Pagal „Business Dictionary“, dokumentų valdymo sistema yra „elektroninė sistema, skirta dokumentams tvarkyti ir tvarkyti. Šie dokumentai paprastai rengiami su programine įranga, kuri suteikia vartotojui galimybę susipažinti su dokumentais, juos keisti ir centralizuotai saugoti. Dauguma kompanijų sukuria tam tikrą su jų operacijomis susijusį dokumentą. Geriausias būdas valdyti šiuos dokumentus gali pagerinti įmonės vidinį darbo eigą.
Peržiūrėkite verslo dokumentus. Verslo savininkai ir vadovai turėtų nustatyti, kaip dokumentai patenka į savo įmonę, ir nuspręsti, kaip geriausiai juos užfiksuoti elektroniniu būdu.
Įdiegti programinę įrangą informacijai užfiksuoti elektroniniu būdu. Įmonės gali prašyti išorės šalių, pvz., Pardavėjų, tiekėjų ar panašių grupių, siųsti elektroniniu būdu elektroniniu paštu arba interneto svetainėse. Tai leidžia įmonėms tiesiogiai įkelti informaciją į dokumentų valdymo sistemą.
Reikalauti darbuotojams nuskaityti popierinius dokumentus į elektroninę rinkmenų sistemą. Po to, kai darbuotojas atliks savo užduotį, vadovai gali reikalauti, kad ji nuskaitytų visą susijusią informaciją į įmonės kompiuterio ar serverio saugyklą. Tuomet darbuotojas gali susmulkinti originalą, kad disponuotų slapta informacija.
Sukurti dokumentų paieškos sistemą. Galimybė greitai rasti saugomus dokumentus gali sumažinti darbuotojo laiką, praleistą ieškant istorinės informacijos. Bendrovės turėtų sukurti standartinę elektroninę registravimo sistemą, skirtą asmenims saugoti ir rasti informaciją vėliau.
Patarimai
-
Įmonės gali nuspręsti perduoti savo dokumentų valdymo sistemą. Įmonės gali specializuotis saugoti informaciją, kad kompanijai nereikėtų daug fizinių dokumentų saugojimo vietos.
Įspėjimas
Nors elektroninių dokumentų valdymo sistemos suteikia daug naudos įmonei, jos taip pat gali turėti trūkumų. Įmonės turi sugebėti apsaugoti elektroninę informaciją iš piktnaudžiavimo ar sukčiavimo, kai atsarginės informacijos kopijos saugomos nuo kompiuterio ar serverio gedimo.
