Apskaitos darbuotojai tvarko daug dokumentų ir be registravimo sistemos, biuras gali greitai tapti netvarka. Apskaitos skyrių paplitimas yra tas, kad turi daug dokumentų spintų, įskaitant užrakintas, kad būtų apsaugota darbo užmokesčio ir kita konfidenciali informacija. Galimybė susipažinti su finansinėmis bylomis ir duomenimis turėtų būti ribojama - biurai neturėtų būti viešosiose patalpose. Įgyvendinant apskaitos sistemą apskaitos tarnyboje kyla tam tikrų iššūkių, tačiau tai gali būti sėkmingai atlikta ir padidintas departamento efektyvumas.
Nustatykite dviejų tipų failus. Vienas registravimo spintas arba stalčius skirtas kasdieniams failams, kurie paprastai saugomi nuo metų pabaigos. Šie failai apima daugumą jūsų išlaidų ir pajamų elementų. Antrasis failų tipas yra susijęs su nuolatinių ar ilgalaikių elementų saugojimu, kurie turi būti pasiekiami laikui bėgant. Pvz., Gali būti dokumentai, susiję su politika ir procedūromis, sutartimis, ilgalaikiu turtu, draudimo polisais ir kitais dokumentais, kurių negalima ištraukti po metų pabaigos.
Failų dokumentacija pagal tipą. Išlaidos pateikiamos atskirai nuo darbo užmokesčio ir kitų apskaitos sričių. Negalima maišyti ir suderinti. Jei tam tikri sandoriai priklauso daugiau nei vienai sričiai, pvz., Išlaidoms ir ilgalaikiam turtui, atlikite dokumentų kopijas ir pateikite dokumentus abiejose bylose. Išlaidos gali būti pateikiamos abėcėlės tvarka pagal pardavėjo pavadinimus, o ilgalaikio turto failai gali būti klasifikuojami pagal pirkimo datas. Priklausomai nuo jūsų verslo, pajamų kopijavimas paduodamas pagal gavimo datą arba indėlio datą, kad vėliau būtų lengviau suderinti bankus.
Naudokite skirtingas spalvas su failais. Pavyzdžiui, galite įrašyti visas savo išlaidas raudonais aplankais, pajamas iš žalios spalvos ir sutartis geltonuose aplankuose. Jei ieškote pajamų, eikite tiesiai į žaliuosius aplankus, taupydami laiką ir energiją. Jei matote raudoną rinkmeną, galite ją perkelti į tinkamą laikymo spintelę be jokių problemų ar vėlavimų. Spalvų koordinavimas palengvina padavimą.
Patarimai
-
Sukurkite karštą failą, kuriame jūs įdėsite daiktų, kuriems reikalingas neatidėliotinas dėmesys, ir laikykite jį ant stalo.
