Biuro procedūros yra svarbios, jei norėtumėte sklandžiai paleisti daiktus profesinėje aplinkoje, nesvarbu, ar tai yra juridinė įmonė, ar gydytojo kabinetas, ar valdžios įstaiga. Labai svarbu, kad būtų matoma rašytinė procedūra. Kiekviena įstaiga turėtų turėti raštišką procedūrų rinkinį, kurį parengė vadovas ir biuro vadovas, matomas biure.
Kokios Office procedūros turėtų būti nustatytos
Pirmasis paminėtas dalykas turėtų būti darbo laikas, o visi darbuotojai turėtų dirbti laiku ir paruošti dienai. Jei klientas ateina į biurą ir niekas ten nėra, gali būti neigiamas požiūris į verslą ir niekada negali grįžti. Be to, biuras turėtų būti tvarkingas, švarus ir gerai aprūpintas. Įsitikinkite, kad registracijos žurnalas ir rašikliai yra prieinami klientams, kad galėtumėte prisijungti ir, jei įmanoma, padaryti kavą ir vandenį. Pirmieji įspūdžiai yra viskas sėkmingame versle. Be to, kiekvienas klientas turi būti elgiamasi pagarbiai ir profesionaliai, nesvarbu, ar jie yra biure, ar telefonu. Jei prižiūrėtojui skambinama, darbuotojas, prieš prisijungdamas prie skambinančiojo, turėtų gauti visą informaciją, įskaitant pavadinimą, skambučio pobūdį ir telefono numerį, jei ryšys prarastas. Jei skambutis skirtas susitikimui, jie turėtų sužinoti vizito pobūdį ir pranešti jiems, kas yra prieinama, jei norite atšaukti telefono numerį. Jie visada turėtų kartoti tai, kas pasakyta, kad nebūtų painiavos.
Organizacija
Organizuokite ir prižiūrėkite darbo stotį maksimaliam produktyvumui, užtikrindami, kad kopijuoklyje būtų popierius, kompiuteriai yra paleisti, el. Jei jūsų darbas susijęs su kelionių organizavimu, būtinai žinokite, kur jūsų vadovas nori likti ir registruoti skrydžio laiką bei išsinuomoti automobilio informaciją ir sužinoti apie kelionės tikslą. Prieš užsakydami kelionės planus, visada pasitarkite su savo vadovu. Kai visos rezervacijos yra baigtos, išspausdinkite du maršrutus - vieną jums ir vieną savo vadovui - ir būtinai įrašykite kelionės datas kalendoriuje.
Pasibaigus dienai, eikite per susitikimus su savo vadovu ir supažindinkite ją su kitomis dienomis numatytais susitikimais. Nustatykite atsakiklį į balso paštą arba į pokalbių tarnybos pokalbių tarnybą. Išjunkite visą įrangą, kopijavimo aparatus, spausdintuvus ir kompiuterius ir ištuštinkite kavos puodelį ir išjunkite kavos virimo aparatą. Galiausiai, prieš nustatydami aliarmą, įsitikinkite, kad visos durys yra užrakintos.
