Taikykite savo tikslą, kai siunčiate skundą, arba kai prašote pagalbos klientui. Laimėkite kliento aptarnavimo laiško mūšį, įsisavindami savo nusivylimą ir sutvarkydami mandagų, nuoseklią prašymą ištaisyti. Parašykite klientų aptarnavimo laišką, kad gautumėte rezultatus, atlikdami kelias paprastas gaires, labai panašiai kaip laikraščių žurnalistų tradicija.
Kas?
Atidžiai kreipkitės į savo laišką. „Įsitikinkite, kad siunčiate jį … tai, kas gali tai daryti“, sako Rosalie Maggio, „Kaip pasakyti“ autorius.
Tyrinėti tinkamą pavadinimą ir adresą; nereikia atspėti ar prisiimti. Savo skundą kreipkitės į „John Smith, klientų aptarnavimo direktorių, ABC„ Gadget Corporation “, naudodami atitinkamą gatvės adresą, o ne„ klientų aptarnavimo skyrių “.
Kreipkitės į įmonės biurą dėl informacijos, ieškokite internetinių išteklių, pvz., „Hoover“ (ištekliai žemiau), arba pabandykite „Better Business Bureau“, jei jums reikia daugiau pagalbos.
Kas, kur ir kada?
Savo laiške naudokite orumą. Nustatykite produktą ar paslaugą, kuri yra jūsų skundo tema. Nurodykite detales, pvz., Markę, modelį, metus, pristatymo datą arba įdiegimo datą.
„Aprašydami problemą, būkite konkretūs ir tikslūs. Tik nurodydami, kad produktas„ neveikia “, nepakanka informacijos. Išsami jūsų skundo santrauka padės įmonei išspręsti jūsų problemą“, - teigia „RocketLawyer“ svetainė, kuri teikia klientų skundų laiškus.
„Aš nusipirkau prieš tris savaites nustatytą„ MagnaGadget “ir pradėjau susidurti su problemomis, kai tik aš jį išpakuosu.„ Gadgets “neliks ant stovo ar rankenos, - suteikia daug daugiau informacijos nei„ Jūsų produktai smirdo! “. Suteikite bendrovei įrankius, kurių reikia norint pateikti skundą.
Kaip?
Išvardykite iki šiol atliktus veiksmus problemai išspręsti. Paaiškinkite, ką padarėte ir kokį atsakymą gavote.
„Parduotuvė, kurioje aš nusipirkau rinkinį, nukreipė mane į savo vietinį klientų aptarnavimo skyrių čia, metro. Pone George Allenby nurodė, kad negalėjo man padėti, nes įsigyjau komplektą iš nuolaida. Mano pirkimas buvo pagrįstas ABC patikimos programėlės reputacija ir esu labai nusivylęs iki šiol pateiktu atsakymu. “
Siūlome konkretų ir patenkinamą problemos sprendimą. "Manau, kad ABC daro gerą produktą. Tai tikriausiai yra tik nedidelis trikdymas bendrovei, bet tai yra didelė problema man. Jei ABC pakeistų defektuotą MagnaGadget rinkinį, aš būčiau laimingas." Suteikite bendrovei būdą, kaip padaryti reikiamus dalykus, bet būkite pagrįsti.
Kodėl?
Gydykite laiško gavėją, kaip norėtumėte būti elgiamasi: orumas ir geri geri manierai suteiks jums geresnį rezultatą nei šiurkštumas ir įžeidimas. Vadovaukitės šiais patarimais: "… nepamirškite būti taktišku, bet tvirtu. Jei manote, kad esate sugadintas, laikykitės savo ginklų ir nebūkite patenkinti, kol problema nebus ištaisyta", - čia pabrėžė Margaret McCarthy Lengvas. Uždirbkite laiško gavėjo pagarbą mandagiu ir protingu požiūriu ir jums bus daug didesnė tikimybė, kad problema bus išspręsta jūsų pasitenkinimui.
Daugiau informacijos apie laiškų rašymą
Skundų laiškai už užimtas žmones; John Bear ir Maria Bear, 1999
Šokiruotas, pasibaisėjęs ir apleistas: kaip parašyti skundus dėl gautų rezultatų; Ellen Phillips, 1998
