Dokumentų valdymo funkcija yra atsakinga už dokumentų srauto ir saugojimo organizavimą įvairiose funkcijose ir procesuose. Tai apima failų tvarkymą ir tinkamų platinimo bei peržiūros procedūrų taikymą, kaip nurodyta „Siliconfareast.com“.
Bibliotekų sistema
Dokumentų valdymo funkcija atlieka tinkamą vidaus bibliotekų procedūrų tvarkymą, kad būtų užtikrinta tinkama personalo prieiga, bet oficialių dokumentų buvimo vieta visuomet žinoma.
Sandėliavimas / padavimas
Kita svarbi dokumentų valdymo funkcijos veikla yra dokumentų saugojimas ir padavimas, siekiant užtikrinti tinkamą visų reikalingų failų prieinamumą.
Pataisymai
Dokumentų valdymo funkcija taip pat yra atsakinga už tai, kad oficialiai patvirtinti dokumentai būtų peržiūrimi tik atsižvelgiant į tinkamus procesus ir patvirtinimus. Tai gali apimti dokumentų (arba projekto) pakeitimų užklausų sistemą (DCR), kuriems reikalingi paskirti parašai, prieš tai, kai anksčiau patvirtintas dokumentas gali atlikti papildomus pakeitimus.
Darbo srautas
Dokumentų valdymo personalas taip pat vykdo veiklą, siekdamas užtikrinti efektyvų darbo srautą, pavyzdžiui, priskirdamas dokumentus atitinkamiems biuro ar sekretoriato darbuotojams tokiai veiklai kaip teksto apdorojimas ar skenavimas.
Stebėjimas
Dokumentų valdymo funkcija taip pat seka, kad dokumentai būtų laiku pagaminti per visą darbo srauto procesą, pvz., Naudojant amžiaus sąrašus, rodančius, kad dokumentai per ilgai praleido per darbo srauto procesą.
