per visą projekto laikotarpį. Jei reguliariai vertinate pažangą ir efektyviai bendraujate su savo komanda, turite anksti nustatyti problemas, susijusias su biudžetu ir apimtimi, ir atlikti būtinus pataisymus.
