Vidaus kontrolės procedūros naudojamos siekiant užkirsti kelią sukčiavimui ir yra būtinos kiekvienai gerai valdomai organizacijai. Tokios sistemos atskiria darbuotojo pareigas organizacijoje. Svarbu turėti vidaus kontrolės procedūrų vadovus. Darbuotojai juos naudoja kaip nuorodas, kai kalbama apie procedūras ar pareigas. Vidaus kontrolės procedūrų vadovuose pateikta informacija įvairiose įmonėse skiriasi, tačiau jų rašymo tvarka yra tokia pati.
Parašykite apžvalgą ir turinį. Apžvalga trumpai apibūdina fiskalinę atsakomybę, apimančią vidaus kontrolės sąvokas ir komponentus. Turinio lentelė prasideda nuo pareigų atskyrimo. Paprastai pateikiamas turinys: apžvalgos, suderinimai, patvirtinimai, turtas, išmokos, žmogiškieji ištekliai, pirkimas ir kontaktai.
Užpildykite skyrių „Atskyrimas“. Išsami informacija apie pareigų atskyrimą tokiems dalykams, kaip darbuotojai, gaunantys ir siunčiant mokėjimus, o ne mokėjimus. Kitas svarbus atskyrimas yra tas, kad jei vienas darbuotojas yra gavėjas, kitas darbuotojas atlieka patikrinimą.
Nustatykite kitų dviejų skyrių, „Atsiliepimai“ ir „Suderinimai“ procedūras. Apžvalgos yra procedūros, sukurtos reguliariai atlikti biudžeto tyrimus, atlikti patikrinimus vietoje ir ištirti neįprastą veiklą. Skyriuje „Suderinimas“ pateikiamos tokios procedūros kaip duomenų rinkinių palyginimas, siekiant užtikrinti tikslumą, išanalizuoti skirtumus ir imtis veiksmų. Tai taip pat apima konkrečiai nurodant, kad darbuotojas, įvedęs sandorius, nesuderina jokių banko sąskaitų.
Užpildykite patvirtinimo, turto ir paskirstymo skyrius. Patvirtinimo dalyje nurodyta, kurie darbuotojai turi įgaliojimus patvirtinti sandorius. Įgaliojimai suteikiami tik atsakingiems darbuotojams, turintiems išsamių žinių apie įmonę. Skiltyje „Turtas“ išvardijami visi organizacijos tipai. Kiekvienoje turto kategorijoje pateikiamos konkrečios procedūros, kuriose išsamiai aprašoma, kaip tvarkomas ir stebimas turtas. Skiltyje „Platinimas“ išsamiai aprašoma įmonės politika ir procedūros, susijusios su pinigų paskirstymu, įskaitant darbo užmokesčio patikrinimus.
Užpildykite vadovą baigdami paskutinius tris skyrius: žmogiškieji ištekliai, pirkimas ir kontaktai. Žmogiškųjų išteklių (Žmogiškųjų išteklių) skyriuje pateikiami nurodymai HR darbuotojams, kaip tvarkoma darbuotojų informacija. Skyriuje „Pirkimas“ paaiškinamos įmonės pirkimo procedūros. Galiausiai skyriuje „Kontaktai“ išvardijami įmonės darbuotojai, su kuriais darbuotojai gali susisiekti, kai kyla klausimų ar problemų.
