Dokumentų kontrolės sistemos tikslas - užtikrinti, kad jūsų organizacijos naudojami dokumentai būtų veiksmingi ir aktualūs. Tai galima pasiekti naudojant paprastą dokumentų sąrašą, vadinamą pagrindiniu sąrašu.
Politikos ir procedūrų vadovas
Pirmasis žingsnis turėtų būti dokumentų valdymo ir procedūrų vadovo dokumentų kontrolė. Be to, jūsų organizacija turėtų nustatyti administratorių, kuris prižiūrėtų dokumentų kontrolę ir būtų atsakingas už pagrindinį dokumentų sąrašą.
Pagrindinis dokumentų sąrašas
Sukurkite pagrindinį sąrašą, nurodantį jūsų organizacijoje naudojamus dokumentus, kad galėtumėte efektyviai veikti. Dokumentų pavyzdžiai apima procedūrų vadovus, kokybės vadovus, darbo instrukcijas ir formas. Naudodami sklaidos lapo formatą, nurodykite dokumento pavadinimą ir versiją. Jei nurodote nurodytą procedūrą iš išorinio šaltinio, standarto nuorodos pagrindiniame sąraše padės atsekamumui.
Peržiūros procesas
Patikslinti dokumentai turi būti pažymėti pagrindiniame sąraše. Pavyzdžiui, kokybės užtikrinimo politika ir procedūros, B versija. Galite sukurti savo identifikavimo sistemą. Kai kurios organizacijos naudoja peržiūrėjimo datas. Peržiūrėjus procedūrą, taip pat turite peržiūrėti visas formas ar instrukcijas, kurias nurodote procedūroje.
