Kartais darbuotojams gali tekti atnaujinti savo prisiminimus, kaip atlikti tam tikras užduotis. Be to, nauji organizacijos darbuotojai norės kuo greičiau išmokti lynų, be to, nereikėtų nuolat nutraukti priežiūros institucijų ar bendradarbių su daugybe klausimų. Biuro procedūrų vadovas atlieka abu šiuos tikslus, tuo pačiu metu pateikdamas rašytinius protokolus ir lūkesčius dėl veiklos, kuriuos vėliau galima nurodyti darbuotojų vertinime ir drausminių veiksmų dokumentuose.
Nustatykite norimo plėtoti biuro vadovo paskirtį ir apimtį. Biuro vadovų turinys paprastai suskirstytas į dvi kategorijas: (1) kaip bendrauti su žmonėmis ir (2) kaip atlikti konkrečias užduotis, įskaitant įrangos, reikalingos prekėms ir paslaugoms kurti, valdyti ir pristatyti, valdymą. Biuro vadovuose taip pat dažnai pateikiamos organizacinės schemos, išteklių katalogai ir pavyzdžių formos. Biuro vadovo sudėtingumas priklauso nuo to, kas bus tiksliniai naudotojai. Pavyzdžiui, jei turinys susijęs su santykiais su klientais ir kaip tvarkyti skundus, nebūtų prasmės įtraukti skyrius apie tai, kaip veikia šakinis krautuvas arba kaip tvarkyti pavojingas medžiagas.
Nuspręskite, kokio formato pristatymas geriausiai atitinka jūsų įmonės poreikius. Paprastai biurų vadovai yra laikomi spausdintomis gairėmis, dedamomis į trijų žiedų rišiklius, turinčius dalyko skirstytuvus, technologijos atveria duris įdomesniems ir ekonomiškesniems informacijos teikimo metodams. Apsvarstykite, pavyzdžiui, ar internetinių procedūrų vadovas padėtų darbuotojams lengviau ir greičiau gauti informaciją įvesdami raktinius žodžius. Elektroninis formatas taip pat gali palengvinti turinio atnaujinimo ir peržiūros procesą, taip pat įtraukti garso turinį ir vaizdo demonstracijas, kad būtų pagerintas mokymasis.
Sudarykite visų skyrių temų sąrašą, į kurį norite kreiptis. Pavyzdžiui, jei nuspręsite parašyti gaires, kaip valdyti įvairius biuro įrenginius, nustatykite atskirus kompiuterių, fakso aparatų, telefono sistemų, mikrofišų, fotokopijavimo aparatų, įrašymo sistemų, pašto skaitiklių ir lyginimo įrenginių skyrius. Nuspręskite, ar ketinate parašyti visą turinį patys, arba paskirti pirmąjį kiekvieno skyriaus projektą asmenims, kurie yra gerai susipažinę su šiuo klausimu.
Organizuokite procedūrinius veiksmus nuo paprasčiausių sąvokų iki sudėtingesnių. Apsvarstykite, ar nuotraukų, piešinių, lentelių ar kitos grafikos įtraukimas papildys naudotojo supratimą apie medžiagą. Pateikite akronimų ir užduoties terminologijos žodyną. Prireikus pateikite pavyzdžius, kaip užpildyti užsakymo užsakymus, kelionės išlaidų reikalavimus, atostogų prašymus, laiko lapus, klientų kvitus ir kitas įmonės naudojamas formas.
Nustatyti kiekvieno naujo vadovo skyriaus pildymo terminą. Jei reikia, kiekvieną dieną suplanuokite laiko bloką, skirtą tirti, rašyti, peržiūrėti ir surinkti turinį.
Prieš skleidžiant turinį peržiūrėkite žmogiškųjų išteklių personalo ir teisinio personalo turinį, siekiant užtikrinti, kad jo kalba būtų aiški, nesudėtinga ir atitiktų valstybės ir federalinius įgaliojimus ir taisykles. Pateikite kiekvienam vadovo gavėjui atmetimo lapą, nurodantį jų sutikimą perskaityti medžiagą ir laikytis jos direktyvų.
Patarimai
-
Biuro vadovas visada turėtų būti laikomas nebaigtu darbu, todėl jį reikia nuolat peržiūrėti, siekiant užtikrinti, kad turinys būtų tiksliai atspindėtas taikomomis procedūromis ir įranga, naudojama šioms užduotims atlikti.
