Dokumentų valdymas naudojamas tam tikros organizacijos efektyvumui didinti, kontroliuojant tam tikro išleidžiamo dokumento versijas. Tai užtikrina, kad visi darbuotojai turi teisingus konkretaus dokumento variantus. ISO standartai yra tarptautinių standartų rinkinys, padedantis standartizuoti procesus įmonėse ir taip pat padėti įmonėms išlaikyti tinkamus įrašus pagal „Intelex“. Įmonės turi suprasti, kokie standartai taikomi jų konkrečiam verslui ir naudoti dokumentų kontrolės priemones, užtikrinančias šių standartų laikymąsi.
Mažinti dokumentus
Dokumentų kontrolė dažnai siekia sumažinti arba panaikinti popierinius dokumentus, kad dokumentai turėtų mažesnį poveikį aplinkai ir sumažintų įmonės išlaidas pagal „Intelex“.
Lengva prieiga
Lengva prieiga taip pat yra svarbus aspektas sprendžiant dokumentų kontrolę. Įmonės galės lengviau atnaujinti informaciją, jei jos gali, pavyzdžiui, lengvai pasiekti šią informaciją iš interneto.
Klasifikavimas
Dokumentai turi būti suskirstyti į logines kategorijas. Tokiu būdu galima rasti atitinkamos konkrečios situacijos dokumentus. Šie dokumentai dažnai yra suskirstyti į kategorijas, pvz., Politiką, procedūras, darbo nurodymus ir formas bei įrašus pagal 9000 pasaulį. Jei reikia, ISO reikalauja atitinkamų dokumentų.
Ekspertizė
Dokumentai turi būti išsamiai peržiūrimi prieš juos užbaigiant. Daugeliu atvejų šie dokumentai turėtų būti peržiūrimi daugiau nei vieno asmens, tiek priežiūros tikslais, tiek siekiant užtikrinti, kad klaidos nebūtų padarytos turint papildomą akių porą, kad sugautų klaidas. Peržiūros ciklas turėtų apimti darbuotojus, susijusius su konkrečiais dokumentais ir vadovais, kurie juos prižiūri, nes jie turės daugiau žinių ir galės suprasti klaidas. ISO reikalauja, kad dokumentai būtų patvirtinti tinkamumui prieš išduodant.
Peržiūros būsena
ISO standartai reikalauja, kad dokumentai būtų peržiūrimi ir atnaujinami, kai reikia. Sąlygos konkrečioje įmonėje neišvengiamai pasikeis, o atnaujinimai turi būti pridėti prie dokumentų, kai jie yra logiški. Peržiūros būsena turi būti pateikta dokumente pagal 9000 pasaulį. Šios būsenos apima projektą, peržiūrą ir patvirtinimą. Pasenę dokumentai, kuriuos bendrovė saugo dėl kokios nors priežasties, turi būti laikomi pasenusiais.
Perskaitomumas
Dokumentai visada turi būti suprantami ir prieinami tiems, kuriems jų reikia, pagal 9000 pasaulį. ISO reikalauja, kad dokumentai būtų atnaujinami, kai jie gauna nusidėvėjimą ar pažeidimus.
Platinimas
Turi būti kontroliuojami ne tik bendrovės kilę dokumentai, bet ir dokumentai, kilę iš šalies, turėtų būti kontroliuojami pagal 9000 pasaulį. Daugelis dokumentų, pvz., Bendrovės turimų produktų ir mašinų naudotojo dokumentai, turi būti aiškiai pažymėti ir platinami teisingiems bendrovės asmenims.
