Skundo laiškas yra nuolatinis jūsų skundo su asmeniu ar organizacija registras. Gerai parašytame laiške aiškiai nurodoma problema, su kuria susidūrėte su konkrečiu produktu ar paslauga, ir numatoma rezoliucija. Rašydami savo laišką, priimkite ramus ir profesionalus tonas. Venkite bet kokių grėsmių, nepagrįstų pojūčių, sarkasmo ar netinkamos kalbos. Daugeliu atvejų rašote laišką asmeniui, kuris nebuvo atsakingas už jūsų problemą, tačiau jis gali padėti išspręsti šią problemą.
Savo laišką adresuokite konkrečiam asmeniui. Nenaudokite „Dear Sir“ arba „Kam jis gali rūpintis“. Skambinkite kompanijos skydui ir paprašykite atitinkamo vadovo pavadinimo ir pavadinimo. Patvirtinkite teisingą jos vardo rašybą. Jei negalite nustatyti pavadinimo, naudokite tinkamą pavadinimą, pvz., „Klientų aptarnavimo vadybininkas“.
Jei norite įrašyti visus su skundu susijusius duomenis, naudokite rašiklį ir popierių arba teksto apdorojimo programos projektą. Įtraukti informaciją, pvz., Produkto pavadinimą ir aprašymą, užsakymo numerį, prekės pavadinimą, modelio numerį, kainą ir pirkimo datą. Kopijuokite visus su skundu susijusius dokumentus. Perskaitykite visą informaciją ir įsitikinkite, kad jūsų skundas yra teisėtas.
Pradėkite raidę teigiamu užrašu. Naudokite pirmąją pastraipą aptarti kai kuriuos teigiamus organizacijos aspektus. Pvz., Galite paminėti savo lojalumą prekės ženklo pavadinimui ar bet kokius konkrečius santykius su įmonės darbuotojais. Pavyzdžiui, „Anksčiau buvau patyręs apsilankyti jūsų parduotuvėje. Daugelis pardavimų partnerių pasveikino mane pagal pavadinimą ir išeina iš būdų užtikrinti, kad esu patenkintas savo pirkimais“.
Antroje pastraipoje nurodykite savo skundo pobūdį. Įtraukite visus duomenis, kuriuos skaitytojui reikia žinoti, kad galėtumėte apdoroti jūsų skundą. Pavyzdžiui, „Mano 30 dienų garantijos sąlygomis grąžiniu 2011 m. Kovo 7 d. Įsigytą monitorių už 373,89 dolerius. Pridedama kvito kopija“. Negalima siųsti originalių čekių ar kitų dokumentų kopijų.
Naudokite trečiąją pastraipą, kad aiškiai pateiktumėte savo lūkesčius. Pavyzdžiui: „Kadangi skrudintuvas neveikia, kaip nurodė gamintojas, tikiuosi, kad visa ir nedelsiant grąžinama $ 47,83 plius pridėtinis mokestis, kurį sumokėjau už skrudintuvo grąžinimą. iš jūsų, susisieksiu su „Better Business Bureau“.
Patarimai
-
Įtraukite savo vardą, adresą, telefono numerį ir el. Pašto adresą. Parašykite trumpas dalis ir išsaugokite laiško ilgį viename puslapyje. Paklauskite patikimo draugo ar santykinio, kad patvirtintumėte savo laišką. Be rašybos ir gramatikos klaidų tikrinimo, ji turi užtikrinti, kad laiško tonas būtų tinkamas.
